- •Гема 3. Основні вимоги, що висуваються до оформлення документів
- •Реквізити документа
- •Бланк документа
- •Дарування документів
- •Адресація документів
- •Погодження та затвердження документів
- •Засвідчення документа
- •Проходження документа
- •Вимоги до тексту документа
- •Позначки щодо наявності додатків
- •Оформлення копій та розмноження документів
- •Підготовка та оформлення документів до засідання колегіальних органів
- •Нормативні акти:
- •Спеціальна література:
Підготовка та оформлення документів до засідання колегіальних органів
Організацію і технічне обслуговування засідань правління або іншого колегіального органу здійснює його секретар.
Підготовка, матеріалів до засідання правління. Питання для розгляду на засіданнях правління відповідно до плану проведення засідань, який складається на квартал, а також за ініціативою членів правління, начальників структурних підрозділів, що обґрунтовується в доповідній записці на ім’я
Підрозділ, чи посадова особа, відповідальна за підготовку питання для розгляду на засіданні правління, готує такі документи:
проект рішення (постанови, розпорядження), до якого в передбачених випадках додається проект документа (інструкція, положення, методика тощо) з обговорюваного питання;
довідку про зауваження до проекту зацікавлених установ і структурних підрозділів (якщо такі є);
пояснювальну записку, в якій даються необхідні обгрунтування і прогнози очікуваних наслідків реалізації прийнятого рішення, довідковий та аналітичний матеріал з обговорюваного питання;
проект протокольного рішення;
список осіб, яких пропонується запросити на засідання;
формулювання питання, що вноситься до проекту порядку денного засідання зазначенням доповідача.
Названі документи подають до загального відділу, відділу (управління) координації або інформаційного підрозділу не пізніше як за 5 днів до засідання. Вони повинні бути завізовані безпосереднім виконавцем та начальником структурного підрозділу, членом правління відповідальним за підготовку питання для розгляду на засіданні комітету, заступником голови правління відповідного напрямку
Проект порядку денного засідання правління формується загальним відділом і разом з матеріалами та загальним списком запрошених па засідання подається на розгляд голові правління, який приймає рішення щодо їх внесення на розгляд правління.
Після визначення дати проведення засідання не пізніше як за три дні до засідання матеріали надсилають загальним відділом членам правління.
На кожне засідання колегіального органу складають протокол за встановленою формою.
Протоколи колегій оформляють секретарі цих колегій і у встановленому порядку разом з матеріалами передають на зберігання до архіву.
Документи, підготовлені до засідання колегій (проекти постанов, розпоряджень, довідки, списки тощо), а також один примірник розмножених документів зберігаються в секретаря колегіального органу з кожного засідання окремо.
Відповідальність за своєчасну та якісну підготовку документів до засідань покладається на керівників відповідних структурних підрозділів.
Секретар колегіального органу контролює своєчасність подання документів до засідань і перевіряє наявність усіх документів і правильність їх оформлення.
При порушенні встановленого порядку підготовки документів до розгляду на засіданні секретар доповідає керівнику колегіального органу, який вирішує, чи буде розглядатися це питання, чи буде зняте з порядку денного засідання.
Особи, які одержали проекти постанови (рішення) та інші документи, до засідання зобов’язані уважно їх вивчити і при наявності зауважень і пропозицій чітко їх сформулювати у письмовому вигляді з тим, щоб у разі згоди колегіального органу з цими зауваженнями і пропозиціями їх можна було відтворити в рішенні.
Основні вимоги до текстових документів, якими оперує вища школа, наведені в Додатку 7 до Наказу Міносвіти України №285 від 31 липня 1998 р.
Рекомендована література: