5. Обов'язкові реквізити
Назва організації; Назва виду документа; Дата документа; Реєстраційний індекс документа; Текст документа; Підпис.
Якщо у документі відсутній або неправильно оформлений один із цих реквізитів, документ втрачає чинність, не має юридичної сили.
6. Сукупність розміщених у певній послідовності реквізитів документа називається формуляром.
Формуляр документа повинен мати всі необхідні для оперативної роботи реквізити. Закріплення за ними постійних місць дозволяє стандартизувати документи, робить їх зручними для зорового сприймання та роботи з ними.
Типові формуляри є базою для проектування бланків окремих документів.
7. Способи розташування реквізитів
-
кутовий;
-
та поздовжній.
-
Постійні реквізити розташовують вздовж верхньої частини аркуша. Увага! 2. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім тексту) — 28 знаків (73 мм).
8. Юридична сила - Це властивість офіційного документа, що повідомляється йому чинним законодавством, компетенцією який видав органу і встановленим порядком оформлення. Відсутність необхідних реквізитів або неправильне їх оформлення може привести до того, що документ не матиме юридичної сили(Наприклад, немає підпису або дати). Якщо ж в ньому не буде заголовка до тексту або позначки про виконавця, то це призведе лише до певних труднощів вроботі з документом, але не вплине на його юридичне значення.
9. Основні способи засвідчення документа - підписування, прикладання печатки, затвердження. Воно надає документу юридичної сили, підтверджує відповідальність певної особи за його зміст.
11. Гриф затвердження - особливий спосіб введення документа в дію. Він проставляється на деяких видах актів, договорів, інструкціях та інших документах. Документ затверджується посадовою особою (посадовими особами) або спеціально видаваним документом.