7. Прикладное по

Прикладные программы могут использоваться  автономно или в составе программных комплексов или пакетов. Прикладное ПО – программы,  непосредственно обеспечивающие выполнение необходимых работ на ПК: редактирование текстовых документов, создание рисунков или картинок, создание электронных таблиц и т.д. Пакеты прикладных программ – это система программ, которые по сфере применения делятся на проблемно – ориентированные, пакеты общего назначения и интегрированные пакеты. Современные интегрированные пакеты содержат до пяти функциональных компонентов: тестовый и табличный процессор, СУБД, графический редактор, телекоммуникационные средства. К прикладному ПО, например, относятся:

 Комплект офисных приложений MS OFFICE

 Бухгалтерские системы

 Финансовые аналитические системы

 Интегрированные пакеты делопроизводства

 CAD – системы (системы автоматизированного проектирования)

 Редакторы HTML или Web – редакторы

 Браузеры – средства просмотра Web - страниц

 Графические редакторы

 Экспертные системы И так далее.

18.Предварительные сведения

При первом открытии MS Word, вы видите на экране чистый документ. Можно сразу же начать вводить текст в этот документ. До тех пор пока файл не сохранен, ваша работа временно находится в оперативной памяти. Для сохранения документа его необходимо записать на жесткий диск, воспользовавшись командой Файл -> Сохранить. При первом сохранении документа вы должны указать в окне диалога "Сохранить как" имя файла, в котором будет храниться ваш документ. В последующих сеансах работы файл можно оставить под тем же именем (Файл -> Сохранить) или под другим именем (Файл -> Сохранить как). Кроме того, для сохранения файла вы можете воспользоваться кнопкой Сохранить  на стандартной панели инструментов или оперативной клавишей Shift+F12.

Набирая текст документа в MS Word, необходимо помнить следующие основные правила:

• Нажимать на клавишу Enter нужно только тогда, когда Вы хотите создать начать новый абзац в тексте или вставить пустую строку. Не нужно использовать эту клавишу в конце каждой строки, слова сами переносятся на новую строку при достижении границы области печати

• Для форматирования текста и придания документу хорошего внешнего вида MS Word имеет очень мощное средство - характеристики и свойства абзаца. Не используйте более 1 пробела подряд - вместо этого используйте: отступы , табулянты . Не ставьте несколько пустых азацев подряд - вместо этого используйте свойства абзацев: положение на странице и интервал перед и после абзаца.

• Для быстрого применения заранее заготовленных характеристик и свойств абзацев применяйте стили , их можно создавать самим или воспользоваться библиотекой стилей

• Для того, чтобы в одном и том же документе можно было установить разные характеристики бумаги, на которой набирается текст, (правильно это назавается "Параметры страницы"), нужно создавать разделы документа. Раздел - это часть документа, для тогорой могут быть установлены собственные (отличные от других разделов) параметры страницы. Новый раздел создается с помощью специального символа "разрыв раздела", он вставляется в документ через меню " Вставка " - " Разрыв... ".

Шаблоны документов.

После запуска MS Word на экране появляется пустой документ под названием Документ 1. Это название указывает на то, что данный документ является первым созданным вами с момента запуска программы. При создании последующих документов Word присваивает им имена с возрастающими номерами: Документ 2, Документ 3 и т.д. Даже в том случае, если вы закроете Документ 1, следующий документ, созданный в текущем сеансе работы, будет назван Документ 2.

При создании нового документа MS Word строит его на основе одного из шаблонов. Шаблоны являются той основой, на основании которой строится новый документ. Шаблон определяет совокупность параметров, на основании которых будет осуществляться форматирование документа. К этим параметрам можно отнести начертание шрифта, величину полей, установки табуляторов и т.д. Кроме того, шаблоны могут содержать следующие элементы:

• Текст (например, верхние и/или нижние колонтитулы)

• Предопределенные стили (заголовки уровней, нормальный, основной текст и т.п.), а также созданные вами пользовательские стили

• Таблицы

• Рамки

• Графические изображения

• Специальные средства (макросы, кнопки и даже панели инструментов) и т.д.

В MS Word существуют шаблоны трех типов:

• Шаблон "Обычный", который предназначен для создания стандартных документов с параметрами, принятыми по умолчанию

• Специальные шаблоны, входящие в комплект поставки MS Word (например, письма, факсы, и т.д.), а также созданные вами разнообразные пользовательские шаблоны

• Шаблоны мастеров, которые в интерактивном режиме проводят вас через все стадии создания документа. Для этой цели используется последовательность окон диалога, с помощью которых на каждом этапе вы указываете конкретные характеристики документа. В качестве примера шаблона этого типа можно привести Мастер создания календаря.

Для создания первого документа воспользуемся шаблоном "Обычный". Этот шаблон полезен в тех случаях, когда вам нужен пустой документ, в который в дальнейшем будет вводиться информация. При этом к документу не предъявляется каких-либо специальных требований по оформлению или форматированию.

Для создания нового документа, основанного на обычном шаблоне, вы можете нажать Ctrl+N на клавиатуре или кнопку Создать  на стандартной панели инструментов. Команда Создать из меню Файл выводит окно диалога " Создание документа ", в котором можно выбрать шаблон для нового документа.

Оно предоставляет в ваше распоряжение все предопределенные и стандартные шаблоны, которые могут быть использованы при создании новых документов. Это окно диалога содержит закладки, на каждой из которых представлена определенная группа шаблонов и мастеров. Вы можете воспользоваться любым из шаблонов, присутствующем в списке шаблонов (входящих в состав поставки MS Word или своим собственным). Помимо обычных шаблонов присутствуют, так называемые, шаблоны-мастера . Мастера шаг за шагом проведут вас через все стадии создания документа. Например, вместе с Мастером писем (или факсов) вы сможете самостоятельно создать деловое письмо. Все, что от вас требуется - это следовать инструкциям, появляющимся в окнах диалога. Кнопки, расположенные в нижней части каждого из окон диалога, позволяют вам перемещаться из текущего окна к следующему или возвратиться к предыдущему.

Сохранение документа

В процессе работы над документом в MS Word ваш документ хранится в памяти компьютера. Эта память называется оперативной (или RAM - random-access memory) и представляет собой место временного хранения программ и документов, используемых в процессе работы с компьютером. Если вы завершите работу с программой и выключите компьютер, содержимое вашей оперативной памяти будет утрачено. В связи с этим вам необходимо место для постоянного хранения ваших программ и документов. Таким местом является долговременная память, в качестве которой используются гибкие диски (дискеты) и жесткие диски (иногда называемые "винчестерами").

К настоящему времени, вы, вероятно, поняли, что документ, с которым вы работаете, надо сохранять часто. Как мы уже говорили, ваш документ во время работы находится в оперативной памяти и не гарантирован от случайностей, одна из которых, бросок питания в электрической сети, в одно мгновение может уничтожить труд нескольких часов, поэтому не забывайте систематически сохраняться. Это не замедлит вашей работы, от которой вам не хотелось бы отвлекаться. Процедура охранения достаточно проста и не займет лишнего времени.

Установите указатель мыши на кнопку панели инструментов с изображением дискеты  и нажмите кнопку мыши. Только тогда ваша работа будет в безопасности, так как она будет записана на жесткий диск.

Таким образом, вы еще и экономите время, что тоже немаловажно. К тому же этот способ удобен еще и тем, что MS Word автоматически присоединяет новый сохраненный фрагмент к уже имеющемуся материалу по умолчанию.

Для сохранения документа, надо дать имя файлу, а также решить в какой папке и на каком диске его поместить. Если надо сохранить результаты работы в виде разных вариантов, можно давать имя файлу, каждый раз несколько изменяя его, например, присваивая ему номер, или дополнять имя буквой алфавита. Таким образом, если есть необходимость, вы всегда можете возвратиться к более ранней версии и сравнить имеющиеся варианты.

При сохранении документа полезно просмотреть итоговую информацию о работе с ним и задать ему специальные свойства. Это можно сделать с помощью окна диалога " Свойства ". Это окно диалога включает информацию, примечания, которые помогут вам облегчить задачу поиска файлов позже. Если вы будете периодически вносить информацию в строки окна диалога "Свойства", то о каждом созданном вами файле будут данные, по которым можно отыскать ваш файл тогда, когда вами создано уже много файлов, а имя или папка и т.д. забыты. Вот тогда, заполненное когда-то вами окно диалога "Свойства" сможет оказать вам неоценимую услугу. Рассмотрим подробнее окно диалога "Свойства".

Вкладки " Общие " и " Статистика " не требуют вашего участия, они заполняются автоматически. Вкладка " Документ " содержит общие сведения , такие как: Тема , Автор, Должность, Организация, Группа, Ключевые слова, Заметки . Эти поля ввода вы должны заполнить сами, причем в каждое из полей следует вводить не более 255 символов.

< Автоматическое сохранение документов

MS Word может автоматически сохранять ваши документы с определенным вами (на закладке Сохранение диалогового окна Параметры ) временным интервалом. При автосохранении ваш документ будет временно сохранен в специально созданном для этого файле и с именем отличным от вашего имени файла. Сохраненные автоматически файлы будут внесены в папку TEMP, и никаких действий с этим файлом вы не сможете произвести. Но в случае, если ваш файл уничтожится по техническим причинам, он сейчас же будет восстановлен, причем на своем месте, в своем каталоге, под прежним именем. Если обошлось без неприятностей, в конце сеанса работы вы все равно должны обязательно сохранить ваш файл, как обычно, используя команду Файл | Сохранить или Файл | Сохранить как. Таким образом использование автосохранения не освобождает вас от сохранения в процессе и в конце работы, зато подстрахует вас от потери информаци

Ввод текста в документ

Текст вводится в том месте документа, где мигает курсор. Документы в Word могут быть созданы путем ввода текста с клавиатуры. Кроме того, создать документ можно методом копирования и вставки текста из других документов. Необходимо отметить, что в создаваемом документе по умолчанию ориентация страницы - книжная, размеры полей страницы: верхнее и нижнее - 2 см, левое - 3 см, правое - 1,5 см. Кроме того, в создаваемом документе по умолчанию символы вводятся в режиме "вставка", а текст вводится в стиле Обычный (Экспресс-стиль), в котором установлены основные параметры форматирования абзаца:

• шрифт - (Calibri - по умолчанию) + Основной текст;

• выравнивание символов - По левому краю;

• междустрочный интервал - Множитель 1,15 ин.;

• интервал После абзаца - 10 пт.;

• запрет висячих строк (режим в котором первая и последняя строка абзаца не отрываются от абзаца при переносе текста на следующую страницу).

При вводе текста с клавиатуры курсор сдвигается вправо. При достижении конца строки продолжайте вводить текст, курсор автоматически переместится на следующую строку. Когда будет завершен ввод текста первого абзаца, необходимо нажать клавишу Enter (Ввод), чтобы перейти к вводу текста следующего абзаца. Затем вводится следующий абзац. При достижении конца страницы продолжайте вводить текст, курсор автоматически переместится на следующую страницу. Таким образом, весь текст документа состоит из абзацев. Заголовки и списки документа - это тоже абзацы. Абзац - это непрерывная часть текста, которая заканчивается нажатием клавиши Enter (Ввод). Если в Word включен режим отображения скрытых символов форматирования, то при нажатии Enter (Ввод) в конце абзаца появится знак абзаца (непечатаемый символ конца абзаца). Знаки абзацев, жесткие пробелы и другие скрытые символы форматирования отображаются при нажатии кнопки "Отобразить все знаки" на вкладке Главная. На рисунке 2.1.3.3 представлен скриншот окна приложения, в котором отображается документ "Мой первый документ" в режиме "Отобразить все знаки". Документ сохранен в формате ".docx".

Рис. 2.1.3.3

Необходимо отметить, что при вводе текста между словами устанавливайте один жесткий пробел. Жесткие пробелы устанавливаются нажатием клавиши Space bar (клавиша пробела - это длинная нижняя клавиша без названия), а мягкие пробелы устанавливаются редактором автоматически при форматировании текста. Кроме того, жесткие пробелы не устанавливайте между словами и знаками препинания, а также между словами и кавычками или скобками. После знака препинания пробел обязателен, но не в конце абзаца. Неразрывный пробел устанавливайте посредством одновременного нажатия трех клавиш Ctrl + Shift + Space bar. Неразрывные пробелы целесообразно применять, например, между инициалами и фамилией в том случае, когда при вводе инициалов и фамилии они оказываются на разных строках. В этом случае применение неразрывных пробелов обеспечит неразрывность инициалов и фамилии, и они будут размещены на одной строке, а не на разных строках. Знак "дефис" в тексте всегда вводится без пробелов клавишей "-". В некоторых случаях в текст вводится "неразрывный дефис" с помощью одновременного нажатия клавиш "Ctrl" + "Shift" + "дефис". Знак "тире" ("длинное тире") выделяется пробелами с двух сторон, а вводится с помощью одновременного нажатия комбинации клавиш "Ctrl" + "Alt" + "серый минус".

Автоматизация ввода и редактирования