2.2. Система контроля в распределительном центре

Контроль – это основа управления любой системы, любой организации, в том числе и РЦ. Система контроля – это дополнительные затраты, а контролировать «всё и вся» просто невозможно. Поэтому необходимо выделить только наиболее важные «контрольные точки». 

Логистическое управление отличается от административного тем, что контролировать нужно в большей мере «процессы», чем людей.  Именно через управление процессами в логистике происходит и управление сотрудниками, мотивированными на выполнение этих процессов, операций, действий. Соответственно контроль должен быть направлен на «процесс» - его начало и завершение с привязкой к конкретному лицу. При этом нельзя уповать на "коллективную материальную ответственность", у каждого процесса в РЦ должен быть свой "хозяин процесса". Физически контролировать все процессы бывает просто невозможно, поэтому в логистике принято обращать внимание только на «отклонения» от норм и планов, ранее установленных. Такой алгоритм системы контроля процессов возможен только, если выстроена процессорная модель работы РЦ. В модели вся работа РЦ разделена на отдельные «процессы», простые «операции», элементарные «действия». На них должны быть разработаны регламенты и нормативы, которые принимаются, как «план» в сравнении с «фактом». То есть СКТ в автоматическом режиме должна проводить план-фактный анализ по контрольным точкам, выявляя отклонения. 

Работа логистического склада с полной материальной ответственностью сотрудников и сложным товарным учётом не возможно построить без чёткой системы контроля товарных перемещений с индивидуальной ответственностью за объективные результаты качества выполненных процессов и операций. Цена ошибок высока, так как в РЦ сконцентрированы огромные оборотные и основные средства компании в размере нескольких миллионов долларов. Поэтому важность контроля товародвижения сложно переоценить. 

Для типовой торговой компании со стандартной цепочкой поставок можно применить следующий алгоритм системы контроля товародвижения (СКТ): Процесс, складского товародвижения начинается ещё до прихода товара в РЦ, а именно на стадии оперативного планирования прихода. 

Приёмка товара - это первая контрольная точка, в которой материальная ответственность переходит на РЦ. Контроль – это план-фактный анализ в точке, поэтому для сравнения в качестве «плана» принимается «план приходов» с конкретными «заявками на поставку». В них отражается информация – когда, от кого, что и в каком количестве должно поступить. Задача приёмщика, как «хозяина процесса», при приходе фуры с товаром, проверить соответствие фактического прихода, плановому заказу от отдела закупок. Но сама приёмка товара происходит только на основании товаросопроводительных документов поставщика, а не «заявки на поставку». В случае расхождений, приёмщик должен принимать адекватные решения, ранее определённые в инструкции, действуя в соответствии утверждённому регламенту. В результате, приёмщик должен оформить: - товаросопроводительные документы от поставщика;

- Акт о приёмке ТМЦ;

- Акт о расхождениях по количеству и качеству, если таковые имеются;

- Акт о браке, если он обнаружен.

Товар приобретает статус «Принят на склад». С этого момента менеджер по закупкам считает, что товар поступил и снимает его со своего контроля. 

Передача товара из зоны приёмки в зону хранения - это вторая контрольная точка, которой часто не уделяется внимание. Но эта точка важна, так как фиксирует факт перехода материальной ответственности от приёмщика к кладовщику зоны хранения и изменение статуса и нахождения товара. Товар перемещается из зоны приёмки в «ячейку» зоны хранения и приобретает статус «Принят на хранение», т. е. поступает в продажу. 

Приёмо-передача в этой точке происходит по накладной «Внутреннее перемещение», сделанной приёмщиком на основании «Акта о приёмке ТМЦ». С этого момента менеджер отдела продаж «видит» товар в своей базе данных и может его продавать.

Отбор товара сборщиком из «ячейки хранения» - это третья важнейшая контрольная точка. Потому что по ней ведётся контроль остатков, проводятся контрольные сверки и выборочные плановые инвентаризации.  Необходимо обратить особое внимание на промежуток времени, который происходит между моментом фактического отбора товара сборщиком из ячейки и моментом его списания из ячейки в ПО. Если эти «моменты» не совпадают, то никогда не удастся качественно проконтролировать остатки. Правильные остатки товара являются базовой информацией практически для всех структур компании. Без этой информации компания просто не сможет эффективно работать. За остатки в РЦ должен отвечать «хозяин процесса» хранения – кладовщик. Только подтверждение кладовщика в «листе отбора» может служить основанием перехода материальной ответственности за отобранный товар от кладовщика сборщику. А также, это подтверждение может служить основанием для списания товара из зоны хранения в ПО. При этом товар приобретает статус «отобран».

Сборщик сдаёт собранную часть заказа клиента комплектовщику и контролёру зоны комплектации и контроля заказов. Это четвёртая точка контроля. Полного контроля всего заказа клиента на основании «листа комплектации», контролёром, именно в этой точке должны отсекаться все «пересорты» и другие ошибки, так как дальше заказ передаётся «по местам» упаковок на основании упаковочных листов. В этой точке происходит последовательно три операции - консолидация всех частей заказа, контрольный пересчёт всего товара в заказе и его упаковка. «Хозяин процесса» - контролёр, от него зависит, что в результате получит клиент. При этом заказ приобретает статус «собран и проверен», а материальная ответственность за товар переходит от сборщика к контролёру на основании «листа отбора».

Проверенный, маркированный и упакованный заказ передаётся «по местам» на основании «листа комплектации» из зоны комплектации и контроля заказов в зону хранения заказов.  Это пятая точка контроля. Материальная ответственность переходит от контролёра к кладовщику зоны хранения заказов, а заказ приобретает статус «готов к отгрузке». В этой точке можно легко контролировать, сколько времени собранный заказ пролежал в ожидании отгрузки.

Заказ клиента при предъявлении отгрузочных документов передаётся из зоны хранения заказов в зону отгрузки для приёмо-передачи клиенту или экспедитору. Это шестая точка контроля. В этой точке материальная ответственность переходит от кладовщика зоны хранения заказов к клиенту, а заказ приобретает статус «отгружен». Это точка, в которой товар физически покидает пределы склада. Часто это последняя точка контроля.

Контролировать все эти точки в РЦ можно и нужно вообще без всякого ПО, а можно и с ПО в виде WMS-системы не иметь контроля.  Логистическое управление отличается системным подходом, тогда, когда административные авторитарные методы уже неэффективны.  Построить качественный учёт на складе без системы контроля товародвижения сомнительно, так же как и систему контроля без учёта. Система учёта и система контроля - это две взаимодополняющие системы.

Конечно, наряду с постоянным контролем необходим регулярный анализ процессов в РЦ с целью заблаговременно установить косвенные причины всех недостатков. Однако нельзя утверждать, что ухудшение операций всегда ведет к ухудшению остальных процессов в компании. Но малейший сбой в общих процессах компании почти всегда сказывается в первую очередь в РЦ. Таким образом, регулярный анализ процессов в РЦ позволит нам вовремя отреагировать на любую ситуацию, которая может повредить интересам компании.

Анализ определенной деятельности необходим не только для выявления проблем в ней самой. Анализ – это источник идей для ее улучшения. И каждая мера по совершенствованию складской деятельности в любом случае благотворно отразится на деятельности всей компании.

Однако возникает резонный вопрос: нельзя ли раз и навсегда отрегулировать все процессы в РЦ и контролировать только их выполнение? К сожалению, нет. В одной исключительно динамичной бизнес-среде правила и процедуры быстро стареют. И один из самых эффективных способов своевременно реагировать на этот процес – анализ работы РЦ. Вопрос: как эффективнее анализировать процессы в РЦ? Можно выделить 9 принципов работы хозяйства в РЦ.

1. Принцип четко разграниченной строгой материальной ответственности. В РЦ должен быть один работник, который несет полную материальную ответственность за все, что находится здесь, отвечает за все недостачи и излишки.

2. Принцип организации и контроля. Любая деятельность должна быть организована и проконтролирована. И заниматься этим в рамках одной из основных своих обязанностей должен один сотрудник.

3. Принцип единовластия. И контроль, и организация, и материальная ответственность должна быть сосредоточена в одних руках, одного сотрудника.

4. Принцип строгой материальной отчетности и обязательно в реальном времени. Самый важный и самый простой для понимания и выполнения принцип.

5. Принцип планирования деятельности. 

6. Принцип строго определенного метода движения ценностей в РЦ. 

7. Принцип правильного расположения ценностей. 

8. Принцип планового, регулярного проведения инвентаризаций. Цель инвентаризации – в анализе результатов труда. Это один из самых мощных инструментов оценки эффективности операций в РЦ. Как показывает практика, почти треть всех расхождений в количестве товара, имеющегося в наличии и учтенного в документах, происходит из-за плохой работы кладовщиков, остальные две трети расхождений возникают потому, что процессы либо плохо организованы, либо устарели. Именно это и должна выявлять инвентаризация, проводить которую желательно регулярно, по плану.

9. Принцип строгого регламентирования присутствия в РЦ. Должна быть ясная инструкция о том, кто, когда, в присутствии кого и по какому поводу может находиться в РЦ. И никто не смеет нарушить эту инструкцию, даже высшее руководство. Для пущей важности в инструкции можно и указать: "Исключения не допускаются!"