- •Глава 10. Система управления базами данных access 2007
- •10.1 Компоненты экономических информационных систем. Классификация и основные свойства единиц информации
- •10.2 Понятие предметной области
- •10.3 Понятия о базах данных и системах управления ими. Классификация баз данных
- •10.4 Модель данных. Основные виды моделей. Сравнение моделей данных
- •10.5 Функциональные зависимости и ключи.
- •10.6 Понятие нормализации отношений. Нормальные формы
- •10.7 Реляционная база данных и ее особенности. Виды связей между реляционными таблицами
- •10.8 Таблицы и их структура. Типы полей и их свойства. Контроль вводимых данных
- •10.9 Операции над таблицами. Фильтрация данных. Установление связей между таблицами. Обеспечение целостности данных
- •10.10 Запросы к базе данных и их использование. Виды запросов. Технология создания
- •10.11 Запросы к базе данных с использованием языка sql. Извлечение данных. Функции агрегирования
- •10.12 Запросы к базе данных с использованием языка sql. Извлечение данных из нескольких таблиц. Соединения таблиц
- •10.13 Запросы к базе данных с использованием языка sql. Qsl-запросы на изменение. Подчиненный запрос
- •10.14 Формы, их виды. Структура формы. Свойства формы. Технология создания форм. Элементы управления и их использование в формах
- •10.15 Отчеты, их назначение и использование. Виды отчетов. Структура отчета. Технология создания
- •10.17 Макросы и их конструирование
10.9 Операции над таблицами. Фильтрация данных. Установление связей между таблицами. Обеспечение целостности данных
Access позволяет производить редактирование полей и записей таблицы. Переименование, добавление, удаление полей возможны как в режиме Конструктора, так и режиме Таблицы. Ввод данных в таблицу и их редактирование ведется в режиме Таблицы. Существуют три операции с записями: добавление, удаление, изменение.
Данные, хранящиеся в таблицах базы данных, должны иметь простые и доступные средства поиска нужной информации. Для этого Access предлагает такие средства, как сортировка, фильтрация и поиск данных.
Для сортировки и фильтрации записей в таблице предназначена группа команд Сортировка и фильтр, которая находится на вкладке ГЛАВНАЯ (рис.10.5).
Рис. 10.5. Группа Сортировка и фильтр вкладка ГЛАВНАЯ.
Сортировка используется для удобства нахождения данных. По умолчанию, когда таблица открывается в режиме Таблицы, она упорядочена по значению ключевого поля. Сортировку записей можно производить как по одному, так и по нескольким полям. Для этого используют пиктограммы, расположенные в левой части группы команд Сортировка и фильтр, которые обеспечивают задание стандартных типов сортировки – по возрастанию, по убыванию, очистить все сортировки.
Поиск и замена данных предусмотрена в режиме Таблицы. Она дает возможность поиска и замены данных по образцу либо в контекстном меню, либо во всей таблице. Для этого используется пиктограмма Найти группы Найти вкладки ГЛАВНАЯ (рис.10.6). Появиться диалоговое окно Поиск и Замена, которое имеет две соответствующие вкладки для поиска и замены данных. Затем нужно ввести в поля соответствующие значения и выполнить указанные действия.
Рис. 10.6. Группа Найти вкладки ГЛАВНАЯ.
Фильтрация – это способ быстрого отбора записей в режиме таблицы в соответствии с заданным критерием. Произвести отбор записей можно с помощью следующих команд:
Простой фильтр – используют для отбора записей нескольких полей. Для выполнения данного фильтра используется пиктограмма Фильтр группы Сортировка и фильтр вкладки ГЛАВНАЯ при выполнении которой, на экране откроется меню для выбора условий фильтра для числовых и текстовых полей (рис. 10.7);
Фильтр по выделению – самый простой вид фильтра, который позволяет найти все записи таблицы, содержащие определенной значение в выбранном поле. Для выполнения данного фильтра используется команда Выделение - группы Сортировка и фильтр вкладки ГЛАВНАЯ;
Расширенный фильтр – используется для создания сложных фильтров, так как позволяет сформировать критерий отбора в окне команды Расширенный фильтр, связывая условия отбора операциями логических функций И и ИЛИ. Для выполнения данного фильтра используется команда Дополнительно - Расширенный фильтр группы Сортировка и фильтр вкладки ГЛАВНАЯ (рис. 10.8).
Рис. 10.7. Использование простого фильтра.
Рис. 10.8. Команда Дополнительно - Расширенный фильтр группы Сортировка и фильтр вкладки ГЛАВНАЯ.
Для того, чтобы удобно было работать со всеми данными, хранящимися в реляционных таблицах, между ними должны быть установлены связи. Существуют следующие правила для установления связей между таблицами:
таблицы должны содержать поля с одинаковыми записями;
типы данных, длины полей, а главное – значения обязательно должны совпадать.
Связи между таблицами устанавливаются на Схеме Данных. Вызвать которую можно при помощи пиктограммы Схема данных группы Показать и скрыть контекстной вкладки Режим таблицы (рис 10.9).
Рис. 10.9. Группа Показать и скрыть контекстной вкладки РЕЖИМ ТАБЛИЦЫ.
Схема Данных строится в соответствии с информационно – логической моделью данных. При построении схемы данных Access автоматически выбирает тип связи по выбранному полю таблиц.
Одна из связанных таблиц является главной (базовой), вторая – подчиненной. Access позволяет установить связи следующих типов:
связь один – к – одному, при которой одной записи из главной таблицы соответствует одна запись из подчиненной таблицы.
связь один – ко – многим, при которой одной записи из главной таблицы соответствует несколько записей из подчиненной таблицы.
Команды, позволяющие создать связи между таблицами и управлять этими связями, находятся в группе Связи вкладки КОНСТРУКТОР.
Пиктограмма Отобразить таблицу группы Связи, позволяет добавить таблицу в окно Схема данных в диалоговом окне Добавление таблицы, щелкнув по кнопке Добавить.
В окне Схема данных для установки связи между таблицами следует перетащить поле, по которому устанавливается связь, из базовой таблицы в поле подчиненной. В появившемся диалоговом окне Изменение связей можно задать параметры для устанавливаемой связи:
обеспечение целостности связи;
каскадное обновление полей;
каскадное удаление связанных полей.
Целостность данных означает систему правил, которые используются для поддержания связей между записями в связанных таблицах, а также обеспечивают защиту связанных данных от случайного удаления или изменения.
Управлять связями между таблицами позволяют команды, находящиеся в группе команд Сервис- Изменение связей, Очистить макет, Отчет по схеме данных.