3. Ввод и редактирование данных

1. Общие правила ввода данных в ячейки

Основные операции, которые пользователь производит над данными, заклю-чаются в их вводе в таблицу, редактировании, копировании, перемещении и удалении. Правила их выполнения подробно рассматриваются в этом разделе.

По мере ввода данные одновременно отображаются в текущей ячейке и в области формул (рис.3.1). Сам по себе ввод также допустимо осуществлять как непосредственно в текущую ячейку, так и в область формул. Процесс ввода данных сопровождается появлением на экране курсора в виде вертикальной черты ( | ).

Рис. 3.1 – Основное окно EXCEL в режиме ввода.

П ри вводе и редактировании данных в строке формул появляются две дополнительные кнопки: отмена и ввод . Они позволяют зафиксировать изменение данных либо отказаться от него. К другим способам завершения ввода в ячейку относится активизация другой ячейки с помощью мыши или клавиш управления курсором, а также нажатие клавиш <Enter> или <Tab>.

Если при редактировании отдельной ячейки была нажата клавиша <Enter>, то указатель активной ячейки перемещается на следующую строку, после нажатия <Tab> активной становится ячейка, расположенная справа от исходной.

Пользователь может помещать в ячейки числа, текст, даты и т.д. Профессионалы при работе с данными используют более точные термины, например, “данные в формате числа” или “данные в текстовом формате”. Это позволяет подчеркнуть формат, то есть тип данных и форму их представления. Это очень важно, так как формат данных определяет правила их обработки.

Например, группа цифр может восприниматься как число или как текст. В первом случае к ней можно применить математические операции, вычислить процент от этого числа и многое другое. Во втором случае к ней можно применять операции, типичные для текстовых данных, например, подсчитать число знаков, переставить знаки местами.

В большинстве случаев EXCEL автоматически отслеживает формат данных и правила их обработки. Однако существуют типичные ошибки неопытных пользователей, которые автоматически исправлены быть не могут. Например, часто допускается следующая ошибка: формула, при вводе которой не были соблюдены правила EXCEL, воспринимается как текст и вычисления по ней не производятся (обычно это вызвано отсутствием перед текстом формулы знака “=”).

Пользователю программы EXCEL, особенно, начинающему настоятельно рекомендуется контролировать форматы своих данных. Другими словами: соблюдайте правила ввода данных, тем более, что это очень простые правила.

2. Ввод чисел

Первый символ вводимого числа должен быть обязательно цифрой или десятичной точкой, или знаком «минус».

Числа в ячейку могут быть введены непосредственно пользователем или получены в результате расчета по формулам.

EXCEL может работать с числами в диапазоне от 10 ^–307 до 10 ³⁰⁷. Если число не умещается в ячейке по ширине, оно будет представлено в таблице в экспоненциальном формате или набором решеток (###…). Однако это касается только формы его показа в таблице. В оперативной памяти и при выполнении вычислений такое число сохраняет свое первоначальное значение.

Примеры использования различных числовых форматов приведены в таблице 3.1.

Таблица 3.1 – Примеры использования числовых форматов.

Число	Формат
12345	общий формат
12345.00	числовой формат с двумя десятичными знаками
12 345.00	числовой формат с двумя десятичными знаками и разделителем групп
12 345.00р.	денежный формат с двумя десятичными знаками
1234500.00%	процентный формат
1.23Е+04	экспоненциальный формат с двумя десятичными знаками