3.2.1. Методика и этапы обследования

Методика обследования, то есть способ получения необходимых данных, определяется целями и задачами изучения системы управления предприятием. В настоящее время применяются следующие методы проведения обследования:

1. Процедурно-ориентированный метод – объектом исследования являются процедуры обработки информации.

2. Предметно-ориентированный метод изучает элементы информации на предприятии.

3. Метод анализа по структурным элементам системы управления изучает структуру подразделений и функции, выполняемые ими по управлению производством.

4. Метод анализа выходов изучает зависимость управленческих решений от начальных условий.

5. Метод реакций на воздействие изучает реакцию системы на какие-либо воздействия.

В качестве исходной информации при проведении обследования и выполнении дальнейших этапов служат:

• данные по оргштатной структуре предприятия;

• информация о принятых технологиях деятельности;

• стратегические цели и перспективы развития;

• результаты интервьюирования сотрудников (от руководителей до исполнителей нижнего звена);

• предложения сотрудников по усовершенствованию бизнес-процессов предприятия;

• нормативно-справочная документация;

• данные по имеющимся на предприятии средствам и системам автоматизации;

• опыт системных аналитиков в части наличия типовых решений.

Весь процесс разработки ИС, и в частности, обследование системы управления предприятием, носит существенно итерационный характер, осуществляется практически непрерывно на всех этапах разработки системы и состоит из чередующихся этапов сбора и анализа данных.

На первом этапе уточняется организационная структура элементов системы управления, определяется состав каждого структурного подразделения, взаимосвязь его отдельных элементов и их место в иерархии в системе управления в целом.

На втором этапе обследования, в процессе анализа деятельности аппарата системы управления, определяется функциональная структура действующей системы управления, в частности:

– определяются состав, содержание и взаимосвязи функций управления, реализуемых каждым структурным элементом системы;

– выделяются и формируются задачи обработки данных (основные процессы, комплексы расчетов), выполняемые аппаратом управления в процессе реализации им функций управления;

– определяются взаимосвязь и периодичность выполнения процессов.

На третьем этапе обследования осуществляется анализ протекающих в системе управления информационных процессов, поскольку процесс реализации функций управления по своей сути является информационным процессом.

Потоки данных объединяют в единое целое отдельные структурные подразделения системы управления и обеспечивают функционирование и достижение целей как отдельных подразделений, так и системы управления в целом. Совокупность потоков информации обеспечивает реализацию всех функций управления, основными из которых являются планирование, регулирование, контроль и учет, и связывает их в единую систему.

Важным моментом исследования потоков информации является изучение их распределения во времени, что дает возможность определять максимальную загрузку элементов системы управления и сформулировать требования к проектированию комплекса технических средств ИС.

При исследовании информационных потоков пользуются, как правило, функциональным подходом, в соответствии с которым выделяется комплекс функций управления, реализуемых структурными элементами системы управления в процессе их функционирования, определяются необходимые для реализации функций управления данные.

При управлении предприятиями наиболее распространенным носителем информации является документ, который предназначен для фиксации и передачи данных во времени и пространстве. На тех предприятиях, где степень документирования процессов повседневной деятельности высока, исследование информационных потоков сводится к изучению документооборота. В ряде случаев исследование документооборота является совершенно необходимым средством получения сведений для построения ИС, но все же вспомогательным, так как документооборот нельзя отождествлять с совокупностью потоков информации.

Анализируемые характеристики информационных процессов определяются целями обследования. Как правило, на данном этапе исследуют маршруты движения, взаимосвязь и процедуры формирования документов, вид документов (нормативно-справочный, плановый, отчетный и т.д.), временные параметры их возникновения.

Однако анализ информационных потоков на уровне документов не обеспечивает потребности построения ИС, поскольку решение этой проблемы требует более детального анализа процессов обработки данных.

Детализация изучения потоков данных связана с анализом реквизитного состава документов, системы присутствующих в них экономических показателей, поскольку именно эта система отображает все процессы административно-управленческой деятельности предприятия, а взаимосвязь показателей и процедуры их формирования определяет содержание (семантику) информационных процессов в системе управления предприятием. Следовательно, основное внимание при анализе потоков данных должно быть уделено изучению системы экономических показателей и процедур их формирования.

Анализ информационных потоков на уровне реквизитов и экономических показателей связан с методологическими и техническими трудностями. Методологические проблемы возникают главным образом при идентификации показателей и анализе содержания документов. Трудности технического порядка связаны с большой номенклатурой экономических показателей, зафиксированных в системе документов, циркулирующих в системе управления предприятия. Для решения этих проблем необходимо использовать ЭВМ и специально разработанное для этой цели программное обеспечение.

В результате реализации данной методики вся система управления оказывается “перебранной сверху донизу” – от целей управления через функции управления к задачам управления, их информационному обеспечению и процедурам обработки экономических показателей.