7 Автоматизация ввода

Так как таблицы часто содержат повторяющиеся или однотипные данные, программа EXCEL содержит средства автоматизации ввода. В данном разделе будет рассмотрено автозаполнение числами и автозаполнение формулами.

Автозаполнение числами. В правом нижнем углу рамки текущей ячейки имеется черный квадратик – маркер заполнения. При наведении на него указатель мыши (он обычно имеет вид толстого белого креста) приобретает форму тонкого черного крестика. Перетаскивание маркера заполнения рассматривается как операция «размножения» содержимого ячейки в горизонтальном или вертикальном направлении.

Если ячейка содержит число (или дату), то при перетаскивании маркера происходит копирование ячеек или их заполнение геометрической прогрессией. Для выбора способа автозаполнения следует производить специальное перетаскивание с использованием правой кнопки мыши.

Пусть, например, ячейка А1 содержит число 1. Наведите указатель мыши на маркер заполнения, нажмите правую кнопку мыши, и перетащите маркер заполнения так, чтобы выделяющая рамка охватывала ячейки А1, В1, С1, и отпустите кнопку мыши. Если теперь выбрать в открывшемся меню пункт Копировать ячейки, все ячейки будут содержать число 1. Если же выбрать пункт Заполнить, то в ячейках окажутся числа 1, 2 и 3.

Автозаполнение формулами. Эта операция выполняется так же, как и автозаполнение числами. Ее особенность заключается в необходимости копирования ссылок в другие ячейки. В ходе автозаполнения во внимание принимается характер ссылок в формуле: относительные ссылки изменяются в соответствии с относительным расположением копии и оригинала, абсолютные ссылки остаются без изменений.

Для примера предположим, что значения в третьем столбце рабочего листа (столбце С) вычисляются как суммы значений в соответствующих ячейках столбцов А и В. Введем в ячейку С1 формулу =А1+В1. Теперь скопируем эту формулу методом автозаполнения во все ячейки третьего столбца таблицы. Благодаря относительной адресации формула будет правильной для всех ячеек данного столбца, то есть в ячейке С2 мы получим формулу =А2+В2, в ячейке С3 формула будет иметь вид =А3+В3 и так далее.

На рис 7.1 приведен пример копирования формул, содержащих относительные и абсолютные ссылки.

Рис. 7.1 - Копирование формул.

8 Пример использования excel

8.1 Создание листа «Расходы»

Поясним рассмотренный выше материал на типичном для EXCEL примере. Мы рассмотрим какое-либо предприятие и составим смету расходов в разрезах по месяцам и по статьям сметы. Планируемый результат нашей работы приведен на рис.8.1

Рис.8.1 - Рабочие листы "Расходы".

Начнем с создания нового документа. Сразу после создания пустой документ рекомендуется сохранить с заданным именем, а затем, время от времени, нажимать мышкой на кнопку сохранения файла. Этим вы обезопасите себя от потери результатов вашей работы в случае, например, зависания компьютера.

Ø Файл Ø Создать  OK Ø Файл Ø Сохранить как… Имя файла := Расходы q ОК

Каждая рабочая книга, как уже говорилось выше, состоит из одного или нескольких рабочих листов. По умолчанию таких листов 3 (с именами "Лист1"–"Лист3") и все они пусты. Манипуляции с рабочими листами производятся с помощью ярлычков рабочих листов, расположенных внизу окна рабочей книги. Пока что мы работаем с одним рабочим листом и начинаем с разметки рабочего листа, то есть с ввода текстовой информации, которая будет пояснять, что значат те или иные числа, расположенные на рабочем листе.

Для ввода информации в ячейки рабочего листа нужно поступить следующим образом. Вначале следует ячейку, в которую вводятся данные, сделать активной, для чего следует переместить указатель мыши, имеющий вид жирного креста, в эту ячейку и один раз щелкнуть левой кнопкой мыши. После этого можно либо прямо вводить данные с клавиатуры (при этом курсор ввода находится внутри ячейки — такой режим называется редактированием в ячейке), либо щелкнуть левой кнопкой мыши в строке формул и после этого вводить данные (при этом курсор ввода находится в строке формул над рабочим листом — такой режим называется редактированием в строке формул).

Во-первых, введем в ячейку А1 заголовок, слово "Расходы", которое поясняет в целом, какие данные мы намерены разместить на рабочем листе. В ячейку В3 введем слово "Январь". Далее зацепим правый нижний угол ячейки (так называемый маркер заполнения) указателем мыши, которой при этом примет вид тонкого креста, и, удерживая кнопку нажатой, протащим пунктирную рамку на ячейки C3:G3. Отпустим кнопку мыши: EXCEL догадался, чего мы хотим, и ввел названия месяцев сам! Это еще один из примеров применения Автозаполнения.

В ячейки А4:А9 введем названия статей расходов, а в ячейки А10 и H3 введем слово "Всего" (строка 10 предназначена для сумм по столбцам, а столбец H предназначен для сумм по строкам).

Получится размеченный, но пока не форматированный и не содержащий числовых данных и формул рабочий лист, изображенный на рис. 8.2.

Рис. 8.2 - Размеченный рабочий лист "Расходы".

Рано или поздно, но в рабочий лист придется ввести реальные числовые данные с клавиатуры. Опыт показывает, что ввод данных является самым узким местом в реальных бухгалтерских приложениях. Даже в нашем простом примере расчеты и получение результатов будут произведены гораздо быстрее, чем ввод исходных данных (что прямо противоположно традиционной ручной бухгалтерии). Наиболее болезненное обстоятельство заключается в том, что при вводе данных с клавиатуры возможны и даже неизбежны ошибки. EXCEL, как и всякая хорошая программа для бухгалтерских приложений, предусматривает различные средства контроля ввода данных, например, можно указать диапазон значений, в котором должно быть заключено число, но это не спасет от ошибочного ввода цифры или, хуже того, даже от ошибки на порядок.

После этого вдохновляющего отступления нужно все-таки ввести данные в рабочий лист, например, такие как на рис. 8.3.

Рис. 8.3 - Исходные данные для рабочего листа "Расходы".

Теперь самое существенное: внесение в рабочий лист расчетных формул. В данном случае формулы очень просты — это суммы значений в нескольких смежных ячейках. Мы хотим просуммировать данные как по строкам, так и по столбцам. EXCEL устроен таким образом, что простые и типичные вещи, как правило, делаются простым и прямолинейным способом. Достаточно сделать следующее:

ö B4:H4 q 

EXCEL автоматически сообразит, что нужно просуммировать данные по строке 4 и записать сумму в ячейку H4 (потому, что она пока пустая!). После этого для заполнения всего столбца H достаточно автозаполнить этот столбец из ячейки H4 (сделать активной эту ячейку и перетащить маркер заполнения в ячейку H9).

Аналогично получим сумму чисел в колонке В:

ö B4:B10 q 

и автозаполнением из ячейки B10 заполним диапазон B10:H10.

Посмотрите, пожалуйста, какие формулы EXCEL автоматически записал в ячейки B10:H10 и H4:H9. Для этого достаточно сделать ячейку активной: в строке формул появится формула в активной ячейке (а в самой ячейке по-прежнему будет виден результат вычисления по этой формуле). Для того, чтобы наглядно увидеть схему вычислений, которую в совокупности определяют формулы на рабочем листе, удобно использовать трассировку зависимостей.

ö H10 Ø Сервис Ø Зависимости Ø Влияющие ячейки

При этом из ячеек, непосредственно влияющих на значение выделенной ячейки H10, будут проведены голубые стрелки в эту ячейку. Если же повторить команду

Ø Сервис Ø Зависимости Ø Влияющие ячейки

еще раз, не меняя выделенной ячейки, то появится следующий уровень голубых стрелок: они будут проведены из ячеек, влияющих на ячейки первого уровня, и вы увидите схему зависимостей, представленную на рис. 8.4.

Рис. 8.4 - Трассировка зависимостей для ячейки H10.