Тема: Організація як система і як процес

1. Сутність системного підходу до організації

В основі теорії організація лежить теорія систем так як термін «організація» в одному зі своїх лексичних значень означає упорядковану і організовану систему.

Система – це ціле, створене із частин та елементів для ціле напрямленої діяльності; це сукупність взаємопов’язаних, взаємодіючих елементів.

Ознаки організації як системи:

• множина складових її елементів (підсистем);

• наявність головної цілі для всіх підсистем;

• наявність зв’язку між елементами;

• цілісність і єдність підсистем;

• наявність структури і ієрархії в організації;

• відносна самостійність підсистем;

• наявність управління елементами системи (організаціями).

Кожна організація повинна мати всі ознаки системи, відсутність хоча б одного з них призведе до ліквідації організації. Таким чином системний характер організації – це необхідна умова її діяльності.

Організація в теорії трактується як досягнення структурованості, внутрішньої упорядкованості, збалансованої взаємодії відносно самостійних частин в системному суб’єкті.

Система може містити велику кількість елементів і її доцільно розділити на підсистеми. (рис.)

Підсистема – це набір елементів, які являють собою автономну всередині системи сферу, наприклад, економічна, організаційна, правова підсистема.

Великі підсистеми як правило, називають системами.

Сучасна наука прагне представити організацію як систему, яка складається з взаємопов’язаних частин і змінних, і розглядає її як соціальну систему, яка входить в склад більш широкої системи суспільства.

Рис. Структура системи

Організація як соціальна система має наступні відмінні риси:

1. Організація – цільова система. Вона створена для досягнення визначених цілей.

2. Члени організації являють собою спільноту людей, об’єднаних для досягнення спільної цілі.

3. Організації властива ієрархічність, яку можна представити у вигляді піраміди з єдиним центром. Організація – ієрархічно побудована система.

Таким чином, організація представляє собою систему, у якій люди об’єднуються у спільноту для досягнення цілей. Отже, поняття «організація» і «система» дуже близькі. Пояснюється це тим, що організаціє є частковим випадком системи. Люди об’єднуються для того, щоб своєю діяльністю задовольнити потребу окремої особи, колективу чи суспільства.

Класифікація систем і їх властивості.

Існує декілька класифікацій систем, але основною є групування в трьох підсистемах:

1. Технічна підсистема включає будь-які працездатні вироби, які мають інструкції до використання. Це технічні пристрої (машини, прибори) або технологічні процеси, засновані на використанні технічних засобів. Відповідно, процес прийняття рішень наперед є передбаченим.

2. Біологічна система включає флору і фауну, в тому числі відносно замкнуті біологічні підсистеми. Це організми людей, тварин. Еволюційні процеси відбуваються повільніше, чим в технічних підсистемах, що і є причиною обмеженості набору рішень. Процес прийняття рішень найчастіше носить непередбачуваних характер.

3. Соціальна суспільна система характеризується наявності людини в сукупності взаємопов’язаних елементів. Ця система поєднує людей і володіє найбільшою різноманітністю функціонування. Набір рішень також в значній мірі відрізняється, що обумовлено швидкістю зміни свідомості людини. В соціальній системі немає видатних загальновизнаних лідерів.

Соціальна система може включати біологічну і технічну підсистему, а біологічна – технічну. Соціальні, біологічні і технічні системи можуть бути: штучними і природничими, відкритими і закритими, повністю і частково передбачуваними (детерміновані і стохастичні), жорсткі і м’які.

Розглянемо дану класифікацію систем на прикладі соціальної системи.

Штучні системи створюються за бажанням людини або якого-небудь суспільства для реалізації запланованих програм чи цілей, наприклад, сім’я, конструкторське бюро, студентський профком;

Природничі системи – створюються природою або суспільством, наприклад система світобудови, циклічна система землекористування, стратегія стійкого розвитку світової економіки;

Відкриті системи характеризуються широким набором зв’язків із зовнішнім середовищем і сильною залежністю від нього, наприклад, комерційні підприємства, засоби масової інформації, органи місцевого самоврядування.

Закриті системи характеризуються внутрішніми зв’язками і створюються людьми або організаціями для задоволення потреб та інтересів переважно всього персоналу чи засновників, наприклад, профсоюзи, політичні партії.

Рис. Класифікація систем

Повністю передбачувані системи функціонують за наперед заданими правилами, з наперед визначеним результатом, наприклад, система навчання студентів в університеті.

Частково передбачувані системи характеризуються тим, що вихідні взаємодії можуть відрізнятися від очікуваних, а результати діяльності не завжди співпадають із запланованими, що обумовлено тим, що одні події можуть відбуватися проти волі (наприклад, форс-мажорні обставини), інші – через недолік професіоналізму персоналу, треті – через складність заданої інформації, наприклад, венчурні компанії, науково-дослідницькі підрозділи, гра в рулетку.

Жорсткі системи засновані на високому професіоналізмі невеликої групи керівників і добре від налагодженої техніки управління і виробництва. Вони володіють великою стійкістю до зовнішніх і внутрішніх взаємодій, повільно реагують на слабкі взаємодії.

М’які системи мають високу чуттєвість до зовнішніх і внутрішніх взаємодій, тому слабку стійкість, наприклад, система котирування цінних паперів, колектив творчих працівників, нові організації.

Системні властивості організації

Системні властивості організації наведенні на рис.

• властивість пов’язаності: елементи набору можуть діяти тільки разом, в протилежному випадку ефективність їх діяльності різко знижується;

• властивість емерджентності: потенціал системи може бути більшим, рівним або меншим суми потенціалу складових його елементів;

• властивість самозбереження – система прагне зберегти свою структуру незмінною при наявності збурюючи взаємодій і використовує для цього всі свої властивості;

• властивість організаційної цілісності – система має потребу в організації і управління.

Кожна організація як система має вхідний вплив (який складається із впливу зовнішнього середовища (вхід 1), і власних впливів (вхід 2), систему їх обробки, кінцеві результати та зворотній зв'язок. (рис).

Рис. Схема кінцевого результату і оберненого зв’язку.