Тема 1.3 Управленческая информация

1.3.1 Управленческая деятельность, структура управления и обработка информации

1. Информация и управление

2. Офис как элемент системы управления бизнес-процессами

1. Информация и управление

Управление – функция организованных систем, обеспечивающая сохранение их определенной структуры, поддерживающая режимы деятельности, реализацию их программ и целей.

Информация, которая обслуживает процессы производства, распределения, обмена, потребления материальных благ и обеспечивает решение задач организационно-экономического управления хозяйством и его звеньями, называется управленческой.

Когда руководитель подписывает приказ о расформировании своего подразделения, он уже не выступает как управленец, т.к. полностью ликвидируется структура системы.

Система - совокупность связанных между собой и с внешней средой элементов или частей, функционирование которых направлено на получение конкретного полезного результата.

Система управления – система, реализующая функцию управления.

Экономическая информационная система (ЭИС) - совокупность внутренних и внешних потоков прямой и обратной информационной связи экономического объекта, методов, средств, специалистов, участвующих в процессе обработки информации и выработке управленческих решений.

С информационной точки зрения процесс управления, т.е. процесс принятия и реализации управленческих решений состоит из следующих этапов:

1. восприятие информации от источника;

2. преобразование (например, преобразование в табличную форму);

3. передача (например, своему непосредственному руководителю);

4. обработка (например, начисление зарплаты, вычисление суммы удержания);

5. хранение (подшить в нужную папку, сохранить файл в нужной папке);

6. тиражирование (размножение);

7. распространение (определить кому и разослать).

О бобщенная структура информационного технологического процесса принятия решения:

Объект управления – это совокупность бизнес-процессов.

Бизнес-процесс – это организационно-производственный процесс, т.е. логические серии взаимосвязанных действий, которые используют ресурсы предприятия для создания или получения в обозримом будущем полезного для заказчика выхода, такого как продукт или Услуга.

Субъектом управления является, например, заводоуправление.

Современная система управления экономическим объектом – это человеко-машинный комплекс, в основе которого лицо, принимающее решения на основе информации из компьютерных баз данных.

Электронный офис – программно-технический комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления.

Таким образом, не всякое подразделение организации, где пользователи сидят за компьютерами, может быть отнесено к электронному офису – важно, чтобы используемая и подготавливаемая ими информация была "компьютерного происхождения" и предназначалась для выполнения функций управления.

2.Офис как элемент системы управления бизнес-процессами

Существует ряд нормативных толкований понятия «офис». Наиболее распространенными можно считать следующие два.

1. Офис – это учреждение, на входе и выходе которого не материальные изделия, сырье, полуфабрикаты, инструменты, комплектующие, а «бумаги», являющиеся:

• письмом или заключением, фиксирующим решение, принятое должностным лицом или организацией в целом в ответ на запрос к этой организации, в форме документа или визы на другом документе (письмо или заявление частного лица, распоряжение государственного органа и др.);

• договором с некоторым юридическим или физическим лицом (контракт, соглашение, дополнительное соглашение и т.п.);

• распорядительным или учетным документом, выпущенным для фиксации и юридического оформления действий в рамках договора или свободной инициативы (заказ на покупку, счет на оплату, запрос на оказание услуги и др.) и т.п.

2. Офис – это служба типа канцелярии, функция которой – получать и выпускать документы, а также отслеживать их движение. При этом имеется в виду широкое толкование понятия «документ»: любое сообщение, передаваемое друг другу участниками бизнес – процесса.

Понятие офиса имеет материальный (конторское помещение и оборудование) и организационный (формы и структура управления) компоненты. Важной особенностью работы офиса является то, что он не только источник конечных информационных услуг, но и источник решений, регламентирующих поведение людей или распределение материальных ресурсов.

Основываясь на том, что в общем случае офис вырабатывает все – таки не бумаги и не траекторию их перемещения, а их содержание (например, решения, имеющие ценность для клиента), офис целесообразно рассматривать как полноценное информационное предприятие (часто пользующееся правом юридического лица), преобразующее исходную информацию с учетом имеющихся информационных ресурсов в информационные продукты.

Считается, что офисные средства автоматизации могут относиться к одной из двух непересекающихся групп:

• автоматизация рутинных работ с документами, обычных для большинства офисов (office automation). К ним в первую очередь относятся: редактирование (набор, проверка, оформление) и печать документов, контроль их прохождения (маршрутизация, мониторинг), контроль исполнения поручений т.п.;

• методические и программные средства поддержки принятия решений, которые в отличие от средств предыдущей группы являются специфическими для той или иной отрасли или проблемы.

Использование для указанных целей вычислительной техники в офисах началось в 1960-х годах и прошло в своем развитии следующие три этапа: традиционный, производственный, электронный.

Традиционный офис представляет собой сравнительно небольшой сложившийся коллектив лично знающих друг друга людей с достаточно широким кругом обязанностей. Такой офис характеризуют: сравнительно небольшой объем работы, постоянная оценка ситуации, инициатива и быстрая внутриофисная коммуникация.

Производственный офис характеризуется большими объемами однотипной работы, ее строгой формализацией, выделением специализированный функций, подробным распределением труда, централизацией вспомогательной работы и ее организацией по поточному принципу. Соответственно в нем организовано и применение средств вычислительной техники. В этом случае суть автоматизации состоит в формировании и поддержании крупных информационных фондов однородных данных, их систематизации, накоплении, хранении и т.д.

Электронный офис воплощает концепцию всестороннего использования в офисной деятельности средств вычислительной техники и связи при одновременном сохранении и усилении преимуществ традиционных и производственных офисов. Предполагается, что электронный офис позволит практически исключить внутрифирменные потоки бумажных документов и восстановить традиционную форму концентрации деятельности вокруг специалиста или руководителя.

Основные функции электронного офиса следующие: общая обработка документов управления, установление их подлинности (верификация) и оформление; локальное хранение документов; обеспечение сквозного доступа к документам без их дублирования на бумаге; поддержка общения без отрыва от рабочего места; электронная почта; персональная обработка данных; составление, воспроизведение и полиграфическое размножение документов; объединение электронной и вербальной (словесной) коммуникации; обмен информацией между базами данных; ввод данных или форм и ведение персональных баз данных; телефонные и телевизионные совещания; групповой контакт через терминалы.