Торговой фирмы в условиях перехода к рынку

Руководители вертикальных блоков (экономического, коммерческого, кадрового, хозяйственного) по наиболее общим вопросам и блок центром горизонтальных связей. При такой системе основные координирующие функции будут возложены на блок-центр горизонтальных связей, а директор перестанет выполнять функции преломления горизонтальных связей между структурными подразделениями. Следовательно, директор будет нести ответственность за деятельность фирмы в целом и решать проблемы достижения цели предприятия, отвечать за выполнение плана товарооборота, создавать условия развития внешней и внутренней деятельности системы, включая ее организацию.

Структурные подразделения действующих линейно – функциональных структур управления практически выполняют функции управленческого и исполнительного характера. С созданием горизонтального блока «управления и руководства» с блок-центром горизонтальных связей, в «исполнительном» блоке будут сохранены только функции исполнительного характера, что на наш взгляд, намного повысит оперативность управления на уровне торговых фирм.

Весьма существенным моментом системного анализа организации управления является изучение вопросов уровней управления, связи и соподчиненность определенных звеньев, проявляющийся в вертикальном и горизонтальном разделении организации управления, а также формализации отдельных ее элементов.

Вертикальное разделение определяет высоту организационной структуры управления, представляющей собой число ступеней системы управления. Горизонтальное разделение в свою очередь определяет широту организационной структуры управления, учитывающей число линейных руководителей, или звеньев на единой ступени управления, а также количеством работников, непосредственно подчиненных низшему линейному руководителю.

Вертикальное и горизонтальное разделение имеют свои преимущества и недостатки. Так, любая система с большим числом ступеней управления имеет следующие недостатки: во – первых, увеличивается путь прохождения информации, что приводит к возможному возникновению их искажения; во – вторых, практически отсутствует контакт между высшей и низшей ступенями системы управления. В свою очередь увеличенные широты расстояния управления горизонтального направления уменьшают число ступеней управления.

Следовательно, вертикальное и горизонтальное разделение организации управления взаимосвязанное явление, требующее определения оптимального соотношения числа ступеней и числа подчиненных единому руководителю или подразделению.

В настоящее время существуют различные подходы к решению данной проблемы. Так, одно из мнений по определению числа ступеней управления основывается на «периоде самостоятельного действия», или иначе говоря, на таком разделении времени, которое не будет способствовать росту числа руководителей, ибо смогут действовать без контроля высшего руководителя (теория Jaguese). Другое мнение (сведение Joon Woodwardove) заключается в том, чтобы выяснить колебания числа руководящего состава и низшего звена.

Кроме того, существуют различные подходы математического выражения числа ступеней управления в системе по следующей формуле:

lg Po – lg Hун – lg C + lg Hус

hл =

lg Hус

где hл - число ступеней линейного управления;

Po - общая численность работающих в предприятии;

Hус- норма управляемости для руководителей низшего уровня управления;

С- сменность работы предприятия;

Hус - норма управляемости для руководителей высших уровней.

Число ступеней функционального управления можно представить следующим соотношением: (11)

lg · H + lg Hус

hф =

lg Hус

где H - общая нормативная численность исполнителей по данной функции:

Hус- норма управляемости руководителей функциональных подразделений.

Различные мнения существуют и по поводу определения числа подчиненных единому руководителю. Одни ученые предлагают целый набор факторов, влияющих на число подчиненных единому руководителю: плановость труда, однозначное разделение задач и ответственных, пространственное различение коллектива, качество использования коммуникационных средств, уровень механизации и автоматизации, необходимое количество времени на прямой контакт с подчиненными, качество руководителя и подчиненных, величина организации (4).

Другие ученые предлагают, что число подчиненных единому руководителю тесно связано с числом взаимоотношений между ними.

Еще в 1933 г. Graicunas (5) выделил три вида отношения. На основе этого, он математически определил, что геометрический рост отношений в управлении показывает арифметический рост числа подчиненных:

2п

Р= П ( + П – 1)

2

где P - число единичных отношений

п – число подчиненных

Например, если число подчиненных составляет 5, то число единичных отношений уже 100 и т.д.

Таким образом, исследования показывают, что многие ученые предпринимают попытки определения числа ступеней управления и число подчиненных единому руководителю в отдельности, без их взаимосвязи, оптимального соотношения и соподчиненности.

Нередко ученые предлагают косвенные показатели определения оптимального соотношения числа ступеней управления и числа подчиненных одному руководителю, например, уровень организационной структуры, коэффициент экономичности аппарата управления, оценка надежности организационной структуры, уровень организации системы и др.

Так, если ранг пункта – ri, балл j –го эксперимента по У-му пункту – Sij количество пунктов – m, а количество экспертов – n, то для каждого предлагаемого варианта системы можно получить оценку надежности (HoC) организационной структуры (13).

n c n c

È · È

j = 1 i = 1 ri Sij

НоС =

n m

È ri

i = 1

Чем выше надежность варианта системы, тем предпочтительнее организационная структура данной системы управления.

Определенный интерес вызывает определение коэффициента экономичности аппарата управления по формуле:

Пн Чн

Кэа = · ;

Поф Чф

где Пн - число структурных подразделений, предусмотренных типовой структурой и отвечающих нормативным условиям их формирования (по численности работающих);

Поф- общее фактическое число структурных подразделений;

Чн- нормативная численность работников;

Чф- фактическая численность работников; (при Чф ‹ Чи, их отношение принимается равным единице).

Зарубежный опыт говорит о целесообразности определения нахождения уровня организационной структуры по формуле (12):

Σ THP

Vos = ;

Σ KV¹

где Vos- уровень организационной структуры;

THP- общее количество работников в организации;

K- коэффициент различных структурных подразделений;

V¹- структурные подразделения.

Предлагают показатель определения уровня организации системы, включающей такие основные показатели деятельности торговой организации, как товарооборот, издержки обращения, основные и оборотные фонды, (14).

Ф Ф

У= ( )² ;

Т P

где У – уровень организации системы;

Ф – основные и оборотные фонды, ус.ед.;

Т – годовой товарооборот системы, ус.ед.;

Р – расходы (издержки обращения) системы, ус.ед.

Чем ближе уровень организации к 1, тем лучше организованы сопоставимые системы.

На наш взгляд, для общей оценки оптимального сочетания числа ступеней управления и числа, подчиненных единому руководителю целесообразным считаем определение показателя сложности структуры управления, включающих вышеперечисленные параметры.

С этой целью необходимо найти основные факторы, которые влияют на сложность структуры управления.

Состав факторов, влияющих на величину сложности структуры управления торговой системы, зависит преде всего от ососбенности торговой фирмы.

Однако в данной работе нами рассмотрены факторы, зависящие от основных требований к построению иерархических структур управления в целом. К ним относятся, прежде всего, минимальное количество уровней управления, обеспечение необходимой нормы управления предприятий и руководителей. Существуют и другие факторы, но незначительно влияющие на сложность структуры управления и в данной работе они не рассматривается.

В подтверждение этому можно сказать, что экспертной группой основными факторами, влияющими на сложность структуры управления торговой организации были выделены следующие: а) количество иерархических ступеней структуры управления Ист; б) существующая управляемость предприятий (магазинов и их филиалов) – Нум; в) существующая управляемость руководителей аппарата управления (торга или объединения) – Нур.

Если вышеуказанные факторы представить в виде определенной функции, то можно получить:

1 1 1

Сст = F ( ; ; ) ,

Ист Нум Нур

где Сст – сложность структуры управления.

В данном случае мы предлагаем, что сложность структуры управления торговлей линейно зависит от факторов Ист; Нум; Нур., ибо любой процесс, как известно, можно описать линейным полиномом с достоверной точностью, будто процесс, описываемый кривой линией (кривую линию, разбив на отдельные интервалы, можно описать как совокупность прямых).

В результате этого можно написать уравнение

1 1 1

Сст = К1 · ( ) + К2 · ( ) + К3 · ( )

Ист Нум Нур

где Сст - сложность структуры управления.

К1, К2, К3 - коэффициент весомости вышеуказанных факторов;

Ист, Нум, Нур - количественное значение факторов.

Для определения коэффициентов весомости вышеуказанных факторов экспертной группой¹ были даны соответствующие оценки:

К₁ = 3; К₂ = 5; К₃ = 1

Подставляя данные в формулу, мы можем получить количественное выражение сложности как существующей, так и проектируемой структуры управления.

Расчеты показывают, что сокращение количества иерархических ступеней структуры управления увеличивает показатель ее сложности в количественном выражении.

Следовательно, относительно высокий показатель сложности должен показывать рациональность проектируемой структуры управления, ввиду сокращения ее ступеней.

Однако при проектировании структур управления важно определить не только ее сложность, но и степень организованности структуры.

По нашему мнению, в структурном аспекте может быть использован показатель степени организованности структуры торговой фирмы, впервые вводимой автором в научный оборот. Под этим показателем мы понимаем частное от деления показателей сложности структуры управления торговой системы на показатель уровня организации этой системы.

По данному показателю можно определить степень организованности структуры торговых фирм и сравнить между собой. Сопоставляя показатели степени организованности структуры различных торговых предприятий, возможно выявить рациональность этих систем именно в структурном аспекте.

Небезынтересно отметить, что предлагаемая формула учитывает как прямые, так и косвенные показатели сочетания числа ступеней управления и числа, подчиненных единому руководителю.

В таблице № 6.8. приведены данные расчета степени организованности структуры, показатели уровня организации и сложности структуры управления торговых фирм.

______________

1. Экспертная группа была сформулирована из ведущих специалистов и ученых республики в составе 25 человек, компетентных в данной области.

Эти показатели свидетельствуют, что нами получены стабильные данные по показателям степени организованности структуры и сложности структуры управления.

Как было отмечено выше, относительно высокий показатель сложности показывает рациональность проектируемой структуры управления. Данные таблицы № 6.8. свидетельствуют, что с увеличением показателей сложности структуры соответственно увеличивается показатель степени организованности структуры. Следовательно, увеличение показателя степени организованности структуры также показывает относительную рациональность структуры управления системы.

Так, наименьшую ступень организованности структуры среди продовольственных торговых фирм имеют специализированные. Поэтому они не рекомендуются для дальнейшего развития.

Относительно высокие показатели получены по универсальным продовольственным фирмам, что связано, на наш взгляд, универсализацией розничной торговли продовольственными товарами.

Высокая степень организованности структуры и сложности структуры управления имеют специализированные непродовольствен-ные торговые фирмы.

Самые высокие показатели степени организованности структуры и сложности структуры управления у универсальных торговых фирм. По нашему мнению, они будут основой проектирования объединений на базе головного универсама в средних городах, что еще раз подтверждает об удачном сочетании продовольственных и непродовольственных товаров.

Таким образом, при проектировании различных структур управления в переходной период к рынку необходимо использовать систему показателей, в частности, показатели сложности структуры управления (Сст), степени организованности структуры (S) и уровня организации (У). Отличительной чертой первых двух показателей является то, что они показывают относительную рациональность системы в структурном аспекте. Показатели сложности структуры управления, степени организованности структуры и уровня организации должны быть использованы совместно и только на совместном анализе могут приниматься соответствующие решения о рациональности различных структур управления.

Одним словом можно сказать, что при наших допущених рациональность системы описывается не только параметром У, но Сст