6.2. Аналіз наявної чисельності та структури персоналу

Ефективне планування потреби в людських ресурсах та їхнє раціональне використання можуть здійснюватися лише на підставі глибокого аналізу персоналу, який сформувався в даній організації. Персонал вважається тією складовою виробництва, яка дуже чутливо реагує на техніко-економічні та організаційні зміни, що відбуваються на підприємстві, фірмі. Позитивні й негативні наслідки керівництва виробничо-господарськими процесами перш за все відображаються на кількісно-якісних характеристиках працівників. Чисельність персоналу збільшується або скорочується, змінюються його якісні параметри. Зростає чи знижується кваліфікація працівників, коливається їхній освітній рівень, іншою стає статево-вікова структура, міняється ступінь досвідченості кадрів і т. ін. Тому аналіз у першу чергу повинен розкрити наявну динаміку робочої сили в різних її напрямах та аспектах. Разом з тим він передбачає вивчення та встановлення існуючих тенденцій зайнятості в організації за певний період, сприяє передбаченню її потреб у персоналі в майбутньому. Головна мета такого аналізу — розкрити зміни персоналу під впливом певних факторів та визначити, які саме тенденції зайнятості можуть зберегтись у майбутньому. Якісно проведений аналіз слід вважати початковим етапом складання загальної оцінки використання робочої сили в організації, оскільки рівень зайнятості персоналу в ній не завжди залежить тільки від фактора часу. Інші чинники, про які йшлося в попередньому підрозділі, також будуть впливати на потребу формування комплектності персоналу організації.

Слід також підкреслити, що під час здійснення аналізу до уваги приймається не стільки вплив на потребу в персоналі окремих чинників, скільки їхня комбінована або комплексна дія.

У цілому ж головне завдання аналізу полягає в тому, щоб кількісно визначити якісні характеристики змін, які відбулися в чисельності та структурі персоналу за певний період, та ступінь впливу на них різних факторів; показати, наскільки раціональним виявилось використання потенціалу працівників, а також установити міру його відповідності потребам організації.

В основу реалізації вищезазначеного завдання покладено метод декомпозиції. Спираючись на його основні положення, весь персонал організації за ознакою існуючого на підприємстві поділу праці розділяють на дві великі групи — промислово-вироб­ничий і непромисловий.

До першої групи належать працівники, зайняті в:

• основних підрозділах;

• допоміжних підрозділах;

• лабораторіях;

• дослідних установах;

• апараті управління;

• підрозділах охорони.

До другої групи відносять працівників, зайнятих у підрозділах неосновної діяльності (невиробничий персонал). Це працівники житлово-комунальної служби, медичного підрозділу, культурного закладу, навчальних центрів, закладів соціальної спрямованості.

Установлення чисельного складу обох груп персоналу протягом тривалого часу дає змогу зробити висновок про динаміку наявного співвідношення між працівниками, зайнятими безпосередньою виробничою діяльністю (виготовленням товару, наданням послуг тощо), та частиною персоналу, зайнятою обслуговуванням працівників основної групи. Динаміка співвідношення основних груп персоналу в зіставленні з економічними показниками діяльності організацій є вагомою підставою для серйозних роздумів щодо характеру продуктивної діяльності організації в період, що аналізується.

Надалі розвитком цього напряму аналізу буде проведення розрахунку величин співвідношень чисельності визначених груп працівників, але вже тепер по кожному рівню управління підприємством, установою та ін. Для підприємства, зокрема, це будуть величини співвідношень по заводоуправлінню, на рівні цеху, на рівні дільниці, бригади (групи), ланки. Отримані дані репрезентуватимуть в узагальненому вигляді структуру поділу трудового потенціалу, що має місце на момент обстеження, точніше вертикальне зосередження праці в ключових місцях діяльності.

На наступному етапі аналізу попередньо отримані величини деталізуються та доповнюються даними про чисельність працівників, які виконують різні спеціалізовані функції виробництва й управління. Для підприємства, зокрема, установлюється чисельність керівників, спеціалістів, службовців, робітників їх категоріальних модифікацій. У свою чергу за окремими категоріями персоналу встановлюється чисельність груп з конкретнішою спеціа­лізацією. Так, у категорії основних робітників, припустимо механізованої обробки металів — верстатників, виділяють чисельність робітників спеціалізованих груп: токарів, фрезерувальників, строгальників та ін. У категорії ручного оброблення металів та інших матеріалів — слюсарів, складальників, шабрувальників, наладчиків тощо.

Аналіз чисельності працівників розумової праці здійснюється аналогічним чином також відповідно до модифікацій їхніх спеціальностей.

Як правило, чисельність працівників спочатку аналізується в цілому по організації, а потім по окремих її підрозділах. Це дає змогу конкретніше подати загальну картину розподілу та розміщення трудового потенціалу в організації.

Отже, глибина проведення аналізу залежить від спектра охоплення досліджуваних категорій персоналу. Водночас треба зазначити, що він не повинен перевищувати розумних меж, за якими суттєво втрачає корисність його проведення.

У ході аналізу потрібно чітко відстежувати динаміку кількісних та якісних характеристик кадрового потенціалу. Виконання цих операцій відбувається, зокрема, шляхом порівняння показників окремих складових трудового потенціалу звітного та планового періодів і встановленням відхилень від плану. Розбіжності між ними фіксуються в матеріалах відповідного звіту та супроводжуються докладними поясненнями причин їх виникнення.

Аналіз повинен установити наявність відповідності між фактично утвореною та нормативною або розрахунковою величинами трудового потенціалу. Для цього в ході аналізу по всьому складу показників трудового потенціалу їхні планові величини порівнюються з тими, що є на практиці. На цій основі складається загальна величина досягнутого рівня використання трудового потенціалу, а її відхилення від запланованого показника вказує на ефективність його використання у звітному періоді. Потім за кож­ним показником або групою показників, що характеризують трудовий потенціал, з’ясовуються причини відхилень від планових величин та проводиться їхня експертна оцінка. На підставі даних оцінки розробляється система заходів комплексного характеру, за допомогою яких керівництво організації збирається послабити дію негативних явищ або взагалі позбутися їх, і в такий спосіб піднести ефективність використання трудового потенціалу на вищий рівень.

Ринок праці потребує глибокого аналізу, оскільки отримані результати створюють основу для розроблення прогнозів розвитку персоналу організацій. Спочатку визначається, у якій кількості робоча сила стане їй у нагоді, далі — яка кваліфікація буде влаштовувати, якого освітнього рівня знадобляться трудові ресурси та ін. Плануванню підлягає вся система заходів з підбору, адаптації, навчання та використання кадрів. Важливо також установити, як буде змінюватися структура працюючих у майбутньому внаслідок руху кадрів у організації (за статевою, віковою, освітньою ознаками, стажем роботи тощо). Унаслідок аналізу й передбачення можливих змін установлюються обсяги вибуття кадрів, які потребують заміни, заплановуються заходи з вирішення соціальних проблем, розглядаються питання підготовки кадрів, їхнього професійно-кваліфікаційного просування, планування кар’єри та ін.

Отже, аналіз чисельності та структури персоналу організації є важливим інструментом діагностики стану й динаміки трудового потенціалу. Визначаючи в кожний конкретний період, у якому стані перебувають ресурси праці, організація отримує цінну інформацію, необхідну для прийняття рішень з поліпшення становища в справі використання кадрів, прогнозування їхнього подальшого розвитку.