Тема 13. Ділові переговори в системі зв’язків з громадськістю План лекції і семінару
Сутність ділових переговорів. Їх підготовка, місце і роль в економічній діяльності
Розробка концепції та сценарію ділових переговорів
Безпосередня організація і проведення ділових переговорів
1. Сутність ділових переговорів. Їх підготовка, місце і роль в економічній діяльності
Ділові переговори — це складна форма взаємодії з цільовою аудиторією, якою зазвичай виступає новий партнер, котрий, у свою чергу, є організацією, суб’єктом економічної діяльності і для якого фірма — ініціатор ділових переговорів також є цільовою аудиторією. Тобто сторони — учасники ділових переговорів водночас є і організацією, і цільовою аудиторією. Таким чином, ділові переговори — це дво- або багатосторонній переговірний процес, учасники якого мають певні інтереси, здібності й можливості їх реалізувати або самостійно, або разом з іншими суб’єктами економічної діяльності.
А тому ділові переговори потребують усебічного вивчення й аналізу не лише власних інтересів, здібностей і можливостей їх реалізувати, а й важливих характеристик ділових партнерів — учасників переговорів.
Зазвичай у переговорах беруть участь делегації від підприємств, фірм, корпорацій, державних закладів, до складу яких входять спеціалісти різного фаху, рівня підготовки та переговірного досвіду. Це значно ускладнює процес переговорів.
Запорукою ж успішних ділових переговорів є ретельне вивчення спеціалістами зі зв’язків з громадськістю можливого складу делегації, підготовка об’єктивної характеристики не лише фірм-партнерів, а й кожного члена делегації переговірного процесу.
У вітчизняній і зарубіжній науці напрацьовано основні принципи та умови, дотримання яких сприяє раціональній організації та ефективному проведенню ділових переговорів.
У вітчизняній і зарубіжній літературі є багато різноманітних підходів до визначення суті та необхідності ділових переговорів, їх місця і ролі в економічній діяльності як важливого аспекту практичної діяльності керівництва підприємств, фірм, корпорацій та служб зв’язків з громадськістю.
Узагальнивши всі основні підходи до аналізу ділових переговорів, їх можна визначити як організаційну (самоорганізаційну) форму встановлення та юридичної фіксації виробничо-економічних, комерційних зв’язків між зацікавленими у спільній діяльності економічно вільними, самоорганізованими, самокерованими суб’єктами економічної діяльності.
Ділові переговори — це організований процес, у якому чітко визначена мета взаємодії партнерів (учасників переговорів), яка у перспективі реалізується в конкретних умовах, за конкретних обставин, на користь сторін — учасників переговорів.
Процес організації переговорів має розпочинатися з чіткого визначення керівництвом фірми — ініціатора переговорів та її службою зв’язків з громадськістю сутності й актуальності проблеми, розв’язання якої зумовлює необхідність пошуку нових партнерів та взаємодії з ними. Дуже важливо здійснити грамотний порівняльний аналіз ефективності взаємодії з наявними та можливими партнерами.
Рішення про повномасштабний процес ділових переговорів приймається лише після того, коли добре усвідомлена актуальність проблеми, коли виникла об’єктивно обґрунтована необхідність і доцільність пошуку нових партнерів. У разі якщо виникає невпевненість в актуальності проблеми та необхідності пошуку партнерів для її розв’язання, за консультацією доцільно звернутися до висококваліфікованих фахівців з даної проблеми або до консалтингових закладів певного спрямування.
І лише після того, як керівництво і служба зв’язків з громадськістю фірми — ініціатора ділових переговорів обґрунтовано і переконливо довели необхідність ділових переговорів, слід розпочинати їх проведення.
Процес підготовки ділових переговорів розпочинається з пошуку партнерів. На цьому етапі потрібно об’єктивно відповісти на три запитання:
1. Який партнер справді потрібен для розв’язання наявної проблеми?
2. Що є головним критерієм у визначенні партнера (партнерів)?
3. Що можна запропонувати партнерові, чим його зацікавити і що від нього потрібно отримати?
Формулюючи й аналізуючи можливі відповіді на перше запитання, необхідно розуміти, що будь-яке розширення меж вашої самоорганізованої, самокерованої системи потребує немалих коштів і може спричинити появу нових проблем, зокрема проблеми нової системної самоорганізації (на яких засадах фірма взаємодіятиме з новими партнерами, це буде кооператив чи кооперація). Як свідчить практика, встановлення нових зв’язків для будь-якої самоорганізованої системи (фірми, підприємства) обходиться у п’ять разів дорожче, ніж підтримка і реалізація взаємодії зі старими партнерами. Регулювати нові зв’язки, управляти ними значно важче, особливо на першому етапі1.
Даючи відповідь на друге запитання, тобто визначаючи головний критерій вибору партнера, слід пам’ятати, що вимоги до партнерів у випадку, коли передбачається одноразовий (короткостроковий) контакт-взаємодія, коли передбачається встановлення та здійснення довготривалих зв’язків або коли ведеться пошук доступу до високих сучасних технологій, істотно різнитимуться.
Саме це потребує чіткого визначення головного критерію оцінки партнера.
Визначення головного критерію оцінки партнера за всього різноманіття ситуацій доцільно розпочинати з аналізу товарів чи послуг, виготовлення чи надання яких передбачає якнайменші витрати й зусилля і водночас забезпечує високі якісні характеристики та якнайбільшу вигоду. У будь-якій ситуації необхідно розуміти, що ваш партнер керується такими самими критеріями, тому пропонувати йому товари чи послуги потрібно найбільш вигідні.
Плануючи взаємодію з партнерами, необхідно обирати найбільш справедливий обмін товарами та послугами, на синергетичних засадах порівнюючи та узгоджуючи свої надходження і збитки з надходженнями і збитками партнерів. Дуже важливо розуміти, що в ділових переговорах беруть участь рівноправні партнери, зацікавлені у взаємодії.
На жаль, в українському суспільстві по-різному розуміють переговори з державними закладами (підприємствами, організаціями) і самоорганізованими, самокерованими структурами громадянського суспільства. У першому випадку реалізуються відносини влади і підлеглих, тому їх не розуміють діловими. Переговори між самоорганізованими структурами розуміються як спілкування, взаємодія рівноправних партнерів.
Сучасна синергетична методологія (за умови вмілого її застосування) забезпечує рівноправні відносини між «організацією» — державним закладом і «самоорганізацією» — певною структурою громадянського суспільства. Тому сучасні ринкові відносини, розвиток економічної демократії покликані забезпечити рівноправні ділові переговори як між партнерами — самоорганізованими структурами громадянського суспільства, так і між державними закладами та об’єднаннями громадянського суспільства, тобто між державою і громадянином, з глибоким розумінням рівності прав і обов’язків, самовідповідальності.
Ділові переговори — це реалізація ділового спілкування партнерів. Вони вирішують два основних завдання:
вивчення, аналіз, оцінка та організація взаємодії комерційних інтересів;
зміна відносин з метою забезпечення вигоди для сторін, що взаємодіють, тобто здійснення самоуправління комерційною діяльністю ділових партнерів як єдиною самоорганізованою системою.
У процесі вирішення першого завдання реалізуються три функції ділових переговорів:
1) передача та прийом економічної торгово-комерційної інформації;
2) коригування поведінки партнерів;
3) стимулювання особистих емоційних контактів.
Вирішення другого завдання забезпечується реалізацією чотирьох функцій:
1) організація спільної діяльності партнерів;
2) обмін торгово-економічною інформацією;
3) поглиблене вивчення партнерів;
4) розвиток міжособистісних та міжгрупових відносин.
Учасники ділових переговорів повинні знати правила поведінки на переговорах та дотримувати їх у різних ситуаціях, що забезпечує раціональність і ефективність переговорів, подолання труднощів на шляху до взаємовигідних домовленостей.
Усе це можна реалізувати лише за умови, що учасники переговорів усебічно підготовлені й на кожному етапі вирішені всі необхідні завдання.
На першому етапі потрібно визначити коло можливих партнерів. Для цього доцільно вивчити національні та регіональні торгові видання, товарні каталоги, довідники з галузевих виставок та ярмарків, а також зібрати необхідну інформацію від посередників, аналітиків, консалтингових фірм, можливих конкурентів.
Аналіз можливих і бажаних партнерів необхідно здійснювати за головним критерієм і залишати для кінцевого вибору дві-три кандидатури, пам’ятаючи: що престижніша фірма (кооперація), то ефективнішою буде взаємодія з нею у перспективі, але менша вірогідність, що вона погодиться на співпрацю, тому має бути запасний варіант вибору партнера.
На другому етапі, коли партнера вже вибрано, потрібно дати всебічну оцінку його потенційних можливостей та конкурентоспроможності. При цьому слід ураховувати: що досконаліше буде вивчено партнера, то ефективніше пройдуть переговори з ним.
Потрібно знати, справедливо зазначає М. С. Дороніна, що зарубіжні фірми витрачають багато коштів на отримання якнайповнішої інформації про все, що стосується майбутніх партнерів, щоб створити основу для компетентних переговорів2.
І про майбутніх партнерів збирають вони інформацію передусім позитивну, яка характеризує їхні здібності й можливості, силу і слабкість. Ними аналізуються не лише виробничо-економічний аспект партнерів, а й якісні характеристики персоналу, особливості культури поведінки, вони визначають провідних осіб, від яких залежать вироблення, прийняття і реалізація управлінських рішень.
Цей досвід необхідно всебічно вивчити, але, використовуючи його, потрібно враховувати і використовувати кращі риси української психіки і свідомості, такі як висока моральність, толерантність, готовність надати допомогу, взаємодіяти та взаємовідповідати.
Дуже важливо здобути інформацію про характер і особливості поведінки партнерів на переговорах, про їхні методи вироблення і прийняття рішень, про використання ними наукових і законодавчих джерел на переговорах і в практичній діяльності. Усе це забезпечує ефективне прогнозування можливих ситуацій, що виникають у процесі переговорів, дає можливість обрати й підготувати адекватну форму проведення діалогу та досягнення консенсусу й компромісу.
Особливу увагу потрібно приділити збиранню інформації про потреби та інтереси можливих партнерів, їхні здібності та можливості, пам’ятаючи, що вони також вивчатимуть ваші відповідні характеристики, тому виявляйте постійну турботу про власний імідж. На цій стадії підготовки ділових переговорів доцільно отримати інформацію про перших осіб фірми-партнера та про тих фахівців, які безпосередньо впливатимуть на прийняття рішень. Необхідно знати їхні імена та основні характеристики.
Дуже важливо добре вивчити кредитоспроможність фірми, обсяг пропонованих нею товарів і послуг, особливості виробничого процесу, порядок прийняття рішень системного управління, плани розвитку, потребу в технічних консультаціях, становище фірми на ринку, плани капіталовкладення та інші характеристики (схема 46).
Схема 46
Що потрібно знати про можливого партнера (фірму, корпорацію) перед діловими переговорами
Отже, другий етап підготовки до ділових переговорів — це практично необхідні соціологічні та економічні дослідження, які повинна ефективно здійснювати служба зв’язку з громадськістю.
Третій етап підготовки передбачає визначення конкретних бажаних партнерів і пошук контактів з ними, що краще робити через авторитетних посередників, які користуються довірою у визначених вами партнерів і звернення яких до майбутніх партнерів з певними рекомендаціями здатне усунути зайву настороженість, тобто відкриє зелене світло на шляху ефективних переговорів і перспективної взаємодії.
У конкретних умовах підготовки ділових переговорів необхідно точно знати про реєстрацію фірми-партнера. Якщо обраний партнер зареєстрований як зарубіжний, то вашій фірмі необхідно заздалегідь зареєструватися як учасниці зовнішньоекономічної діяльності, опанувати процедуру декларації товарів для транспортування за кордон, процедуру ліцензування експортно-імпортних операцій, страхування контрактів, фінансових операцій тощо.
По завершенню визначеної вище підготовки можна починати ділові переговори, при цьому слід мати на увазі, що ділове спілкування розпочинається не з моменту зустрічі представників чи делегацій партнерів, а зі стадії підготовки до них.
Таким чином, ділові переговори — це органічна форма встановлення та юридичної фіксації виробничо-економічних зв’язків між зацікавленими у спільній діяльності на рівноправній основі економічно вільними, самоорганізованими, самокерованими корпораціями, фірмами, кооперативами тощо. Ділові переговори потребують усебічної підготовки сторін, яка значно підвищує роль служби зв’язків з громадськістю, менеджменту, що займається пошуком нових ділових партнерів.
Основна роль ділових переговорів в економічній діяльності полягає передусім у правильному виборі необхідних партнерів і організації взаємодії з ними. Без цього в ринкових умовах практично неможливе ефективне функціонування виробничих, торговельних, транспортних підприємств і фірм, що надають певні послуги.