Ввод формул

Чтобы ввести в ячейку формулу нужно:

• выделить нужную ячейку;

• начать ввод формулы со знака =;

• набрать текст формулы;

• завершив набор, щелкнуть мышкой на кнопке в строке формул или нажать клавишу <Enter>.

Если результат не умещается в ячейке по ширине, вместо него отображается набор знаков #####. При этом нужно либо вручную расширить столбец до нужной ширины, либо сделать это автоматически, выполнив двойной щелчок по правой границе заголовка соответствующей колонки.

Мышь и клавиши управления курсором при наборе формул часто используются для выделения диапазонов. По этой причине, попытка завершить ввод иным способом может привести к не совсем адекватным результатам.

В случае, когда текст в формуле содержит ошибку, EXCEL либо не позволяет завершить ее ввод, либо устанавливает в качестве результата формулы сообщение об ошибке. Процесс редактирования формул ничем не отличается от редактирования обычных данных.

К наиболее «популярным» ошибкам можно отнести использование в адресах ячеек русских букв (сообщение #ИМЯ?), наличие в тексте формулы пробелов, а также пропуск оператора или скобок.

Простейший способ поместить ссылку на ячейку или диапазон в формулу состоит в простом включении в текст формулы соответствующего адреса. В некоторых случаях более быстрой и эффективной оказывается предлагаемая ниже процедура:

• наберите текст формулы до того места, где следует ввести ссылку на ячейку или диапазон;

• выделите мышью ячейку или диапазон, на которые должна присутствовать ссылка в формуле. Соответствующий адрес появится в месте набора;

• при необходимости завершите набор формулы;

• в ыполните двойной щелчок мышью на кнопке в строке формул.

2. Ввод данных и формул

Рассмотрим решение в EXCEL следующей задачи начинающего бухгалтера – «Разработка ведомости начисления зарплаты».

Пусть на предприятии работают всего три сотрудника: Иванов, Петров и Сидоров. В ведомости нужно указать сумму начисленной заработной платы, размер подоходного налога, сумму к выдаче.

Отведем для каждого работника одну строку таблицы. В первом столбце будем вводить фамилии работников, во втором столбце начисленную заработную плату, в третьем столбце рассчитаем размер подоходного налога (13%) от второго столбца, в последнем столбце рассчитаем сумму к получению (разность между данными во втором столбце и в третьем столбце).

Запускаем EXCEL и начинаем заполнять таблицу. Указатель ячейки с самого начала установлен в ячейке А1. Набираем на клавиатуре название колонки (например, Фамилия). Каждый символ, введенный на клавиатуре, одновременно отражается в самой ячейке и в области формул. Ввод и редактирование (с помощью клавиши <BackSpase>) можно продолжать до тех пор, пока не нажата клавиша <Enter> на клавиатуре. После этого процесс ввода данных в ячейку заканчивается, а активной становится ячейка, расположенная на следующей строке (А2). Пользователь, конечно, имеет возможность вернуться и изменить содержимое первой ячейки.

В ячейке А2 вводим таким же образом фамилию Иванов, в ячейке А3 – Петров, в ячейке А4 – Сидоров. На этом формирование данных в колонке А можно считать законченным.

Переходим к колонке В, для чего делаем активной ячейку В1 и вводим туда заголовок столбца (например, Начислено). В ячейку В2 вводим сумму начисленной заработной платы для Иванова, например, 2000, в ячейку В3 – для Петрова (3000), и ячейку В4 – для Сидорова (5000).

Затем в ячейку С1 вводим заголовок колонки С (Налог) и переходим к ее заполнению. В ячейку С2 нужно ввести формулу для расчета подоходного налога. Вводим формулу =0.13*В2, что означает: в этой ячейке должно быть записано число, равное результату умножения 0.13 на число из ячейки В2. После полного ввода формулы нажмем клавишу <Enter>, в ячейке С2 появится результат вычислений, то есть 260, а в области формул останется текст введенной формулы. Аналогично заполняем ячейки С3, где должна быть формула =0.13*В3, и С4 (=0.13*В4).

Колонка D должна содержать разность начисленной заработной платы и величины подоходного налога. В ячейку D1 вводим заголовок колонки (например, Выдать), а в ячейки D2, D3, D4 – соответствующие формулы. По аналогии с вышеизложенным, они должны иметь вид =В2-С2, =B3-С3, =В4-С4, соответственно.

Если все операции выполнены правильно, то на экране появляется двухмерная таблица, показанная на рисунке 5.2.

Р ис 5.2 - Двумерная таблица.

Для сохранения созданной таблицы выполняем команду

Ø Файл Ø Сохранить как…,

при этом появляется стандартное окно сохранения файла, рассмотренное в предыдущих лабораторных работах.

Созданная таблица может быть названа простой или двухмерной таблицей. Но даже небольшой опыт ее создания позволяет определить минимальный набор знаний, которые дадут возможность начинающему пользователю уверенно работать с EXCEL.

Пользователю, начинающему работать в EXCEL, нужно научиться:

• открывать и закрывать файлы;

• вводить и редактировать данные;

• выполнять форматирование таблиц EXCEL;

• выполнять математические расчеты с помощью формул.