2. Деловые совещания: цели, виды, задачи планового производственного совещания, алгоритм подготовки, советы по проведению совещания

В рамках профессиональной деятельности постоянно возникает необходимость в личных коллективных коммуникациях. Они позволяют распространить информацию «из первых уст», осуществить координацию деятельности, коллективно выработать оптимальные решения по сложным вопросам. Основными формами указанных коммуникаций являются: деловые совещания, собрания коллектива, заседания коллегиальных органов управления.

Деловое совещание – это личная встреча группы сотрудников с целью обмена информацией.

Собрание коллектива отличается от делового совещания, главным образом, по охвату участников. На собрание приглашаются, как правило, все члены данного коллектива. Совещание же охватывает не всех, а определенной круг участников. В остальном методика подготовки и проведения совещаний и собраний сходны. Поэтому данный круг вопросов мы рассмотрим на примере деловых совещаний.

Итак, целями делового совещания могут выступать: обмен информацией, координация действий, выработка решений. Кроме того, совещания выполняют задачи профессионального обучения и воспитательного воздействия.

В зависимости от целей и стиля проведения совещания делят на следующие виды: авторитарные, сегрегативные, дискуссионные и свободные.

Авторитарное совещание ведет руководитель в форме монолога. Переход в диалог происходит изредка, и только по инициативе руководителя. Он задает вопросы отдельным участникам и получает ответы на них. Нередко на таком совещании устраиваются «разносы» тем или иным подчиненным при красноречивом молчании остальных.

Сегрегативные совещания идут по заранее намеченному плану. Обычно руководитель делает сообщение (доклад), затем выступают назначенные им участники. Какие-либо отклонения от плана, инициативы участников воспринимаются отрицательно. Решение совещания готовится заранее.

Дискуссионные совещания предполагают свободный обмен мнениями. Проект решения может быть подготовлен, однако он подвергается обсуждению. Решение принимается голосованием.

Свободное совещание проводится без строго заданной повестки дня. Вместо председателя имеется ведущий (инициатор). Такие совещания часто возникают стихийно.

Например, в ходе собрания обсуждение какой-либо проблемы зашло в тупик. В этом случае председатель объявляет большой перерыв. В ходе последнего самопроизвольно образуются кулуарные совещания.

Плановое производственное совещание проводится в традиционно установленное время. Обычно это происходит один раз в неделю, время и место остаются неизменными продолжительное время. Такие совещания решают следующие задачи:

- подведение итогов работы за прошедшую неделю;

- постановка задач на предстоящую неделю;

- уточнение способов решения поставленных задач;

- информирование о работе друг друга с тем, чтобы все присутствующие представляли общую картину деятельности фирмы или подразделения.

Эффективность делового совещания зависит от грамотности его подготовки и проведения. Рассмотрим эти вопросы.

Алгоритм подготовки делового совещания.

1. Установление необходимости и целесообразности совещания. Следует принять во внимание определенное противоречие. Совещание – весьма эффективная форма деловых отношений. Однако оно достаточно дорого. Оно «съедает» время участников. Поэтому заранее надо убедиться, что пользы от совещания будет больше, чем потерь.

2. Определение повестки дня. На совещание должны быть вынесены вполне конкретные вопросы. Это не лишает участников инициативы. Внеплановые вопросы можно рассмотреть в конце, в «разном».

3. Установление дня, времени и места проведения. Это актуально в том случае, если совещание не является плановым. При выборе времени совещания надо постараться минимизировать производственные потери и неудобства для участников.

4. Определение состава участников. Это неактуально для плановых совещаний, где круг участников установлен заранее. К участию привлекаются лишь те сотрудники, которые имеют отношение к повестке дня. «Массовость» здесь ни к чему, это лишь бесполезная трата времени. Зато иногда уместно пригласить представителей топ-менеджмента, специалистов-экспертов либо заинтересованных лиц со стороны.

5. Предварительная проработка вопросов. Для достижения эффекта от совещания не надо надеяться на экспромт. Обсуждение может быть успешным, если есть что обсуждать. Для старта обсуждения материал должен быть представлен специалистом. Причем изложен системно-аналитически, с установлением причинно-следственных связей. Поэтому руководитель заранее должен поручить подготовку сообщения по каждому вопросу одному из участников. По наиболее сложным вопросам может быть создана рабочая группа из нескольких человек.

6. Заблаговременное ознакомление участников с повесткой дня. Это позволит участникам подготовиться, овладеть необходимой информацией. В результате качество и уровень обсуждения вопросов окажутся достаточно высокими, что позволит повысить эффективность совещания.

Советы по проведению совещания.

1. В начале совещания надо установить регламент. Он должен определить время для основных сообщений (докладов), для выступлений, а также совещания в целом. Отсутствие или несоблюдение регламента резко снижает эффективность совещания как в профессионально-экономической, так и в обучающе-воспитывающей частях.

Регламенту уделяется большое внимание в японской традиции. В научном мире это знают и этим пользуются. На международных конференциях именно японских участников просят исполнять роль спикеров (ведущих). Как правило, это гарантия того, что конференция будет работать строго по расписанию, и все будет сделано вовремя.

2. Сообщения и выступления должных быть краткими, излагаться «по-существу». Продолжительные разглагольствования не проясняют сути проблемы, а лишь «забалтывают» ее. Председателю надо не выпускать содержание разговора за пределы основного русла.

3. От всех выступающих надо добиваться конструктивных предложений. Огульная критика или философские рассуждения не могут способствовать решению проблем. Жанр делового совещания обязательно предполагает постановку вопроса: что вы предлагаете?

4. Совещание целесообразно проводить в два этапа. Сначала обсудить общие вопросы, касающиеся всех. Затем основную часть участников отпустить, а оставить тех, с кем необходимо обсудить частные (конфиденциальные) вопросы. Это уменьшит потери времени, а также окажет стимулирующее воздействие на «узкий круг».