6. Работа с файлом презентации

6.1. Сохранение презентации

После того, как презентация создана, ее необходимо сохранить на диске.

До тех пор, пока презентация не сохранена, она существует только в оперативной памяти и может быть в любой момент утрачена при сбоях, отключении сетевого напряжения и т.д. На такое «неустойчивое» состояние указывает, в частности, имя файла – Презентация1, стоящее в строке заголовка окна, которое PowerPoint присваивает ему по умолчанию. Чтобы сохранить презентацию, следует:

• Нажать кнопку сохранения на панели инструментов Стандартная. При первом сохранении любого документа на экране появится диалоговое окно Сохранить (рис.35), в котором нужно указать, где и под каким именем должна быть сохранена презентация, находящаяся на экране. С этой целью:

• Из открывающегося списка Папка диалогового окна Сохранить выбрать диск, на котором нужно сохранить презентацию. В большом прямоугольном поле диалогового окна появится список папок корневого каталога этого диска.

Рис.35. Диалоговое окно Сохранить

• Дважды щелкнуть мышью на нужной папке. На экране отобразится ее содержимое. Открывать папки до тех пор, пока не откроется та, в которой должен быть сохранен документ. Возможно, будет выведен список файлов, уже хранящихся в ней. С помощью кнопки можно перейти по дереву каталогов на один уровень вверх, а кнопкой создать новую папку.

• Установить флажок Внедрить шрифты TrueType. Это позволит сохранить в файле презентации все использованные в ней шрифты. Если этого не сделать, то при демонстрации презентации на другом компьютере, где нет каких-то шрифтов, они будут отображаться неправильно.

• Щелкнуть мышью на поле ввода Имя файла. В этом поле появится мигающий текстовый курсор.

• Ввести с клавиатуры имя презентации (например, През1). Расширение имени вводить не обязательно. PowerPoint добавит его автоматически.

• Нажать кнопку Сохранить в диалоговом окне Сохранить. Презентация будет сохранена в файле с заданным именем (например, През1.ppt). Имя файла появится в строке заголовка окна PowerPoint.

Если презентация уже сохранялась или была загружена с диска, то после нажатия кнопки она записывается на диск под прежним именем без диалога с пользователем.

Если же необходимо сохранить файл под новым именем, в другой папке или на другом диске, то следует выбрать команду меню Файл│Сохранить как. При этом откроется диалоговое окно Сохранить как, в котором пользователь должен выполнить все действия аналогично действиям при сохранении новой презентации.

После этой операции презентация продолжает оставаться на рабочем поле. Для того чтобы убедиться в том, что файл действительно сохранен на диске, следует сначала его закрыть, т.е. удалить из оперативной памяти.

Закрытие файла – обычная операция, которая выполняется, когда работа с документом закончена, чтобы освободить память и не замедлять работу с другими документами и программами. Для этого:

• Выбрать команду меню Файл│Закрыть. Окно презентации будет закрыто.

Если же презентация не была предварительно сохранена, то PowerPoint предложит ее сохранить.