Тема 6.7. Совместное использование Microsoft Word и Excel в бизнес-планировании

Как правило, для подготовки такого сложного документа, как бизнес-план, недостаточно возмож­ностей только Word или Excel. Обычно текстовую часть оформляют в Мiсrоsоft Word, а расчеты осу­ществляют в Excel. Сами электронные таблицы в готовый план могут и не входить: данные просто переносят в таблицы, оформленные в Word.

Однако есть возможность напрямую включать в текст документа Word полностью или частично таблицу Excel. Это выполняет инструмент вставки (меню Вставка). В поле текста формируется пустая таблица Excel, в которую потом можно скопиро­вать содержимое любых электронных расчетных таблиц.

И так, стандартные офисные приложения Word и Excel предоставляют широкие возможности для расчета и оформления профессионального биз­нес-плана. в текстовом редакторе вводят основ­ные сведения, форматируют их, а также вставля­ют таблицы и иллюстрации.

Excel - расчетные таблицы, в которых исполь­зуют встроенные формулы и макросы, выводят отчеты в удобном для представления виде и иллю­стрируют их разнообразными диаграммами и гра­фиками.

Раздел 7. Программная система Project Expert

Пакет «Project expert» является автоматизированной системой планирования и анализа эффективности инвестиционных проектов на базе имитационной модели денежных потоков. Успех российского программного продукта объясняется тем, что он полностью, и в первую очередь методически, отвечает международным стандартам. Используемые в системе методы соответствуют Методическим рекомендациям по оценке эффективности инвестиционных проектов и отбору их для финансирования, а расчет показателей эффективности инвестиций и финансовых результатов также осуществляется в соответствии с требовании методики UNIDO.

Существует несколько версий пакета:

«Project expert for windows» 4.1 («Business plan guide») – программный продукт, предназначенный для планирования и анализа инвестиций;

«Project expert for windows» («Business planner 4.2») – специальная версия для малого и среднего бизнеса.

В дополнение к этому пакету издана «Рабочая тетрадь предпринимателя для разработки бизнес плана». С помощью этой тетради любой предприниматель, даже не имеющий компьютера, может самостоятельно или с помощью специалистов подготовить бизнес план, поскольку все таблицы одновременно являются исходными данными для системы «Project expert». Как и в других системах расчета, в данном пакете предусмотрено объединение входных данных по смысловым блокам. Достаточно развернуто представлен налоговый блок.

В системе «Project expert» реализована новая концепция, соединяющая два типа систем: системы управления проектами и корпоративные системы. На основе модуля «Инвестиционный план» составляется сетевой график проекта с описанием этапов работы, которые затем объединяются в активы в соответствии с требованиями бухгалтерского учета.

Нумерация этапов и задание четких временных рамок дают возможность автоматического отслеживания информации и последовательности этапов, а также использования результатов предыдущих этапов для последующих.

Блок данных о сбыте продукции позволяет построить индивидуальную стратегию сбыта по каждому продукту. В отличие от других программ он представлен не только объемом продаж, запасами продукции на складе и ее ценами, но и данными о доле экспортных продаж, тенденциях изменения цены на продукцию, возможности продаж в кредит и с авансовыми платежами ( в версии «Business plan guide»). Кроме того, в программе достаточно подробно учитываются затраты на продвижение продукта на рынке.

Блок оценки производственных издержек позволяет задать наименование материалов и комплектующих, указать их доли в стоимости продукции, цену и тенденцию ее изменения за год, определить стратегию формирования запасов материалов и комплектующих. Блок данных о капитале представляет возможность задания внешних и внутренних источников финансирования.

Пакет «Project expert» имеет средства, позволяющие провести детальный анализ проекта, учитывающий влияние на него общеэкономических факторов, характеризующих социально – экономическую среду, а именно: тенденции в инфляции, соотношение курсов валют, динамику масштабов и структуры затрат на производство, включая сырье, материалы и комплектующие изделия, заработную плату управляющих и производственного персонала, стоимость основных фондов, особенности порядка и времени прохождения платежей за реализованную продукцию, общий инвестиционный климат и условия привлечения капитала, возможные изменения в системе налогов. Также учитываются факторы, определяющие рыночную и производственную стратегию проекта и влияющие на эффективность использования капитала: экспортные возможности проекта, условия оплаты поставок сырья, материалов и комплектующих, используемых в производстве, требуемых объемов запасов готовой продукции на складе в зависимости от колебания рыночного спроса, а также запасов сырья, материалов и комплектующих изделий в зависимости от постоянства и надежности поставок.

«Project expert» производит расчет финансовых показателей эффективности инвестиций, соответствующих международным стандартам. В версии «Business plan guide» рассчитываются также показатели финансового состояния (рентабельность, ликвидность, платежеспособность).

Пакет обеспечивает представление результатов финансового анализа в виде таблиц, диаграмм и графиков, которые могут быть выведены на печать. Пользователю представляется возможность произвести интегральную оценку проекта по многим критериям. Пакет выполнен с использованием современного многооконного интерфейса. Расширенная система подсказок, удобное представление информации на экране, возможность общения с информацией и удобство вывода на печать – все это подтверждает, что пакет в большей степени удовлетворяет требованиям, предъявляемым к программным продуктам такого класса. В то же время возможны улучшения в сервисном обслуживании потребителя и графической реализации финансовых переменных.

В отличии от других систем пользователь «Project expert» получает в комплекте поставки одно рабочее место, защищенное от копирования электронным ключом и специальную версию программы «Project expert» (Data setup) для подготовки данных, которая может свободно копироваться, без ограничений любым партнерам и клиентам пользователя и может быть установлена на любое количество рабочих мест. Специальная версия программы полностью информационно совместима с рабочей версией и отличается от последней тем, что на ней нельзя произвести процедуру расчета. Однако данные проекта, введенные на системе «Project expert» (Data setup), могут быть сохранены в виде файла и перенесены на любой компьютер с рабочей версией этой системы для проведения расчетов.

Для более качественной подготовки бизнес плана проекта в дополнение к основному пакету пользователь может приобрести также разработанный фирмой «Про – Инвест Консалтинг» пакет, содержащий модули «Project risk» и «Project questionnaire». Являясь самостоятельными программными продуктами, модули дополняют «Project expert for windows» до системы, обеспечивающей полную организационно – технологическую поддержку инвестиционного процесса.

В модуле «Project risk» предусмотрены средства, которые позволяют экспертам в диалоговом режиме проанализировать риск проекта, выделить факторы наибольшего риска и прокомментировать причины их возникновения. С помощью специальных средств модулю составляется необходимый перечень факторов риска, учитывающий специфические условия реализации проекта.

Модуль «Project questionnaire» позволяет произвести качественную экспертизу инвестиционного проекта, рассчитать интегральный показатель уровня эффективности проекта. Программа предлагает пользователю два экспертных листа, условно названных «Государственное финансирование» и «Инновационное финансирование». Программа позволяет хранить в базах до 10 различных экспертных листов, в каждом из которых содержится около 100 критериев. Результаты экспертизы также могут выводится на печать или передаваться в MS Winword.

Фирма «Про – Инвест Консалтинг» развивает систему «Project expert» в двух направлениях: для малого и среднего бизнеса, доступную любому предприятию, а также в виде специальной версии индивидуальной поставки для крупных корпораций. Основной задачей второго варианта системы является моделирование и оценка действий многопрофильного с широким ассортиментом выпускаемой продукции предприятия, действующего на нескольких рынках.

Система «Project expert» представляет собой «закрытый» пакет, поэтому необходимо регулярно адаптировать его к изменяющимся условиям реализации.

По сравнению с предыдущими пакетами «Project expert» сделан более «системно»: до начала собственного расчета с его помощью может производится качественный анализ проекта. Такой подход предполагает формализованные процедуры как собственно качественного анализа, так и анализа рисков.

При качественном анализе эксперту предлагается оценить возможности проекта по следующим позициям:

реальность концепции;

качественные показатели;

надежность и долговечность;

привлекательность;

общественная значимость;

совместимость, соответствие стандартов;

зависимость продукта;

подготовка показателя; развитие продукта;

рыночный потенциал;

готовность рынка к принятию продукта;

основные потребители;

цена;

конкуренция;

потенциальная конкуренция;

текущий спрос;

распределение;

стабильность спроса;

тенденция спроса;

распределение;

стабильность спроса;

тенденция спроса;

реклама и продвижение продукта;

сбыт;

проникновение на рынок;

время жизни на рынке;

степень готовности продукта;

исследование и разработки;

серийное производство;

подготовка производства;

оборудование;

сырье и материалы;

производственная кооперация;

контроль за качеством;

сервисное обслуживание;

производственный персонал;

патентная защита;

соответствие законодательству;

экология;

безопасность;

инвестиции;

прибыльность;

окупаемость.

Ответы оцениваются по пятибалльной шкале, после чего оценки суммируются. Как правило, если экспертов несколько, то вычисляется средняя оценка. При этом возможна настройка пакета на другую систему баллов и присвоение коэффициентов важности всем или некоторым вопросам.

Анализ рисков выполняют в пакете «Project expert» по 71 позиции, охватывающей 11 стадий проекта:

1. исследования и разработки;

2. приобретение и аренда земли;

3. строительство, аренда или приобретение зданий и сооружений;

4. приобретение и монтаж технологического и офисного оборудования;

5. разработка и изготовление технологической оснастки и инструмента;

6. производство;

7. рынок;

8. продукт;

9. система распределения;

10. реклама;

11. сервис.

По каждой из этих стадий исследуют следующие основные позиции оценки рисков:

• реальность идеи;

• наличие необходимых специалистов;

• качество управления;

• финансирование;

• безопасность;

• экологичность;

• взаимодействие с местными властями и населением;

• чувствительность к законодательству;

• готовность среды;

• приспосабливаемость к среде.

К каждой оценке предполагаются комментарии, позволяющие сопоставлять мнения различных экспертов.

При анализе рисков не предусмотрено использование бальных или вероятностных оценок. Эксперт выбирает лишь уровень риска – высокий, средний или низкий по каждой позиции и формулирует соответствующие комментарии по выбранному уровню.

Не предусмотрены также «поправки на риск».

Как модуль «качественного анализа», так и модуль анализа рисков, являются открытием для пользователя, который может сформировать свой опросный лист для качественного анализа проекта. Пользователь самостоятельно может сформировать также факторы риска и комментарии к ним в соответствии со специфическими особенностями проекта. Кроме того, в пакете предусмотрена помощь в составлении хронологического графика реализации проекта, учитывающего возможность совмещения во времени различных операций.

Сам расчет производится с шагом, равным одному месяцу. Обеспечивается произвольный ввод данных в конкретный месяц каждого года, а в некоторых модулях – в конкретный день.

Экранные формы для просмотра результатов расчета построены:

В течение первого года по месяцам, в течение второго года по кварталам, далее – по годам.

Система может использоваться и региональными органами власти для решения многофункциональных задач социально – экономического развития региона, города. При планировании инвестиций система позволяет разрабатывать технико-экономическое обоснование проектов в соответствии с международными требованиями; учитывать специфические условия России и регионов; максимально гибко моделировать стратегию реализации различных проектов независимо от их отраслевой принадлежности.

Большие возможности системы планирования и управления проектами могу использоваться при организации контроля процесса реализации проектов. Система предусматривает актуализацию фактических данных о процессе реализации проектов; контроль рассогласований по результатам сравнения исходного плана и актуальных данных с заданной периодичностью анализа ситуации. На основе отчета, сформулированного в результате выполнения процедур контроля, осуществляется управление проектами, важнейшим принципом которого является своевременное принятие оперативного решения по корректировке бизнес плана проекта или его прекращению в случае возникновения непреодолимых проблем.

Система планирования и управления проектами предусматривает процедуры оптимизации процесса распределения ограниченных средств бюджета на основе установленных приоритетов; ранжирования проектов с целью определения наиболее актуальных из них.

Система «Project expert» может использоваться как на стадии разработки проекта, так и на его реализации и организации последующей эксплуатации. Эта система занимает промежуточное положение на рынке между программами, осуществляющими управление проектами («Microsoft Project», «Time Line» и др.) и мощными комплексами, занимающимися корпоративным планированием и управлением (SAP, BAAN и др.).