2.2. Основные трудности проекта реинжиниринга бизнес-процессов предприятия при внедрении sap r/3

Если раньше, при использовании традиционных методов разработки и внедрения программных продуктов (Software Development Life Cycle), основная часть затрат приходилась именно на фазу разработки и внедрения, то с появлением ERP-систем усилия и затраты свелись главным образом к фазе внедрения и реинжиниринга бизнес-процессов.

Как правило, эта стадия характеризуется присутствием факторов риска с максимальной тяжестью последствий. Неверная оценка ситуации может привести к неоправданным затратам на этапе внедрения ERP-системы и РБП, а также к неэффективности будущих бизнес процессов из-за упущений и ошибок, допущенных на ранних стадиях.

Чаще всего на этапе реинжиниринга бизнес-процессов при внедрении SAP R/3 предприятия и консультанты сталкиваются со следующими трудностями:

• отсутствие на предприятии упорядоченных, формализованных бизнес-процессов или их недостаточная формализация;

• несоответствие некоторых эталонных процессов системы SAP, основанных чаще всего на опыте зарубежных компаний, требованиям российского законодательства и сложившейся практике;

• неполное понимание иностранными консультантами, которых часто приглашают для внедрения системы SAP R/3, законодательства России, а также специфики российских документов и их назначения;

• непонимание персоналом предприятия логики процессов в SAP, боязнь новых функций и ответственности;

• неготовность сотрудников предприятия отказаться от мышления в соответствии с логикой прежнего программного продукта (например, «1С:Предприятие»),

• неготовность персонала компании отличить обязательные стороны тех или иных процессов, зависящие от законодательства, от сложившейся на предприятии практики, которой в определённых моментах можно и нужно поступиться.

Перечисленные проблемы отражаются на эффективности внедрения программного продукта: как показывает опыт многих компаний, процент успешного внедрения систем класса ERP в финансовых, административных и торговых организациях несравненно выше, чем в промышленности. По-видимому, причина неудач – неадекватность методов и средств достижения цели.

2.3. Разработка этапов реинжиниринга бизнес-процессов при внедрении sap r/3, учитывающих специфику этой системы и российские условия

В настоящее время, хотя и признаётся решающее значение реинжиниринга при внедрении SAP R/3, методика внедрения данного программного обеспечения и методика реинжиниринга бизнес-процессов рассматриваются отдельно. Так, в книге Кале В. «Внедрение SAP R/3. Руководство для менеджеров и инженеров» в главе «SAP и реинжиниринг предприятия» описаны следующие этапы РБП:

1. Стратегическое планирование РБП. Определение процессов, которые непосредственно влияют на конкурентоспособность компании и должны подвергнуться изменениям или полному реинжинирингу.

2. Идентификация бизнес-процессов внутри компании (все бизнес-процессы внутри компании идентифицируются и записываются).

3. Отбор бизнес-процессов для реинжиниринга.

4. Составление карты отобранных процессов. Карта процесса документирует движение единицы работы, а также изменения, которые она претерпевает в рамках процесса.

5. Анализ карты процессов и определение возможностей для реинжиниринга.

6. Внесение изменений в отобранные процессы с целью улучшения их характеристик.

7. Внедрение измененных процессов.

8. Оценка и отладка внедренных процессов.

В главе «Цикл проекта внедрения SAP» представлена методика внедрения данной ERP-системы, включающая следующие аспекты:

• «Моделирование бизнес-процессов: компания определяет желаемые или обязательные бизнес-процессы.

• Составление карты процессов предприятия относительно процессов, поддерживаемых SAP: компания указывает стандартные процессы и функциональности SAP, которые отвечают требованиям смоделированных процессов.

• Анализ пробелов: компания оценивает расхождения или пробелы между стандартной функциональностью SAP и требованиями смоделированных процессов.

• Окончательное определение рамок проекта внедрения SAP: компания определяет рамки внедрения SAP, то есть указывает, какие процессы будут внедрены вместе с SAP.

• Настройка системы SAP: компания конфигурирует базовые параметры SAP с помощью Руководства по внедрению, чтобы удовлетворить ранее установленным требованиям¹⁵.

• Тестирование настроенной системы SAP: функциональность сконфигурированной системы тестируется с использованием реальных данных»¹⁶.

Раздельное рассмотрение двух взаимосвязанных и взаимообуславливающих методик не позволяет оценить их влияние друг на друга и понять место и роль реинжиниринга бизнес-процессов при внедрении системы SAP R/3.

Производители SAP R/3 часто настаивают на полнофункциональном внедрении данной системы по методологии AcceleratedSAP (ASAP), исключающей обратный инжиниринг процессов «как есть». «ASAP — это новейший инструмент, представленный компанией SAP для быстрого внедрения системы»¹⁷. По мнению западных специалистов: «Предоставляя лучшие в своем классе процессы и практики, SAP исключает необходимость трудоемких и утомительных этапов составления и анализа требований к системе»¹⁸.

Основные этапы методологии ASAP включают:

1. Подготовку проекта;

2. Концептуальное проектирование;

3. Реализацию;

4. Конечную подготовку;

5. Запуск и поддержку.

Но такая технология внедрения в российских условиях не позволяет проанализировать соответствие стандартных процессов специфическим условиям нашей страны. Неполное непонимание недостатков существующей организации процессов затрудняет подготовку шагов по преобразованию процессов «как есть» в модель «Как должно быть». Кроме того, полный отказ от старых процессов и переход на эталонные БП системы SAP может помешать компании сохранить некоторые особенности, составлявшие её конкурентные преимущества.

Как уже отмечалось ранее, ERP–системы носят предопределяющий характер, задавая рамки бизнес-процессов. Но при этом в российских условиях на этапе реинжиниринга многих БП встает вопрос нахождения оптимальной точки между доработкой системы и изменением бизнес-процесса. Для принятия правильного решения необходим полноценный анализ предметной области и функциональности системы. Далее сформулируем этапы реинжиниринга бизнес-процессов при внедрении SAP R/3, учитывающие специфику этой системы и российские условия.

1. Стратегическое планирование РБП. Определение факторов, непосредственно влияющих на конкурентоспособность компаний данной отрасли. Выделение конкурентных преимуществ компании на данный момент времени, которые необходимо сохранить после реинжиниринга.

2. Разработка стратегии автоматизации: определение масштабов внедрения SAP R/3, выбор из базы процессов SAP R/3 необходимых данному предприятию БП, предварительное моделирование структуры будущей системы.

3. Анализ функционирования выбранных эталонных процессов в SAP R/3.

   1. Анализ контекста, границ, функций и логики каждого процесса в SAP R/3.

   2. Определение структуры данных, используемых процессом в системе.

   3. Рассмотрение вариантов реализации конкретного БП в системе (возможных без её существенных изменений).

   4. Выявление требований, предъявляемых процессом к предметной области.

4. Анализ организации процессов «как есть». При этом следует учитывать, что функции, выполняемые в SAP конкретным БП, на предприятии изначально могли быть не объединены в единый процесс и осуществляться несколькими отделами в разные промежутки времени. Для их выделения и анализа необходимо выполнение следующих шагов:

   1. Построение модели процессов «как есть».

   2. Анализ контекста и сопряжений работ, выполняющих функции, принадлежащие в SAP анализируемому БП.

   3. Выявление обязательных требований, которым должна соответствовать программа, автоматизирующая эти функции.

5. На основе анализа модели «как есть» и специфики автоматизации каждого процесса в SAP R/3 необходимо разработать модель процессов «Как должно быть» с учётом требований «обеих сторон» (т.е. системы к предметной области и предметной области к системе).

Применение на данном этапе принципов реинжиниринга, описанных в первой главе, позволит оптимальным образом перенести структуру процессов, заложенных в систему, на реальный документооборот предприятия, избежав ненужного дублирования информации и обеспечив её полноценное использование.

6. Анализ вариантов реализации разработанной модели в SAP R/3. Определение возможностей реализации полученных процессов только за счёт настроек существующей функциональности системы. Выявление процессов, для автоматизации которых необходима существенная доработка системы или использование дополнительного ПО.

7. Окончательное определение рамок проекта внедрения SAP: компания определяет рамки внедрения SAP, то есть указывает, какие процессы будут внедрены вместе с SAP.

8. Планирование и проведение шагов, необходимых для преобразования модели «как есть» в модель «Как должно быть».

   1. Настройка системы SAP: компания конфигурирует базовые параметры SAP с помощью Руководства по внедрению, чтобы удовлетворить ранее установленным требованиям. Обнаруженные пробелы в функциональности могут устраняться описанными ранее способами.

   2. Разработка концепций миграции данных из старой системы автоматизации в систему SAP R/3.

   3. Подготовка и миграция данных из старой системы автоматизации в новую. Добавление к данным, выгружаемым из старой программы, специфической информации, необходимой для реализации процессов SAP.

   4. Распределение функций и ролей работников в соответствии с новыми процессами. Анализ нагрузки на сотрудников, принятие решений о необходимости сокращения или увеличения числа сотрудников, задействованных в конкретных процессах.

   5. Предоставление конечным пользователям системы SAP R/3 доступа на осуществление определённых транзакций в соответствии с разработанной на предыдущем шаге концепцией ролей.

   6. Внесение изменений в порядок и график документооборота на предприятии.

Система SAP R/3 предъявляет большие требования к полноте, качеству и своевременности информации. Реализация многих процессов в системе становится просто невозможной при отсутствии или неправильности данных в программе. Ограничения прав и доступных полей для редактирования не позволяют пользователям непосредственно в транзакции ввода документа менять счета проводок и другую информацию, зависящую от общих настроек или ранее введённых параметров. Вопросы качества и своевременности предоставления информации на предприятии могли вставать и до внедрения SAP R/3, но если раньше они приводили только к большей трудоёмкости БП и задержкам в их выполнении, то теперь они поднимаются новый уровень. Таким образом, проблемы неэффективности существующей организации процесса становятся задачами, без решения которых невозможна автоматизация на базе системы SAP R/3. При этом подразумевается не просто коррекция и дополнение имеющихся баз данных, но и организационные меры по обеспечению полноты и своевременности предоставления информации в будущем.

7. Составление должностных инструкций.

8. Обучение конечных пользователей.

1. Тестирование процессов в настроенной системе SAP: функциональность сконфигурированной системы тестируется с использованием реальных данных.

2. Оценка и отладка внедренных процессов.

При использовании этой методики мы рекомендуем делать акцент на пятый шаг, потому что именно он определяет структуру будущей информационной системы предприятия. По процессам, для которых полностью перенимается идеология их построения в SAP R/3, четвёртый этап можно свести к минимуму, достаточному для анализа шагов, необходимых для преобразования этих БП под логику SAP. Но по специфическим процессам, сильно зависящим от российского законодательства (напр., процессы бухгалтерского учёта) или реализующим конкурентные преимущества компании, которые решено было сохранить, этот этап должен быть тщательно подготовлен и проработан.

Описанные положения помогут предприятиям сформировать оптимальную стратегию реинжиниринга бизнес-процессов при внедрении SAP R/3, сохранить имеющиеся конкурентные преимущества и приобрести новые за счёт максимального использования технологического потенциала данной ERP-системы.