Практична робота №3-4. Ms Word. Стандартні поля. Поля злиття. Поля форми. Макроси

Мета

Уміти готувати ділові листи однакового змісту для розсилан­ня декільком адресатам, підписувати конверти, створювати шаблони бланків, мати поняття про макроси.

План

1. Призначення полів.

2. Стандартні поля.

3. Поля злиття.

4. Створення однотипних документів для розсилання.

5. Панель інструментів ЗЛИТТЯ.

6. Поля форми. Панель інструментів Форми.

7. Створення шаблону бланка.

8. Поняття про макроси.

Теоретичні відомості

1. Призначення полів. Поля — це об'єкти, які призначені для автоматичного вставляння в основний документ дат, текстів, рисунків чи інших об'єктів, які можуть набувати значень за певними правилами, а також для організації обчислень у документах. їх використовують для підготовки типової документації з постійною і змінною інформацією, наприклад, бланків, анкет, ділових листів багатьом адресатам, адресування конвертів тощо.

У програмі Word розрізняють такі три типи полів: стандартні поля, поля злиття і поля форми.

2. Стандартні поля. Операція вставляння у документ багатьох типів об'єктів відбувається з участю полів. Прикладами І стандартних полів є поля для автоматичного вставляння поточної дати (назва поля Date), дати створення документа (Create-iDate), нумерації сторінок документа (Page), відомостей про автора документа (Author), адресу (AddressBlock), формул для обчислень (=формула), вставляння рисунка з файлу (Inelude-РPicture), тексту з файлу (IncludeText).

І Поля вставляють командами Вставити о Поле. Отримаємо І діалогове вікно зі списками назв полів і коротким описом їх при-Ізначення (повний опис разом з прикладами можна отримати з ІДовідкової системи, клацнувши на кнопці зі знаком запитання і

на назві конкретного поля). У вікні вибирають потрібну назву і натискають кнопку ОК — назва поля у фігурних дужках або значення поля з'являться в документі в позиції вставки, тобто там, де був курсор. Поле має контекстне меню, яке використову­ють, зокрема, з метою поновлення значення поля та для інших Дій.

Кожне поле характеризується кодом і значенням. Код — це деяка послідовність символів у фігурних дужках. Код і значення виокремленого поля перемикаюсь комбінацією Shift+F9. Значен­ня полів поновлюють натисканням на клавішу F9. На практиці користувачам потрібні значення полів, а не їхні коди. Щоб у документі постійно були значення полів, потрібно скасувати режим відображення кодів полів так: Сервіс <=> Параметри & Закладка Вигляд «=> □ Коди полів.

3.' Поля злиття. Поля злиття — це особливий тип полів, які використовують для створення копій типових документів (листів, конвертів, наклейок) методом злиття двох документів: основного і джерела даних. Поля даних для злиття мають спільну назву MergeField, а конкретні їхні назви придумує користувач.

Основний документ містить незмінну частину тексту і встав­лені користувачем поля злиття для даних, значення яких зміню­ватимуться. Ці значення вставлятимуться в основний документ із джерела даних, яке також створює користувач.

Розглянемо типову задачу. Нехай потрібно підготувати 50 листів акціонерам банку з повідомленням про нараховані диві­денди за результатами діяльності банку протягом минулого року.

Структура основного документа може бути такою:

Коди полів даних — це назви полів, які придумує користувач для власних даних, наприклад, Місто, Вулиця, Прізвище тощо.

Кількість полів і їхні коди треба визначити для кожної задачі зазда­легідь згідно з її умовою. Поле даних користувач вставляє спеціа­льною командою Вставити ПОЛЯ ЗЛИТТЯ, вибираючи назву поля зі списку назв. Система автоматично поміщає назву поля в основний документ у точку вставляння у подвійних кутових дужках.

Поля {Date} і {Author} є стандартними. Усі інші поля є полями даних для злиття. Пам'ятайте, що назви полів вручну, як у зразку листа, вводити не можна. Цей процес автоматизований.

Тепер розглянемо (створимо) джерело даних — файл, що міститиме потрібні дані про акціонерів, наприклад, у такому вигляді (тут розділювачем між даними є пропуск):

Прізвище Ім'я Індекс Місто Вулиця Сума Закінчення

Костів Роман 79053 Львів Наукова,3/4 1250 ий

Медичі Марго 79017 Львів Воровського,9/9 1570 а

Під час виконання роботи ці дані вводитимемо у спеціальну таблицю, яка називається формою. В англійській версії MS Word назви полів треба вводити англійською мовою.

Джерелом даних може бути заздалегідь створений і записа­ний на диск файл бази даних чи текстовий файл, де дані набрано у наведеному вище вигляді (придатному для перетворення в таб­лицю). Робота спрощується, якщо база даних з відповідними назвами полів була створена раніше. Тоді джерело даних створювати не потрібно, залишається його лише використати.

Суть злиття документів полягає в тому, що в результаті злиття отримаємо певну кількість однотипних листів, написаних різним людям (запрошення на банкет, зустріч, весілля тощо). Замість назв полів будуть підставлені їхні конкретні значення, а кутові дужки на друк виводитися не будуть.

Щоб побачити, що листи справді написані різним людям, потрібно клацати на кнопці-лічильнику або клацнути на кнопці Злиття В НОВИЙ документ — всі листи можна буде переглянути, користуючись смугою прокручування.

4. Створення однотипних документів для розсилання. У MS

Word 97 цю задачу можна розв'язати засобами діалогового вікна команди Злиття і панелі інструментів Злиття.

У нових версіях програми її розв'язують за допомогою майс­тра злиття. Після виконання команд Сервіс => Листи І розсилки <=> Злиття... потрібно виконати шість кроків.

1. Вибрати тип документа (вибираємо підкреслене): листи, конверти, повідомлення, каталоги, наклейки => виконати ко­манду Далі.

2. Вибрати документ: поточний, шаблон, існуючий => Далі.

3. Вибрати одержувачів: використання списку, створення списку. Виконати команду Створити список... У вікні Новий список адрес натиснути на останню кнопку Налаштування... і, користуючись іншими кнопками, дадати, вилучити чи перейме­нувати назви полів даних для злиття, а також впорядкувати їх у порядку використання (за допомогою кнопок Вверх, Вниз) О ОК. Ввести адресу та інші дані одної особи. Виконати команду Створити запис і ввести дані другої особи і т.д. Закрити вікно. Зберегти список як базу даних у форматі mdb під назвою Список. Переглянути список у вікні Одержувачі ЗЛИТТЯ, внести зміни, якщо потрібно «=> ОК => Далі.

4. Створити головний документ, набираючи незмінну части­ну тексту листа і вставляючи поля бази даних за допомогою команди ІНШІ елементи... Відповідне вікно потрібно щоразу закривати, щоб продовжити набирати лист <=> Далі.

5. Переглянути листи. На цьому етапі можна вилучити деякий лист, скоригувати список адресатів, знайти конкретного адресата Ф Далі.

6. Завершити злиття. На цьому етапі можна внести зміни у листи, виконати команду друкування всіх чи вибраних листів, зберегти створений файуЛ на диску.

Конверти та наклейки створюють подібним способом.

5. Панель інструментів Злиття. Розгляньте кнопки ниж­нього ряду на панелі ЗЛИТТЯ (рис. 34). Вони означають таке: відо­бражати код поля або дані, перший запис, попередній запис, перейти до запису з номером 1, наступний запис, останній запис, відкрити діалогове вікно «Злиття», пошук помилок, злиття в новий документ, злиття під час друку, злиття, знайти запис, оелагувати лжеоело даних.

Рис. 34. Панелі інструментів Злиття і Форми.

6. Поля форми. Панель інструментів Форма. Поля форми використовують для створення стандартних електронних бланків (форм), анкет, шаблонів документів тощо.

Полів форми є три: 1) текстові (FormText), 2) списки (Form-DropDown) і 3) перемикачі (FormCheckBox).

Поля форми можна вставити за допомогою панелі інстру­ментів Форма, яка містить такі кнопки: вставити текстове поле, перемикач, поле-список, параметри поля, нарисувати таблицю, вставити таблицю, вставити кадр, затінити поля, захистити форму (див. рис. 34).

Поля-списки автоматизують введення стандартних даних, зібраних у список. Перемикачі використовують в анкетах для організації відповідей на зразок «так» чи «ні» тощо.

Вставлене текстове поле має вигляд пари квадратних ду­жок, але під час друкування бланку вони не виводитимуться. У текстове поле користувач вводить звичайний текст або числа на етапі використання електронного бланка.

Обчислення на електронних бланках організовують так. Якщо у діалоговому вікні (рис. 35) команди Параметри поля деяке поле з числом назвати коротким іменем-закладкою (тут к) і зазначити, що воно числове, то це ім'я можна використати у звичайних полях-формулах для різноманітних обчислень.

Рис. 35. Параметри текстового поля.

Поля рекомендують затінювати. Якщо полів багато, їх варто розташовувати на бланку в таблицях.

Коли форма створена повністю, її потрібно захистити і зберегти на диску як документ або як шаблон (dot-файл) для створення типових бланків. Щоб захистити форму, потрібно клацнути на кнопці із зображенням замка-колодки. Тепер можна заповнювати електронний бланк поточними даними.

Перевага форми: у захищеній формі дані можна вводити лише в поля форми, що автоматизує роботу над заповненням бланків даними, виписуванням рахунків, накладних тощо. Змі­нити захищену інформацію на бланку неможливо. Щоб внести зміни у незмінювану частину форми, потрібно зняти з неї захист. Для цього треба ще раз клацнути на кнопці із зображенням замка.

7. Створення шаблону бланка. Розглянемо приклад створен­ня форми-рахунку для одного найменування товару, назва якого береться із поля-списку.

Тут символи [ВТП] набирати не треба. Це вказівка для ко­ристувача вставити текстове поле за допомогою кнопки аб! панелі Форми. Текстові поля Кількість і Ціна назвемо заклад­ками кіс (рис. 35), що дасть змогу створити поле-формулу =к*с для обчислення суми, яку потрібно заплатити за товар.

8. Поняття про макроси. Макрос — це записана в пам'ять редактора послідовність натискань на клавіші і клацань мишею. За допомогою макросу можна вставляти рисунок, таблицю, спеціальний символ, можна форматувати вибраний текст тощо.

Макроси призначені для автоматизації роботи користувача, якщо деякі дії доводиться часто повторювати. Макрос спочатку записують, а згодом використовують. Щоб виконати макрос, досить натиснути на відповідну комбінацію клавіш тощо.

Макросу ставлять у відповідність (призначають) комбінацію клавіш на клавіатурі (або кнопку на панелі інструментів, або команду меню). Натискання на ці клавіші (кнопку тощо) веде до автоматичного виконання макросу.

Словник

Сервіс /Параметри Сервис/Параметры Tools/Options

Коди полів Коды полей Field Codes

Злиття Слияние Mail Merge

Основний документ Основной документ Main Document

Документи на бланку Документы на бланке Form Letters

З'єднати Объединить Merge

Отримати дані Получить данные Import Data

Створити джерело даних Создать источник Create Data Source

Додати поле Добавить поле Add Field

Вилучити поле Удалить поле Remove Field

Вставити поле Вставка поля Insert Field

Почати запис Начать запись Record New Macro

Призначити макрос Назначить макрос Assign Macro to

Нова комбінація Новое сочетание New Shortcut Key

Зупинити записування Остановить запись Stop Recording

Конверти і наклейки Конверты и наклейки Envelops@Labels

Хід роботи

Вказівки щодо пунктів 2-9 стосуються MS Word 97. Дії користувача для нових версій описані в теоретичних відомостях.