98. Моніторинг та підготовка оперативної інформації

Моніторинг - це постійне відстеження ходу робіт (в рамках проекту, програми або організації) для порівняння поточного стану справ з планом. Систематичний збір інформації про хід робіт (в рамках моніторингу) - свого роду «сканування» ситуації - проводиться як рутинна процедура, призначена, головним чином, для того, щоб вчасно виявляти відхилення від накреслених планів.

Моніторинг забезпечує керівника інформацією необхідною для:

• Аналізу даної ситуації

• Визначення проблеми та знаходження рішень

• Дотримування плану виконання проекту

• Вимірюванняпрогресу у виконанні поставлених задач та формулюванні/перегляді майбутніх цілей та задач

• Прийняття рішеннь про людські, фінансові та матеріальні ресурси

Завдання моніторингу

Визначити стан досягнення запланованих цілей (очікуваних результатів);

Уточнити чи переглянути перелік робіт і ресурсного забезпечення проекту/програми з метою уточнення плану їх виконання або перепланування;

Виміряти та уточнити основні показники проекту/програми;

Відслідкуватизміни у значимому середовищіпроекту/програми, включно з нормативно-правовою базою;

Перевірити стан фінансування проекту/програми та ефективність використання коштів;

Підготовити звіт для громадськості.

Моніторинг проводиться, для отримання оперативної інформації про стан справ. Для цього необхідно зробити наступне:

Визначити індикатори, за якими можна буде відстежувати хід проекту.

Встановити джерела інформації для проведення моніторингу;

Вибрати методи збору інформації;

Визначити частоту і графік збору інформації з урахуванням інтенсивності діяльності, яку потрібно оцінити;

Призначити відповідальних за отримання необхідної інформації і домовитися з тими, хто цю інформацію буде надавати;

Визначити технологію обробки і аналізу отриманої інформації;

Спланувати, як і кому будуть передані дані моніторингу, а також, хто і як буде їх використовувати;

Врахувати в бюджеті витрати, необхідні для проведення моніторингу.

 

99. Інформаційні, програмно-апаратні, та телекомунікаційні засоби управління проектами

Для контролю якості проекту використовують такі методи та засоби, як: технічна інспекція, контрольні карти або графіки контролю (використовуються для відстежування вихідних змінних, для моніторингу вартісних і планових відхилень, похибок у проектній документації або в інших процесах проекту), статистичні методи (статистичні вибірки, аналіз динамічних рядів, створення статистичних моделей із метою перевірки та скорочення витрат і часу на проведення контролю якості) та графіки потоків як допоміжний засіб в аналізі проблем, що виникають, діаграму Парето (діаграма, яка ілюструє появу різних причин невідповідності, впорядкованих за рангом виникнення причин) та аналіз тенденцій (передбачає використання математичних методів для прогнозування майбутніх результатів та відслідковування технічних показників виконання тощо).

Сьогодні ефективне управління проектами неможливе без використання сучасних програмних засобів, оскільки зростають розміри проектів, частота їх виконання, обсяги інформації.

Автоматизовані системи управління проектами містять такі структурні елементи:

засоби для календарно-сіткового планування;

засоби для вирішення окремих завдань (розробка бюджетів, аналіз ризиків, управління контрактами, часом тощо);

засоби для спрощення і обмеження доступу до проектних даних;

засоби для організації комунікацій;

засоби для інтеграції з іншими прикладними програмами.

Як правило, універсальні системи управління проектами, представлені на ринку, забезпечують основний набір функціональних можливостей, які включають:

засоби проектування структури робіт проекту і планування за методом критичного шляху:

описання основних параметрів проекту;

встановлення логічних зв’язків між роботами;

багаторівневе представлення проекту;

підтримка календаря проекту;

засоби планування ресурсів і витрат:

організаційна структура виконавців і структура витрат;

ведення списку наявних ресурсів, номенклатури матеріалів і статей витрат;

призначення ресурсів і витрат по роботах;

підтримка календарів ресурсів;

календарне планування за обмежених ресурсів;

засоби контролю за ходом виконання проекту:

фіксація планових параметрів проекту в базі даних;

введення фактичних показників виконання робіт;

введення фактичних обсягів робіт і використання ресурсів;

порівняння планових і фактичних показників, прогнозування виконання робіт;

засоби графічного подання структури проекту і створення різних звітів за проектом:

діаграма Гантта (з електронною таблицею, яка дозволяє відображати різну додаткову інформацію);

сіткова діаграма (PERT-діаграма);

створення звітів, необхідних для планування і контролю проекту (звіти про виконання графіка проекту, різноманітні звіти по ресурсах і витратах тощо);

засоби організації групової роботи.