10.1.2. Анализ информационной структуры

Информационная система фирмы играет весьма существенную роль в условиях перехода к рынку. В законодательном плане она определяется в том, что фирма имеет право не представлять информацию, содержащую коммерческую тайну, перечень которой определяется руководителем. В тоже время, за исключением государственной отчетности должностные лица несут установленную законом материальную, административную и уголовную ответственность. В настоящее время значительную долю информационной структуры торговых фирм составляет система документооборота. Поэтому обследование на данном этапе системного анализа заключается в выявлении возможности максимального сокращения документооборота в основных структурных подразделениях системы с целью изучения их функций.

Важность документального анализа состоит в том, что организационная структура управления и документооборот понятия взаимосвязанные и взаимообусловливаемые. В целом организационная структура управления системы ограничивает и направляет потоки документооборота. Она должна способствовать сокращению документооборота и ускорению движения документов. В противном случае организационная структура управления будет перегружена документальной информацией, что приведет к неэффективным действиям системы.

Одновременно при определенных условиях документооборот может определить организационную структуру управления, например, через так называемую «плантационную систему» размещения работников (3), которая проявляется через физическую структуру, а та в свою очередь на структуру организационную.

На данном этапе анализа основной упор необходимо направить на изучение: состава и движения документации в аппарате управления, постановки делопроизводства и форм документов. Для решения этой задачи, как было отмечено, используются следующие графические методы управления: документограммы, оперограммы, функциограммы и др. с различными блочными символами и знаками:

- отделы;

- вертикальные связи;

- горизонтальные связи;

КС – дирекция (канцелярия, секретариат);

Д – директор;

ЗД – зам.директора;

ПО – плановый (маркетинговый) отдел;

БХ – бухгалтерия;

ОРГ – орготдел;

МСБ – машино – счетное бюро;

ТО – торговый (коммерческий) отдел;

Дс – диспетчерская служба;

ООу – отдел организации и управления;

ОК – отдел кадров;

АХО – административно – хозяйственный отдел;

М – магазины.

Изучение входящей и исходящей документации ряда торговых фирм г. Баку показало, что в среднем в течение одного года только входящая документация составляет от 2600 до 3000 ед., а исходящие от 1800 до 2100 ед. Составление документограммы движения входящей и исходящей документации позволило определить не только общий объем документации торговых фирм, но и ее распределение по структурным подразделениям (см. рис.6.2.).

В частности, исследования показали, что значительная часть входной документации поступает в торговые фирмы через канцелярию и после личного просмотра высшего руководителя с последующим направлением их начальникам структурных подразделений и исполнителям. Далее после обработки документации документ обратно следует к руководителю для качественного контроля исполнения и подписи.

Такое положение предусмотрено законодательством рядом суверенных государств. Так, например, собственник имущества осуществляет свои права по управлению фирмой непосредственно, либо через уполномоченные им органы, при этом собственник или уполномоченные им органы могут полностью или частично делегировать эти права высшему органу управления фирмы, предусмотренному его уставом.

Дальнейший анализ показал, что руководитель высшего звена из просмотренных документов самостоятельно принимает решение только не более чем 10% поступивших к нему документов. Следовательно, руководитель фирмы большую часть своего времени тратит на перераспределение документов между структурными подразделениями с целью быть максимально информированным о поступающей информации. Все это приводит к тому, что, во – первых, руководитель фирмы бывает сильно перегружен, во – вторых, время информационного запаздывания документов превышает время их обработки.

Другим существенным недостатком является неравномерная нагрузка информационными потоками отдельных структурных подразделений и исполнителей. Так, разработанная оперограмма времени обработки документов в аппарате управления фирмы (рис.6.3.) показала, что среди структурных подразделений по входящей информации наиболее перегружены торговый и плановый отделы, бухгалтерия, орготдел, а по исходящей информации – торговый отдел и орготдел.

Исследования также показали, что в аппарате управления фирмы частенько одна и та же входная информация рассматривается одновременно в нескольких структурных подразделениях, что говорит

Вход Выход	КС	Д	ЗД	ПО	БХ	ОРГ	ТО	ОК	АХО
В ход выход

Рис. 6.2. Документограмма движения входящих и исходящих документов аппарата управления торговых фирм

о неправильном распределении функций между некоторыми звеньями системы управления. Например, в торговых фирмах республики в среднем 350 документов рассматриваются в плановом и торговом отделах, 110 документов в плановом отделе и бухгалтерии, 450 документов в отделе организации торговли и торговом отделе и др.

Все это приводит к дублированию управленческих работ в структурах торговых фирм и, как следствие, к большим затратам управленческого труда.

Отсюда возникает необходимость в нерегламентированных горизонтальных связях между структурными подразделениями, что приводит к снижению качества принимаемых управленческих решений и затрудняет в выявлении ответственных лиц за исполненное дело и участок работы.

Для более четкого представления содержания функций между отдельными исполнителями, составим функциограмму управления и распределения обязанностей в аппарате управления фирмы (см.рис.6.4.). Функциограмма, основанная на документальных материалах, показывает, что на высшем уровне аппарата управления, т.е. директор и его заместитель участвует в решении почти всех вопросов, в частности, коммерческих, экономических, материально – технических, кадровых и организационных. При этом они, в основном, выполняют следующие функции: принятия решений, утверждения решений, координации, административного распорядительства. Плановый отдел и бухгалтерия, в основном, участвуют в решении экономических вопросов и выполняют следующие функции: обработка документов и информации, функциональное руководство, контроль за исполнением. Торговый отдел и орготдел одновременно выполняют и коммерческие и организационные задачи. Фактически координирующие функции выполняют директор и его заместитель, в других структурных подразделениях они практически отсутствуют.

Таким образом, анализ информационной структуры на уровне торговых фирм показал:

- входная информация (документация) на 30% превышает исходную информацию;

- неравномерность распределения входной и исходной информации между структурными подразделениями торговых фирм;

- значительная перегруженность руководителей высшей ступени управления просмотром и перераспределение входной информации;

	Д	ЗД	ПО	БХ	ОРГ	ТО	ОК	АХО

- перегружен;

- равномерная нагрузка;

- недогружен;

- дублирование;

Рис. 6.3. Оперограмма времени обработки документов