16 Документация: определение и виды.

Документ в широком смысле слова - это материальный предмет, на котором с помощью различных средств и способов зафиксирована информация в целесообразной для восприятия форме; письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственной операции, право их совершения или устанавливает материальную ответственность работников за предоставленные им ценности.

Документация – способ оформления имущества, обязательства и хозяйственных операций бухгалтерского документа. Документированию подлежат все хозяйственные операции в момент их совершения.

Бухгалтерские документы выполняют следующие информационные функции:

• впервые фиксируют данные о факте хозяйственной деятельности и обеспечивают их юридическое подтверждение;

• создают возможность первичного контроля за совершением хозяйственной деятельности за действиями должностных и материально ответственных лиц;

• позволяют передавать данные о хозяйственных фактах, отбирать и группировать их для дальнейшего обобщения в системе бухгалтерского учета;

• обеспечивает хранение данных о хозяйственных фактах.

Документация представляет собой поток информации о финансово-хозяйственной деятельности организации, и поэтому в организациях используется предварительный, текущий и последующий контроль.

Предварительный контроль - это контроль за целесообразностью совершения хозяйственной операции, когда руководящий персонал подписывает документы, содержащие распоряжение на выполнение хозяйственной операции. Текущий контроль производится в процессе совершения хозяйственной операции. Последующий контроль осуществляется при получении документов и их обработке.

Документооборот – путь, который совершает документ от момента его составления до сдачи в архив. График документооборота разрабатывается главным бухгалтером и утверждается руководителем. В графике необходимо предусмотреть:

• наименование отчета, первичного документа,

• время составления,

• лицо, которое составляет, подписывает или ведет запись в документах,

• сроки и ответственный за предоставление документа в бухгалтерию,

• лицо, которое принимает, проверяет, обрабатывает документ и контролирует до сдачи в архив.

Бухгалтерские документы могут классифицироваться по однородным признакам:

1) по назначению

• распорядительные приказы на совершение хозяйственной операции,

• оправдательные (исполнительные) – документы, которые подтверждают факт совершения операции, служат оправданием бухгалтерской записи и свидетельствуют о выдаче денежных средств, расходовании материалов, ценностей и выбытии основных средств,

• бухгалтерское оформление – составляется работниками бухгалтерии в том случае, когда для записи хозяйственной операции других документов нет,

• комбинированный – документ, который одновременно выполняет функции распорядительных, оправдательных и бухгалтерского оформления.

2) по порядку составления

• первичные – документы, которые составляются в момент совершения операции.

• сводные – составляются на основе ранее составленных первичных документов.

3) по содержанию хозяйственной операции

• материальные

• денежные

• расчетные

4) по месту составления

• внутренние

• внешние

5) по способу отражения хозяйственной операции

• разовые

• накопительные

6) по способу составления

• вручную

• машинным способом

Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме в соответствии с Положением о документах и документообороте, утвержденном Минфином СССР от 29 июля 1983г. N 105 (т.I сборника нормативных документов по бухгалтерскому учету):

- наименование документа,

- дата составления документа,

- наименование организации, от лица которой составлялся,

- содержание хозяйственной операции,

- количественное и обязательно суммовое выражение хозяйственной операции,

- наличие подписей.