Билет 1.

1. Придание документам юридической силы.

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов и оформлением на бланке, соответствующем стандарту.  Состав реквизитов, характеризующих конкретный документ, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования. Основным документом, устанавливающим состав реквизитов и требования к их оформлению, является ГОСТ Р 6.30-2003. Необходимо помнить, что различные документы состоят из разного набора реквизитов и при составлении одного документа не нужно использовать все описанные в ГОСТе реквизиты.

2. Номенклатура дел. Виды и задачи.

Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

При составлении номенклатуры следует руководствоваться уставом организации, положениями ее структурных подразделений, штатными расписаниями, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Номенклатура дел организации состоит из разделов. Названиями разделов являются названия структурных подразделений. Разделы номенклатуры располагаются в соответствии с утвержденной структурой (штатным расписанием) организации. В разделы включаются заголовки дел, отражающие все направления деятельности структурных подразделений. Заголовки дел располагаются по значимости.

Виды: Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.

Индивидуальная номенклатура дел составляется сотрудниками службы документационного обеспечения организации с привлечением руководства структурных подразделений.

Задачи: - систематизация документов;

- быстрый и удобный поиск документов;

-номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно.

Билет №2.

1. Формирование и оформление дела для передачи в архив.

Архив – учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и исполнение архивных документов. Архивному хранению подлежат документы, прошедшие экспертизу ценности.

Экспертиза ценности документов – изучение состава и содержания документов на основании критериев, ценности документов в целях определения сроков их хранения и отбора документов на их дальнейшее хранение. Для этого создается экспертная комиссия (зав. канцелярией, вед. архивом и руководитель бухгалтерии 3-5 чел.) При проведении экспертизы документов применяется перечень типовых управленческих документов управленческой деятельности организации с указанием сроков хранения. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации правильность определения сроков хранения дел. Дела постоянного или долговременного (свыше 10 лет) хранения, конфиденциальные, секретные, а также дела по личному составу должны быть полностью оформлены и подготовлены к архивному хранению. Они должны быть обязательно дополнительно оформлены и описаны в унифицированных учетных архивных формах. Оформление дела – это подготовка дела к хранению. Оно включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию), что оформляется приемо-сдаточной накладной.

Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении передаются в архив организации. Их передача производится только по описям дел(архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначен для их учета и раскрытия содержания) путем полистного пересмотра.

В период подготовки дел к передаче в архив ведущим специалистом организации предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Передача дел в архив производится не позднее, чем через 3 года после их завершения в делопроизводстве. При передаче-приеме каждого дела в обоих экземплярах описи дел делается отметка.