8.2 Форматирование ячеек

Если вы не только читаете текст и рассматриваете картинки, но и пытаетесь отслеживать наши примеры на компьютере, то в процессе ввода данных и формул вас могут подстерегать мелкие неприятности с отображением рабочего листа на экране. Сейчас мы разберем по порядку различные проблемы форматирования и в процессе обсуждения отформатируем наш рабочий лист.

1. В ячейках B4:H10 находятся данные, которые представляют собой денежные суммы. Эти данные вводятся как числа (т. е. последовательности цифр), но в таком виде они плохо воспринимаются. Чтобы EXCEL отображал эти данные соответствующим образом (с разделением групп разрядов и обозначением денежной единицы), нужно задать формат ячеек.

ö B4:H10 Ø Формат Ø Ячейки… 0 Число Числовые форматы  Денежный q ОК

2. После ввода данных в ячейки B8 и B9 становятся невидны окончания слов "Командировки" и "Оборудование", а при вводе формул суммирования, особенно если сумма имеет больше разрядов, чем слагаемые, появляются знаки ####### вместо значения суммы, хотя все введено правильно. Это происходит потому, что ячейки имеют неподходящую ширину. Поправить это можно разными способами, например, передвинуть границы столбцов вручную с помощью мыши, зацепив границу столбца в строке заголовков.

3. После подбора ширины столбцов все данные видны, однако может оказаться, что нужные столбцы невидны на экране или, наоборот, справа остается не используемое свободное место. Конечно, в EXCEL есть средство справиться и с этой проблемой:

 Вид  Масштаб… {Выделены ячейки A3:H10}  по выделению  ОК

4. Обычно в таблицах заголовки строк и столбцов (в данном случае это ячейки A4:A10 и B3:H3) принято как-нибудь выделять, например, полужирным начертанием.

 A4:A10 <Ctrl> {выделение нескольких диапазонов}  B3:H3  Формат  Ячейки…  Шрифт Начертание  Полужирный  ОК

5. Может случиться так, что названия столбцов заметно шире данных в них. В таком случае применяется разбивка названия на несколько строк, сокращение слов и другие известные приемы. В EXCEL 97 появилась новая возможность: содержимое ячеек можно наклонить с помощью вкладки Выравнивание диалогового окна Формат ячеек (рис. 8.5):

 B3:G3  Формат  Ячейки…  Выравнивание  по горизонтали  по центру  по вертикали  по нижнему краю Ориентация := 45 градусов  ОК

Рис. 8.5 - Вкладка Выравнивание диалогового окна Формат ячеек.

6. А теперь форматируем заголовок рабочего листа:

ö A1:H1 Ø Формат Ø Ячейки… 0 Выравнивание  объединение ячеек  по горизонтали  по центру выделения

Такого же эффекта можно добиться, если нажать кнопку Объединить и поместить в центре на панели инструментов Форматирование.

0 Шрифт Шрифт  Arial Cyr Начертание  Полужирный Размер  12 q ОК

7. Сетка, которая разбивала рабочий лист на ячейки, теперь уже не нужна, ее линии только затрудняют восприятие:

Ø Сервис Ø Параметры… 0 Вид  (Сбросить) Сетка q ОК

8. Осталось задать имя рабочему листу с помощью следующих команд:

Ø Формат Ø Лист Ø Переименовать Расходы <Enter> {вводится прямо на ярлычке листа}

На всякий случай полезно сохранить достигнутое состояние, прежде чем двигаться дальше:

Ø Файл Ø Сохранить

Вообще рекомендуется выработать привычку нажимать кнопку Сохранить каждый раз перед тем, как вы убираете руки с клавиатуры и откидываетесь на спинку стула, чтобы полюбоваться результатами своей работы на экране.