Мал. 1. Основні функції менеджменту

Кожна функція управління повинна мати чітко визначений зміст, розроблений процес, певну структуру.

Зміст функції відповідає на запитання, які дії здійснюються в межах цієї функції.

Процес реалізації функції відповідає на запитання, якою є логічна послідовність дій в межах функції, що і за чим повинно слідувати.

Структура функції відповідає на запитання як або яким чином формально пов’язані між собою дії, які складають цю функцію.

2.

Планування – це основна функція менеджменту, від якої залежать всі інші. Менеджер, який займається плануванням визначає цілі організації і найкращі способи їх досягнення. Він аналізує бюджети, інформацію про стан галузі і економіки в цілому, ресурси, що є в організації і ресурси які вона в змозі отримати.

Планування – це спосіб за допомогою якого керівництво забезпечує єдиний напрямок зусиль всіх членів організаціях для досягнення загальної цілі.

Призначення планування – як функції менеджменту полягає в бажанні завчасно врахувати всі внутрішні і зовнішні фактори, які забезпечують сприятливі умови для нормального функціонування і розвитку підприємства;

Планування передбачає – розробку комплексу заходів, які визначають послідовність досягнення конкретних цілей з урахуванням можливостей найбільш ефективного використання ресурсів кожним виробничим підрозділом або всім підприємством

Всі менеджери в організації, незалежно від їх посади, навіть в найменших організаціях виконують функцію планування.

Формальним відображенням функції менеджменту планування є відповідно оформлений документ – план. План – це документ, який охоплює весь комплекс виробничої, господарської і фінансової діяльності за встановлений період, після закінчення якого починає діяти план наступного періоду. Плани складаються на різні періоди часу. Короткотермінові плани перекриваються довготерміновими. Залежно від змісту, цілей і завдань виділяють форми планування (Табл. 2) і відповідно до них види і типи планів (табл. 3).

Таблиця 2

Форми планування

Форми планування	Характеристика
Стратегічне	Мета – дати комплексне наукове обґрунтування проблем з якими може зіткнутись підприємство в майбутньому і на цій підставі розробити показники розвитку на плановий період 3-5 років
Середньострокове	Охоплює період до 3 років, як найбільш відповідний періоду поновлення виробничого апарату і асортименту продукції. Здійснюється в межах стратегічних планів як по підприємству в цілому так і в виробничих підрозділах
Поточне	Здійснюється шляхом детальної розробки, в межах одного року оперативних планів для підприємства в цілому і його структурних підрозділів. Основними ланками поточних планів є календарні плани на місяць, квартал, півроку

Таблиця 3

Види планів

Види плану	Планові показники
Маркетинговий	Обсяг реалізації, частка ринку та її зміна, ціни та їх динаміка, витрати на рекламу, рівень конкурентоспроможності
Виробничий	Обсяг продукції, собівартість, витрати на виробництво, ефективність, рівень використання виробничих потужностей, рівень якості продукції
Фінансовий	Прибуток, рентабельність, структура капіталу, обігові кошти, кредити, платоспроможність
По персоналу	Чисельність і структура персоналу, ФОП, рівень кваліфікації працівників
Науково-дослідних та проектно-конструкторських робіт	Рівень НТР, витрати на оновлення, строк окупаємості

Незалежно від форми, виду і типу плану загальний процес планування можна представити у вигляді такої послідовності (Мал. 2).

Мал. 2. Процес планування в організації

Ціль – це кінцевий результат планування, на досягнення якого направлена діяльність організації.

Ув’язка цілей – співставлення і ув’язка цілей різних рівнів і ланок.

Загальний прогноз – аналіз передбачень розвитку середовища і зведення до мінімуму елементів випадковості.

Розподіл ресурсів – аналіз ресурсів, які є в наявності і тих, що потрібно залучити: матеріальних, трудових, фінансових.

Аналіз альтернатив – аналіз можливостей і способів досягнення цілі, вибір одного варіанту з багатьох.

Політика – це загальні орієнтири, сформульовані в доступному виді, щоб вилучити можливість невірного трактування плану і дезорієнтації.

Правила – це точні вказівки для конкретних виконавців.

Процедури – опис дій, які слід виконувати в певних ситуаціях (н-д: як поводити себе з клієнтами чи конкурентами).

Бюджет – це метод розподілення ресурсів, виражений в грошових одиницях.

Встановлення графіку часу – це визначення поетапності за якого в кінці певного відрізку часу повинні бути закінчені конкретні частини проекту.

Прийняття рішення – формальне затвердження плану і доведення його до виконавців.

3.

Що таке організація? Цей термін застосовується досить широко. В менеджменті він використовується в двох значеннях.

В широкому розумінні – це функціонально-цільова спільнота людей з притаманною їй соціальною структурою, каналами комунікації, орієнтацією, координацією, управлінням і контролем, яка формується на основі розподілу праці, спеціалізації функцій і ієрархічної системи взаємодії між індивідами, групами і структурними підрозділами для задоволення соціальних потреб індивідів і суспільства.

У вузькому розумінні – це процес визначення найбільш суттєвих зв’язків серед людей, завдань і видів діяльності з метою інтеграції і координації організаційних ресурсів для ефективного виконання поставлених цілей. В менеджменті до цього слова додається слово "функція", і тоді організація розглядається як одна з функцій управління підприємством.

Для чого менеджерам необхідна функція організації і сама організація?

1. Процес організації підвищує ефективність і якість роботи. Група людей може зробити набагато більше ніж одна людина;

2. Взаємостосунки людей будуть ефективними, коли вони розуміють свої специфічні обов’язки, коли вони знають перед ким і за що необхідно звітувати;

3. Полегшення комунікацій. З’являється можливість спілкуватись і передавати інформацію.

Будь-яка організація як відкрита система, незалежно від виду діяльності має певні загальні характеристики, які притаманні всім видам організації, а саме:

• наявність внутрішнього середовища і залежність від зовнішнього середовища;

• всередині організації існує горизонтальний (по ділянкам) і вертикальний (по рівням влади і відповідальності) розподіл праці;

• департаментизація, тобто можливість об’єднання різних видів діяльності в логічні робочі одиниці, створення відділів, груп і поєднання їх в організаційну структуру;

• координація і необхідність управління організацією, тобто розподіл влади, створення ланцюга команд, делегування повноважень і відповідальності.

Таким чином, більш повним визначенням поняття організації як функції менеджменту – це процес створення структури підприємства, шляхом визначення видів діяльності, необхідних для досягнення цілей підприємства, їх групування і закріплення за певними управляючими, та встановлення між ними інформаційних зв’язків по горизонталям і вертикалям організаційної структури.

Таким чином, існує два аспекти організаційного процесу:

• розподіл організації на підрозділи відповідно до цілей і стратегій;

• встановлення взаємостосунків повноважень, які пов’язують рівні управління між собою і забезпечують можливість розподілу і координації завдань.

Засобом за допомогою якого керівництво встановлює взаємостосунки між рівнями повноважень є делегування.

Делегування – це процес передачі завдань і повноважень особі, яка приймає на себе відповідальність за їх виконання.

Повноваження – право використовувати ресурси організації і спрямовувати зусилля деяких її співробітників на виконання певних завдань. Повноваження делегуються посаді а не індивіду. Межи повноважень визначаються правилами, процедурами, посадовими обов’язками як в письмовому так і в усному вигляді.

Відповідальність – зобов’язання виконувати поставлені завдання і звітувати за їх результати. відповідальність делегується тільки разом з повноваженнями і її обсяг залежить від обсягу повноважень.

Організаційна структура управління – це впорядкована сукупність взаємопов’язаних елементів, які знаходяться між собою у стійких взаємостосунках, що забезпечують їх функціонування і розвиток як єдиного цілого.

Елементами структури можуть бути як окремі працівники, служби так і окремі ланки апарату управління, а взаємозв’язки між ними підтримуються через горизонтальні і вертикальні зв’язки, які носять лінійний і функціональний характер. Вона повинна відображувати функціональний розподіл праці і обсяг повноважень працівників управління які визначаються політикою, процедурами, правилами, посадовими інструкціями.

В організації існує 4 типи зв’язків між роботами (Мал. 3): послідовна, складова, пов’язана і групова.

Складова – кожен підрозділ є відносно автономним і дає свій внесок.

Послідовна – один підрозділ поки не закінчено роботу не передає її іншому підрозділу.

Пов’язана – кінцевий результат роботи одного підрозділу є початком в роботі іншого.

Групова – найскладніша. Роботи виконуються спільно працівниками, залученими до відділу (комплексні бригади і т.ін.)

Мал. 3. Типи зв’язків між роботами

4.

“І одна людина може привести коня до водопою, але й тисяча чоловік не зможе примусити його напитися”.

Ця поговірка безпосередньо стосується мотивації, того, що багато речей можна зробити тільки тоді, коли людина хоче їх зробити.

Людина розпочинає роботу тільки для того, щоб задовольнити свої потреби. Це аксіома. Людина починає діяти тільки за наявності у неї мотивів.

Мотивація трудової діяльності ґрунтується на стимулюванні бажання людини задовольнити свої потреби.

Існує така легенда. Йшов перехожий і побачив трьох каменярів. Він спитав у них :”Для чого ви працюєте ?”. Перший відповів: ”Щоб мати їжу”. Другий сказав :”Щоб обтесати каміння для он тієї стіни”. Третій зазначив: ”Щоб побудувати цей прекрасний храм”.

Що ж це було? Що це означає? Це означає, що кожною з цих людей рухала певна сила, яка примушувала їх виконувати відповідні дії.

Сукупність таких рушійних сил і є мотивацією людини до діяльності. Мотивація, в організаційному контексті – це процес, за допомогою якого менеджер спонукає інших людей працювати для досягнення організаційних цілей, тим самим задовольняючи їх власні потреби. Навіть якщо створюється враження, що службовці працюють тільки заради досягнення загальних цілей організації, все рівно вони поводяться так тому, що впевненні, що це найкращій спосіб досягти власних цілей.

Іноді мотивацію визначають як спосіб примусити людей робити те, чого ви бажаєте. Але це визначення є не достатнім і не цілком вірним. І крім того, страх перед керівництвом або страх втратити роботу, це безумовно мотив, що спонукає, але набагато менш ефективний ніж посилення у працівників почуття самостійності і здатності до творчості.

Шлях до ефективного управління людиною проходить через розуміння його мотивації. Тільки знаючи, що рухає людиною, що спонукає її до діяльності, які мотиви покладено в основу її дій можна спробувати розробити ефективну систему форм і методів управління людиною. Отже, краще визначати мотивацію як створення у працівників стимулів до праці з повною віддачею.

Розумний керівник рахується з індивідуальними потребами працівників і вміє запевнити їх в тому, що ці потреби можуть бути задоволені в межах цієї організації. Раніше менеджери думали, що продуктивність праці визначається тільки об’єктивними умовами роботи, такими як ресурси, організаційні структури, цілі і т. ін. На сьогоднішній день управлінці усвідомлюють, що суб’єктивні умови також суттєво впливають на результативність діяльності організації. Це – справедливість (тобто просунення по службі, яке ґрунтується на заслугах), визначеність (тобто чітко сформульовані цілі), визнання заслуг (тобто працівники повинні бути впевнені в тому, що вони представляють певну цінність для організації), зворотній зв’язок (тобто працівники повинні відчувати, що вони не є байдужими для керівництва), залучення (тобто працівники повинні знати, що вони вносять свій внесок в досягнення цілей організації).

Таким чином, беручи до уваги все вище означене, можна дати більш деталізоване визначення мотивації. Мотивація – це сукупність внутрішніх і зовнішніх рушійних сил, які спонукають людину до діяльності, задають її межі та форми і спрямовують на досягнення поставлених цілей.

П ерш ніж розглядати питання мотиваційного процесу необхідно з’ясувати зміст деяких основних понять, які будуть використовуватись в подальшому і їх взаємозв’язок (Мал. 4).