Раздел 5. Компьютерные программные продукты, используемые в бизнес – планировании

Тема 5.1. Офисные программы

Поскольку бизнес-план - это текстовый документ, нетрудно предположить, что для его оформления отлично подходят возможности текстового редактора Microsoft Word. В самом деле, Microsoft Word позволяет не только набирать и редактировать текст, добавлять и убирать отдельные фрагменты, но и выразительно его оформлять, изменяя шрифты, их размеры, цвет и расположение. Кроме того, с помощью этой программы можно легко создавать таблицы, а также добавлять к тексту иллюстрации. Последние версии Microsoft Word позволяют сохранять результат в гипертекстовом формате (HTML), чтобы просматривать его с помощью браузера или публиковать в Интернете. Иногда эта функция может оказаться весьма полезной, особенно при составлении электронной версии документа, которую будут читать не распечатывая. Гиперссылки очень удобны, ведь одним щелчком кнопкой мыши можно переместиться в нужную часть документа, например, для справки и вернуться обратно.

Сегодня Microsoft Word – основная программа для работы с текстом. Интерфейс текстового редактора достаточно прост и для его освоения нужны минимальные усилия. Microsoft Word может быть настроен под определенный вкус и задачи пользователя. Существует и усредненная конфигурация, которая оптимально подходит среднему пользователю.

Другой вариант оформления бизнес-план - представление текстового документа в формате PDF. Такой документ защищен от изменений, его можно распечатать в таком виде, в каком его хотел видеть автор. Он компактен и может содержать иллюстрации любой сложности. Для чтения и распечатки используют широко распространенную бесплатную программу Adobe Acrobat Reader.

Перечисленные программы предназначены для работы с текстом, но в бизнес-плане не обойтись без серьезных расчетов. Причем они могут вестись по переменным исходным данным. В этом случае удобно использовать электронные таблицы.

Электронные таблицы – программы для автоматизации расчетов, а также для структурированного представления и обработки данных, составления баз данных, построения диаграмм и т.д. Все результаты работы могут быть выведены на печать или экспортированы в другие программы.

Самая популярная программа для создания электронных таблиц – Microsoft Excel. Наряду с Microsoft Word она является одной из основных программ популярного пакета Microsoft Office. Почему все-таки этот тип программ называется «электронные таблицы» - во множественном числе? Дело в том, что при разработке программы учтен опыт бухгалтерской деятельности, которая почти всегда связана с обработкой множества источников информации, в основном таблиц, так или иначе связанных между собой. Поэтому файл в электронных таблицах представляет собой книгу с множеством листов, а каждый лист является совокупностью ячеек для выполнения вычислительных операций или размещения данных.

Microsoft Excel – серьезная программа для вычислений, одним из главных достоинств которой является наличие множества встроенных функций. Эти функции позволяют производить стандартные вычисления прямо в ячейке: в нужном месте вы выполняете необходимую операцию, задав аргументы, - и в поле таблицы получаете отображение готового результата. Функции сгруппированы по назначению: математические, статистические и финансовые.

Важная функция Microsoft Excel – представление результатов вычислений или накопленных данных в виде графиков. Действительно, иногда самые впечатляющие цифры не способны убедить настолько, насколько это удается сделать с помощью самых простых иллюстраций. Microsoft Excel располагает мощнейшими возможностями рисования диаграмм на любой вкус и для любого назначения.

Еще одна важная функция Microsoft Excel – написание макросов. Макрос – это последовательность команд, которая хранится в специальном модуле и может быть вызвана пользователем в случае необходимости ее выполнения. Макросы существенно упрощают рутинные операции и служат для ограничения количества избыточных действий. Они позволяют на базе Microsoft Excel создавать отдельные документы – шаблоны для подготовки бизнес-плана по изменяемым данным. Такие документы претендуют на звание самостоятельных оболочек. Их ценность в разработанных автором формулах, закрепленных в таблицах. Иногда эти формулы могут быть защищены от изменений - Microsoft Excel легко позволяет это сделать. Получается удобный шаблон.