- •Тема 4. Программы офисного назначения
- •4.1. Общие сведения
- •4.2. Принципы работы приложений пакета ms office
- •4.3. Текстовый процессор Word
- •4.3.1. Основные элементы окна ms Word
- •Строка меню Панели инструментов Панель форматирования Линейки Область задач Рабочая область Полосы прокрутки Строка состояния
- •4.3.2. Набор и редактирование текста
- •4.3.3. Форматирование текста
- •4.4. Табличный процессор Excel
- •4.4.1. Общие сведения о табличном процессоре ms Excel
- •1. Строка меню 2. Панели инструментов 3. Строка формул 4. Область задач 5. Активная ячейка 6. Полосы прокрутки 7. Ярлычки рабочих листов 8. Строка состояния 9. Рабочее поле
- •4.4.2. Ввод данных
- •4.4.3. Редактирование данных
- •4.4.4. Форматирование данных
- •4.4.5. Средства анализа данных в таблицах
- •4.4.6. Создание макросов
- •4.3. Пакет подготовки презентаций ms PowerPoint
- •4.3.1. Типы презентаций и этапы их создания
- •4.3.2. Интерфейс и режимы работы PowerPoint
- •1. Строка заголовка
- •2. Строка меню
- •3. Панели инструментов
- •4. Рабочее поле слайда
- •5. Строка состояния
- •6. Область задач
- •4.3.3. Создание и сохранение презентации
- •4.3.4. Работа со слайдами
- •4.3.5. Вставка и форматирование объектов в слайдах
- •4.3.6. Специальные эффекты
- •4.3.7. Способы совершенствования презентаций
- •4.3.8. Демонстрация презентации
- •4.3.9. Создание произвольного показа
- •4.3.10. Руководство показом презентации
- •4.3.11. Способы доведения презентаций до слушателей
4.2. Принципы работы приложений пакета ms office
Следует сказать, что во все программные продукты семейства MS Office положены единые принципы их создания и совершенствования. Каждое базовое приложение MS Office (текстовый процессор Word, табличный процессор Excel, пакет подготовки и демонстрации презентаций PowerPoint, система управления базами данных Access) содержит общие команды, диалоговые окна и процедуры, что облегчает освоение приложений Office. Научившись пользоваться одним приложением, легко осваивать другие.
Запустить приложение MS Office можно разными способами, например: Пуск - Программы - и щелкнуть на нужное приложение Office. Все программы-приложения MS Office используют один и тот же базовый пользовательский интерфейс, а информация, выведенная на экран, появляется в стандартных окнах. Окно после запуска приложения может находиться в одном из трех состояний: развернутом (весь экран заполнен целиком), свернутом (в виде кнопки на панели задач), в нормальном (его можно перемещать на экране).
Элементы пользовательского интерфейса:
-
строка заголовка содержит имя приложения MS Office, имя документа и кнопки управления для свертывания, развертывания и закрытия окна;
-
строка меню содержит название меню, обеспечивающее доступ к определенной группе команд приложения;
-
панели инструментов - один или несколько рядов с раскрывающимися списками и командными кнопками;
-
полосы прокрутки служат для просмотра частей документа, не отображенных в данный момент в окне;
-
строка состояния содержит информацию о клавишах переключения и о работе конкретной программы приложения.
В приложениях Office одновременно можно открыть несколько окон документов. Это позволяет быстро переходить от одного документа к другим (в конкретный момент времени активным является одно окно). Команды для управления работой с открытыми окнами собраны в пункте меню Окна. В нижней части этого меню содержится список открытых документов приложения, а в верхней - команды для открытия новых окон и упорядочения открытых. Кроме окон документов в приложениях Office существуют диалоговые окна (программа выводит их на экран тогда, когда ей нужна дополнительная информация для запуска команды). Через диалоговое окно пользователь общается с программой - они содержат один или несколько параметров, представленных в виде списков, кнопок и других компонентов.
В приложениях Office работа с документами осуществляется примерно одинаково (хотя документы в каждом приложении создаются в своем формате). Работа с документами на дисках сводится к их созданию, открытию, сохранению, закрытию, распространению документов в Internet, поиску документа.
Создать новый документ можно разными способами. В приложениях Word, Excel, PowerPoint, например, для этой цели из меню Файл выбирается команда - Создать. Диалоговое окно содержит вкладки (Новый документ, XML-документ, Web-страницы и др.) со стандартными шаблонами документов. Пользователь может выбрать тот шаблон, на основе которого и будет создан новый документ.
Открыть существующий документ можно следующим образом: если приложение Office запущено, то документ открывается из меню Файл - командой - Открыть (или щелчком на кнопку Открыть на панели инструментов Стандартная). При неоткрытом соответствующем приложении Office открыть документ можно через Главное меню.
В приложениях Office для сохранения (записи) файла на диске предназначены команды Сохранить и Сохранить как. Команда Сохранить (применяется, если файл уже имеет ИМЯ) вызывается из меню Файл (или щелчком на кнопку Сохранить на Панели инструментов). Для присвоения имени документу и указания дискового устройства и папки для хранения файла и формата документа файла предназначена команда Сохранить как, включенная в меню Файл (открывается диалоговое окно Сохранение документа, в котором задаются соответствующие параметры). По умолчанию Office помещает файл в текущую цапку, имя которой выведено в поле раскрывающегося списка.
Для публикации документа в локальных сетях и в Internet его сохраняют в формате Web-страницы (формат HTML). Публикация документа Office в виде Web-страницы осуществляется следующим образом:
-
документ для сохранения должен быть открытым;
-
в меню Файл - выбрать команду Сохранить как Web-страницу.
-
щелкнуть по кнопке Сохранить (документ будет сохранен в виде Web-страницы).
Сохраненный файл как готовую Web-страницу можно распространять по локальной сети или по Internet. Перед распространением Web-страницы по сетям рекомендуется внимательно посмотреть, как она будет выглядеть в браузере (выполняется из меню Файл по команде - Предварительный просмотр Web-страницы) и уточнить все детали.
Документы закрываются командой Закрыть. Ее можно вызвать из меню Файл - Закрыть. Командой Закрыть закрывается только текущий (активный) документ. По команде из меню Файл - Выход за один шаг закрываются все открытые документы. Операционная среда Windows сохраняет вместе с содержанием документа информацию о размере, типе документа и дате последнего изменения для каждого файла в системе. При создании файла Office добавляет к каждому файлу уникальный ряд свойств. Для вывода на экран окна свойств подается команда из меню Файл - Свойства.
Если компьютер пользователя входит в локальную сеть, то работа связана с обменом информацией между компьютерами сети. Документ, предназначенный для пользования рабочей группой, помещается на сетевой диск, доступный для всех участников сети. С любого сетевого компьютера можно просмотреть сеть, перемещать файлы по ней с помощью окна Проводник Office (средство навигации и работы с файлами). Для этого необходимо:
-
в приложении Office закрыть файл, подготовленный для рассылки;
-
запустить программу Проводник Windows (кнопка Пуск – Программы – Проводник) и найти местоположение документа Office, подлежащего копированию в сети - выбрать команду Копировать (файл скопируется в буфер обмена);
-
в левой стороне окна найти Сетевое окружение – открыть сетевой диск и найти папку, в которую хотим поместить файл;
-
в окне Проводник подать команду из меню Правка – Вставить;
На сетевом диске будет записана копия файла, доступная для просмотра и пользования.