Вычисления в формах

Вычисления в формах используются:

• при создании вычисляемых полей, т. е. таких элементов управления, значения которых вычисляются на основе значений других элементов управления или встроенных функций;

• для вычисления значения по умолчанию элементов управления формы;

• в выражениях, с помощью которых задаются некоторые свойства элементов управления, например условие на значение, условия для отбора записей в форме и ряд других.

Правила составления выражений в Access мы уже описывали (см. разд. "Использование выражений в запросах"гл. 4). Поэтому здесь мы остановимся в первую очередь на вычисляемых полях формы и опишем, где они нужны и как их создать.

Внимание

Формулы для вычислений в Access записываются с помощью специального синтаксиса, который диктует правила записи формул и в выражениях Access и в процедурах на VBA. Этот синтаксис несколько отличается от принятого в математике, однако во многом на него похож и интуитивно понятен. Описание синтаксиса вычислительных формул приведено в разд. "Выражения в Access"гл. 4.

№42

Основные свойства формы: подпись — позволяет задать название формы, которое будет выводиться в области заголовка; режим по умолчанию — определяет режим открытия формы (простая, ленточная, табличная формы); допустимые режимы — свойство, которое определяет, можно ли с помощью команд меню Вид переходить из режима формы в режим конструктора; свойства полосы прокрутки, область выделения, кнопки перехода, разделительные линии, кнопка оконного меню, размеров окна, кнопка закрытия, кнопка контекстной справки, тип границы — определяют, будут ли выводиться эти элементы в окно формы; свойства разрешить добавления, разрещить удаления, разрешить изменения — определяют, можно ли пользователю редактировать данные через форму. Эти свойства могут принимать значения Да/Нет; ввод данных — определяет режим открытия формы и принимает значения Да/Нет. Режим Да — открытие формы только для добавления новых записей. Режим Нет — просмотр существующих записей и добавление новых; блокировка записей — определяет способы блокировки записей в режиме многопользовательской работы с базой данных.

Чтобы добавить новую запись в таблицу с помощью формы:

1. Откройте форму. Перейдите в режим Формы, если форма была открыта в другом режиме. Для этого нажмите кнопку Вид (View) панели инструментов текущего режима и выберите из списка режимов элемент Режим формы (Form View). В текстовых полях формы появятся значения полей первой записи таблицы или запроса, являющегося источником данных формы. Access помещает точку вставки в первое поле формы.

Замечание

Редактирование полей для формы разрешено в тех же случаях, что и для таблицы или запроса, являющегося источником данных формы, т. е. до тех пор, пока это не будет запрещено в свойстве формы Разрешить изменение (Allow Edits).

2. Перейдите к пустой записи, предназначенной для ввода новых данных. Для этого нажмите кнопку Новая запись (New Record) на панели инструментов Режим формы (Form View) либо маленькую кнопку Новая запись (New Record), расположенную в нижней части окна формы.

Замечание

Чтобы отменить создание новой записи после нажатия кнопки Новая запись на панели инструментов, просто нажмите кнопку перехода к предыдущей записи.

3. При переходе на новую запись все текстовые поля и другие элементы управления в форме станут пустыми, кроме тех, значение которых определено по умолчанию. Access помещает точку вставки в первое поле формы. Для перемещения точки вставки к следующему полю нажмите клавишу <Enter> или клавишу <Таb>. Чтобы вернуться к предыдущему полю, нажмите комбинацию клавиш <-Shift>+<Tab> или используйте клавиши управления курсором для перемещения между полями. Можно, конечно, переходить от поля к полю с помощью одинарного щелчка левой кнопкой по нужному элементу управления.

4. В поля формы введите требуемые значения, используя стандартные методы редактирования. В текстовые поля введите нужные значения, а в раскрывающихся списках или полях со списками с помощью мыши выберите необходимые элементы, так же как это делается в стандартных диалоговых окнах Windows.

5. После завершения ввода данных Access сохранит их в памяти, но не добавит новую запись в таблицу. Для добавления записи в таблицу нажмите комбинацию клавиш <Shift>+<Enter> или выберите команду Записи, Сохранить запись (Records, Save Record).

6. Для добавления нескольких записей повторите шаги с 2 по 5.