Макросы как средство автоматизации работы Понятие макроса

Макрос представляет собой записанную комбинацию клавиш, сохраняемую под опреде­ленным именем для многократного использования. Макросы являются эффек­тивным средством автоматизации трудоемких часто повторяющихся рабочих операций.

Создание макроса во многом напоминает запись программы на алгоритмическом языке. Этот процесс может быть представлен как последовательность следующих шагов:

• определение цели, для выполнения которой вы создаете макрос (например, для объ­единения данных, поступающих из отдельных магазинов, в общую электронную таб­лицу);

• определение последовательности команд (нажатий клавиш), обеспечивающую дости­жение поставленной вами цели;

• набор с клавиатуры последовательности команд, причем расположение создаваемого макроса не должно мешать введению в таблицу новых строк или столбцов;

• присвоение имени макросу, созданному в процессе выполнения шага 3.

Раиболее простым способом создания макроса является его за­пись с помощью макрорекордера. При использовании макросов, записанных с помо­щью макрорекордера, выполнение операций происходит не всегда так безупречно, как хотелось бы. Поэтому у пользователя часто возникает потребность отредактировать текст макроса. Существуют команды редактирования макросов, с помощью которых ошибки, до­пущенные при написании макроса, исправляются. Довольно часто нужно проследить вы­полнение макроса шаг за шагом. Для этого используют пошаговый режим макроса (режим отладки).

Создание пользовательских меню

Идея объединения двух и более макросов привела к созданию пользовательских меню. Выбор и запуск выполнения того или иного макроса в зависимости от особенностей конкретного таблично­го процессора могут осуществляться следующим образом:

• специальной клавишной комбинацией с последующим вводом имени макроса;

• указанием вызывающей клавиши отдельно для каждого макроса;

• включением вызова макроса как нового пункта в системное меню;

• добавлением кнопки вызова макроса в панель инструментов;

• контекстным вызовом менеджера макросов мышью.

Электронная таблица для поддержки принятия решений

Покажем роль электронной таблицы как средства поддержки принятия решений, применив анализ получения кредита.

Попытаемся использовать возможности электронной таблицы для решения вопроса о возможности покупки в кредит автомобиля. Допустим, вы хотите знать, "осилите" ли вы ежемесячный платеж за покупаемую машину, величина которого зависит от ее цены, перво­начального платежа и условий предоставления кредита (ссуды). Иными словами, вас инте­ресует:

• можете ли вы позволить себе определенный месячный платеж за машину ?

• что будет, если вы согласитесь на меньший автомобиль и получите скидку от его про­изводителя ?

ш что будет, если вы в следующее лето заработаете некоторую дополнительную сумму для первоначального платежа ?

• что будет, если вы увеличите срок возврата ссуды и получите более низкую процент­ную ставку ?

Ваше решение о выборе и покупке автомобиля зависит от ответов на эти и другие во­просы. На рис. 14.13 анализ данной ситуации проведен при помощи электронной таблицы.

На рис. 14.12 мы видим шаблон (пустую таблицу), имеющий соответствующие назва­ния строк и столбцов, а также формулы без числовых данных. В шаблон дополнительно вводятся следующие числовые данные: цена автомобиля, скидка производителя, первона-

чальный взнос, годовая процентная ставка и время возврата ссуды. После ввода указанных данных электронная таблица автоматически вычисляет значение ежемесячного платежа, ис­пользуя специальную функцию @РМТ.

Функция @PMT(Pv, Rate, Nper) вычисляет сумму периодического платежа, необ­ходимую для погашения ссуды Pv с процентной ставкой Rate за число платежных периодов Nper. При этом значения, которые определяются для Rate, должны коррели-роваться с единицами, используемыми для Nper. Если платежи делаются ежегодно, Nper измеряется в годах. Если платежи производятся ежемесячно, Nper представляет собой число платежных месяцев. Для расчета ежемесячных платежей при использова­нии годовой процентной ставки ее следует разделить на 12. Так, например, в рамках табл. на рис. 14.13 функция @РМТ используется в следующем виде:

@РМТ(14999,.13/12,36).

Заметим, однако, что в электронной таблице аргументы функций могут быть пред­ставлены не самими их значениями, а адресами ячеек, в которых эти значения нахо­дятся:

@РМТ(В5,В6/12,В7*12).

Указанный шаблон позволяет рассмотреть несколько альтернатив и получить пред­ставление о полезности электронных таблиц для принятия решений.

Альтернатива 1, которую мы видим, не кажется нам слишком привлекательной, по­скольку покупка машины по цене 14 999 дол. — это неприемлемая для нас величина ежеме­сячного платежа, превышающего 500 дол.

'Соглашаясь на меньший автомобиль и получая при этом скидку, мы несколько умень­шаем размер ежемесячного платежа, доводя его до 437 дол. (альтернатива 2).

Далее мы видим альтернативу 3 — необходимость получения дополнительного дохода в 3000 дол. для внесения первоначального платежа.

Последняя альтернатива 4 покупки — увеличение срока возврата ссуды до 4 лет с более низкой процентной ставкой, возможно, устроит нас.

Таблица таким образом иллюстрирует, как использовать электронную таблицу для поддержки принятия решений. Пользователь определяет проблему, вводит необходимое ко­личество переменных и затем строит электронную таблицу в нескольких версиях, в каждой из которых варьируется одна или несколько переменных.

Списки в Excel

Данные на рабочем листе можно представлять в виде списка. Список состоит из строк с однотипными данными (например, перечень сотрудников отдела, в котором столбцы имеют соответствующие имена: ФИО, адрес, Сумма к выдаче и т.д.). Такой список данных о сотрудниках называют базой данных. В БД строки называют записями, столбцы - полями.

В списках можно автоматически подсчитывать разнообразные итоги по группам записей - промежуточные итоги, и по всему списку в целом - общий итог. (Например, в списке сотрудников большого предприятия подсчитать сумму денежных средств, необходимую на зарплату сотрудникам по каждому отделу - пром. итог и по всему предприятию - общий итог). Для этого используется команда Данные-Итоги. Подводить итоги можно только по отсортированным спискам.

Excel предоставляет возможность объединять и связывать рабочие листы или файлы электронных таблиц таким образом, чтобы в результате ввода значений в одну таблицу изменялось содержимое другой таблицы, а выполнение вычислений в одном файле приводило бы, например, к выдаче сообщений в другом.

Объединять листы рабочей книги можно с помощью консолидации электронных таблиц, а также созданием сводных таблиц с помощью Мастера сводных таблиц.

Консолидация позволяет объединять данные из нескольких исходных листов в одном итоговом листе. При этом могут быть использованы различные функции: суммирования, расчета среднего значения, подсчета максимального и минимального значений и др. Часто при консолидации создаются связи с исходными данными, при этом консолидированные данные на итоговом листе будут автоматически обновляться при внесении изменений в исходных таблицах (Данные-Консолидация).

Мощный инструмент для обработки больших списков данных - Мастер сводных таблиц. С его помощью можно создать сводную таблицу на основе нескольких исходных таблиц, при этом выбрать поля для будущей таблицы, ее строение, тип вычислений, а также сразу выполнить сортировку, фильтрацию, консолидацию и подвести итоги (Данные - Сводная таблица).

Оформление и подготовка к печати рабочего листа