Лекция 4. Организация документооборота

Цель изучения темы – изучить вопросы организации документооборота, требования к регистрации и контролю корреспонденции.

В результате изучения темы студент должен:

- знать движение входящих, исходящих и внутренних документов, порядок регистрации, организации контроля исполнения документации;

- уметь правильно, с учетом нормативных требований, осуществлять обработку документов предприятий, организаций, учреждений.

Вопросы лекции:

1. Организация документооборота и его основные этапы.

2. Объем документооборота.

3. Регистрация документов.

4. Анализ документооборота и методы его совершенствования.

1. Организация документооборота и его основные этапы

Документооборот – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи дела (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).

Главное правило документооборота – оперативное движение документов по наиболее короткому пути с наименьшими затратами времени и труда.

Современный документооборот организации следует рассматривать как смешанный документооборот, содержащий в себе сочетание традиционного документооборота (использование «бумажных» технологий) и электронного документооборота, основу которого составляют электронные документы, создаваемые и передаваемые от пользователя к пользователю при помощи электронных технологий.

Типовые недостатки в организации движения документов:

1. отсутствие регламентации путей прохождения одинаковых видов документов в организациях одинаковых уровней и направлений деятельности;

2. наличие множества инстанций на пути прохождения документов в аппарате управления;

3. неоднократные возвратные движения документов (в процессе регистрации, согласования, редактирования и др.);

4. несовершенство технологий обработки документов приводящие к поворотным операциям, к передаче документа разным исполнителям в процессе выполнения одной и той же операции;

5. отсутствие правил передачи документов, их доставки, курьерской связи.

Поэтому основными принципами работы с документами являются:

1. единый порядок составления (оформления) документов и работы с ними;

2. четкое распределение функций и обязанностей между работниками предприятия, исключающее дублирование документных операций;

3. современное техническое оснащение делопроизводства (ПК, офисные программы, факсы, ксероксы, электронная почта, средства малой оргтехники);

4. целесообразность всех делопроизводственных операций (каждая работа с документами должна быть необходима для деятельности предприятия, оправдана конкретной целью);

5. умелое сочетание документационного обеспечения управления с бездокументным (составление документов только в том случае, когда это необходимо или установлено нормативными актами).

В организации работы с документами должны быть предусмотрены:

• инструкция по делопроизводству предприятия;

• образцы правильно оформленных документов, установленных на компьютерах;

• номенклатура дел предприятия со сроками хранения документов;

• должностные инструкции работников, устанавливающие обязанности и ответственность за подготовку, и сохранность документов;

• техническое обучение работников предприятия новым технологиям работы с документами;

• назначение сотрудников ответственных за организацию делопроизводства в структурных подразделениях.

В документационном обеспечении существуют три основные потока документации:

1. входящие (документы, поступающие из других организаций);

2. исходящие (документы, отправляемые в другие организации);

3. внутренние (документы, создаваемые в организации, используемые работниками организации в управленческом процессе).

Схемы движения всех документов в организации разрабатываются руководителем службы делопроизводства (общего отдела, канцелярии, секретариата и т.д.) для различных категорий документов: поступающих в организацию, отправляемых из организации и внутренних документов (приказы по основной деятельности, по личному составу, протоколы, акты, письменные и устные обращения граждан и т.д.). Движение документов в организации, учреждении, где есть служба документационного обеспечения управления, например, канцелярия, показано на рисунке 1.

Входящие документы различаются по корреспондентам (авторам документов, от которых они получены):

• от вышестоящих инстанций (руководящие документы, предписания, приказы);

• подведомственных организаций (отчеты, информация о состоянии дел, предложения, просьбы);

• других организаций: клиентов, поставщиков, покупате­лей (деловая переписка);

• частных лиц (письма, заявления, жалобы).

Руководство организации

Руководство структурных

подразделений

Секретарь-референт

руководителя

Секретарь-референт структурного

подразделения

Исполнители

Канцелярия

Рисунок 1. - Движение документов в учреждении

- поступающие документы,

- документы, отправляемые из организации,

- внутренние документы.

Входящие документы проходят на начальном этапе следующие операции:

1. первичную обработку;

2. предварительное рассмотрение службой делопроизводства (разметку);

3. регистрация;

4. рассмотрение документов руководством;

5. направление на исполнение;

6. исполнение документов;

7. контроль за исполнением;

8. списание исполненного документа в дело (подшивка документов в дела).

При первичной обработке служба документационного обеспечения управления (СДОУ) осуществляет проверку правильности доставки (адресования) корреспонденции в данную организацию, проверку количества листов поступившего документа и проверку наличия приложения к этому документу. Для проверки правильности доставки сообщений служат адресные данные в реквизите «Адресат», их сверяют с адресом на конверте или упаковке и определяют, не произошла ли ошибка вложения. Ошибочно отправленную корреспонденцию возвращают в почтовое отделение.

При вскрытии корреспонденции конверты и упаковки бандеролей уничтожают, за исключением тех случаев, когда дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа (документы, представляемые на конкурс, арбитражные, исковые и др.).

Корреспонденция с пометкой «Лично» службой ДОУ не вскрывается. Если на конверте (упаковке) отсутствует эта отметка, а содержание документа носит личный характер, то конверт сохраняется в подтверждение невиновности служащего канцелярии, вскрывшего письмо.

При предварительном рассмотрении проводится распределение входящих документов на регистрируемые и нерегистрируемые.

К нерегистрируемым документам относят (типовой список содержится в ГСДОУ): поздравительные письма, телеграммы, приглашение, рекламные письма и каталоги, печатные издания (журналы, газеты), письма с пометкой «лично», извещения, сообщения о встречах, переговорах, программы конференций, совещаний, статистические сводки, а также документы, поступающие в копиях или по факсу для сведения. (Каждой организации необходимо разработать список таких документов и представить его в инструкции по делопроизводству.

На регистрируемых документах проставляется автоматически: входящий номер документа, дата поступления, время поступления.

При проведении разметки входящие документы распределяются для их передачи:

• руководителю предприятия (наиболее важные и срочные документы, а также документы, адресованные руководителю организации);

• заместителям руководителя предприятия (документы, не требующие принятия решений на уровне руководителя);

• в структурные подразделения (письмо-запрос, рекламный проспект, письмо-напоминание);

• конкретным исполнителям (документы, содержащие текущую оперативную информацию).

Все подлежащие исполнению документы регистрируются. При регистрации входящих документов используется порядковая нумерация в рамках одного года.

Руководитель рассматривает поступивший документ, как правило, в день его получения (как нежелательное исключение – на следующий день).

Рассмотренные руководителем документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационную форму переносится резолюция руководителя, выражающая принятое руководителем решение по данному документу. После заполнения регистрационной формы документы передаются на исполнение в структурные подразделения. Документы, которые исполняются одновременно несколькими подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. При необходимости определяется график очередности работы с документом. Важные или конфиденциальные документы передаются для исполнения под роспись.

Документы обрабатываются и передаются исполнителям в день их поступления в службу ДОУ. Ход исполнения контролируется службой ДОУ.

Исполненные документы подшиваются в дела вместе с копиями ответов. На документе делается отметка о номере дела, в котором будет храниться документ (например: В дело № 02-36); соответствующая отметка делается и в регистрационной контрольной карте (РКК).

Документы, созданные в организации (исходящие), разделяются:

а) по видам документов:

• распорядительные;

• информационно-справочные;

• учетно-отчетные и др.;

б) по характеру содержания:

• инициативные (требующие ответа или исполнения);

• присланные / отправляемые для сведения;

• ответные;

в) по направлению движения:

• направляемые руководителю организации;

• направляемые в структурные подразделения;

• направляемые конкретным исполнителям;

г) по сфере функционирования:

• внутренние;

• исходящие.

Схема работы с исходящими документами представлена на рисунке 2.

Рисунок 2. - Схема работы с исходящими документами.

1. Итак, согласно представленной схеме вначале составляется рукописный вариант проекта, а затем печатный — в двух экземплярах.

2. Наиболее важные документы согласуются с ведущими специалистами и оформляются визой согласования.

3. До передачи на подпись исполнитель проверяет правильность содержания, составления и оформления документа, наличие виз и приложений, а также материалов, на основании которых он готовился.

4. Подготовленный проект документа передают на подпись руководителю учреждения или структурного подразделения. Вместе с проектом могут передаваться также и рабочие материалы, или же они находятся у исполнителя и передаются руководителю по его требованию. Руководитель вправе внести из­менения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку.

5. Исходящие документы (письма, справки, отчеты и т.д.) регистрируются в день подписания отдельно от других групп документов в карточках или журналах для исходящей корреспонденции. На первом листе документа ставится дата отправления и регистрационный номер (при письмах-ответах на бланке указываются также номер и дата документа, на который дается ответ, например: 05.03.2005 № 259-02/36 на № 2054-02/5 от 25.01.2005).

В регистрационную карточку вносятся следующие сведения:

• порядковый регистрационный номер;

• дата;

• количество листов и экземпляров;

• кому направлен документ (адресат);

• краткое содержание документа или его заголовок;

• кем подписан документ;

• номер дела, в котором помещены копия отправляемого документа и подлинник инициативного документа.

После оформления РКК второй ее экземпляр вносится в со­ответствующие виды справочно-информационных картотек.

6—8. После регистрации в тот же день документ необходимо отправить адресату, а второй экземпляр подшить в папку исходящей документации. Документы для отправки передаются в канцелярию с указанием почтового адреса и списком на рассылку. При отправке заказной корреспонденции обычно состав­ляется реестр.

Внутренние документы – документы, которые составляются, используются, хранятся в рамках самого предприятия и не выходят за его пределы (приказы по основной деятельности, положения, правила, служебные и докладные записки, функционирующие в рамках предприятия).

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих, а на этапе исполнения (использования) и завершения работ – входящих документов. Регистрируются внутренние документы после их рассмотрения (подписания) руководством.

После согласования с соответствующими структурными подразделениями и юридической службой проекты распорядительных документов подписываются руководителем учреждения и регистрируются в канцелярии или другом структурном подразделении, копии документов заверяются либо подлинник направляется в множительную службу для размножения. Заверенные (размноженные) копии документов направляют в соответствующие структурные подразделения учреждения, а в необходимых случаях – за его пределы.

Протоколы, содержащие поручения должностным лицам или подразделениям учреждения, передают адресатам в виде размноженных экземпляров или заверенных выписок из протокола.

Докладные записки на имя руководителя учреждения или структурного подразделения, сводки, справки и другие аналогичные внутренние документы рассматриваются должностным лицом, которому они направлены, и передаются в структурные подразделения или помещаются в соответствующее дело.

Порядок прохождения, регистрация, учет внутренних документов определяются Инструкцией по делопроизводству организаций