13. Информационные процессы в структуре организации
Информационные процессы в структуре организации
Организация должна быть спроектирована таким образом, чтобы для достижения ее общих целей обеспечивалось движение информации по вертикали и по горизонтали. Если структура не соответствует информационным требованиям организации, люди будут либо недополучать необходимые сведения, либо тратить время на переработку информации, не нужной для решения их задач. В обоих случаях эффективность организации снижается
Если вертикальные связи предназначены преимущественно для контроля, то горизонтальные обеспечивают координацию и сотрудничество, что обычно означает уменьшение контроля.
Организации должны решить, будут ли они ориентироваться на традиционные схемы обеспечения эффективности, акцентированные на вертикальной коммуникации и контроле, или воспользуются современной моделью, в которой доминируют горизонтальная коммуникация и координация.
Вертикальные информационные связи
Вертикальные связи используются для координации действий верхнего и нижнего уровней организации и преимущественно предназначаются для контроля. Работники, занимающие нижние уровни организации, в своей деятельности должны руководствоваться целями, задаваемыми сверху, а лица, занимающие руководящие должности, должны получать информацию о деятельности и результатах низового уровня. Для обеспечения вертикальных связей организации могут использовать множество приемов:
иерархические переадресации,
правила, планы
формализованные системы управления информацией
Иерархические переадресации-линейный и штабной персонал
Основным инструментом вертикальной организации служит иерархия, или цепь управляющих связей, показанная вертикальными линиями на рис.
Если возникает проблема, способ решения которой работникам не известен, ее можно переадресовать вышестоящему уровню иерархии. Когда проблема решается, ответ снова спускается на нижележащие уровни. Линии структурной схемы организации соответствуют каналам коммуникации
Правила и планы
В той мере, в которой проблемы и решения повторяются, для работников могут быть выработаны правила или процедуры, дающие возможность не обращаться к менеджеру по каждому поводу.
Правила — это стандартный источник информации, позволяющий работникам действовать координированно, не используя коммуникацию по поводу частных видов деятельности.
Разновидность каналов устойчивой информации для работников представляют собой планы.
Самый широкоиспользуемый план — бюджет. Если бюджет тщательно разработан, низовые сотрудники смогут работать самостоятельно в рамках предоставленных им ресурсов.
Вертикальные системы информации
Вертикальная система информации— это еще одна стратегия, увеличивающая возможности передачи информации по вертикали. Вертикальная система информации включает в себя периодические отчеты, текстовую информацию и компьютерное общение менеджеров. Системы информации делают разнонаправленную коммуникацию в иерархии более продуктивной.
Горизонтальные информационные связи
Решения, способствующие горизонтальной координации и передаче информации. Все они требуют специальных людей.
Информационные системы.
В современных организациях важным инструментом обеспечения горизонтальной связи служат меж -функциональные информационные системы. Компьютерные информационные системы позволяют менеджерам и непосредственным исполнителям постоянно обмениваться информацией о проблемах, возможностях, работе или решениях.
Прямые контакты
Высший уровень горизонтальных связей — прямые контакты между менеджерами или работниками, решающими определенную проблему. Их можно поощрять, создав, например, специальную должность связного .
Связной может работать в определенном подразделении, но отвечать за коммуникацию и координацию с другой структурой. Связные часто координируют работу проектировщиков и производственников, поскольку инженеры должны разрабатывать и тестировать свои изделия с учетом ограничений, налагаемых технологией производства
Рабочие группы-команды
Связные обычно согласовывают работу только двух подразделений. Когда работа требует участия нескольких подразделений, используются более сложные структуры, например, рабочие группы. Рабочая группа — это временное подразделение, составленное из работников всех подразделений, участвующих в решении проблемы. Каждый из членов рабочей группы представляет интересы своего подразделения и знакомит его с информацией, полученной на заседаниях группы.
Рабочие группы служат эффективной формой горизонтальных связей, необходимых для решения временных проблем. Они решают их с помощью прямой горизонтальной координации и уменьшают информационную нагрузку на вертикальную иерархию. Как правило, после решения проблемы рабочие группы распускаются.
Организации используют рабочие группы для решения любых проблем, начиная с подготовки ежегодного пикника и кончая решением сложных задач производства, связанных с большими затратами
Виртуальная команда состоит из членов, рассредоточенных организационно и географически и поддерживающих связь с помощью передовых информационных и коммуникационных технологий. При совместной работе члены виртуальных команд, не прибегая к личным контактам, используют Интернет и единое программное обеспечение
