12. Работа с конфиденциальными документами

Существует особый порядок работы с конфиденциальными до-

кументами, содержащими государственную, служебную или коммерче-

скую тайну.

Работа с конфиденциальными документами определяется инструк-

циями и положениями, определяющими правила их регистрации, озна-

комления и хранения. На основании нормативных актов в организациях

разрабатывается перечень соответствующих документов, который вво-

дится в действие приказом директора. Сотрудники, работающие с этой

категорией документов, под расписку должны быть ознакомлены с при-

казом и самим перечнем. Сохранность секретных документов обеспечи-

вается специальными сейфами и самостоятельной системой регистрации.

Должностные лица, допущенные к конфиденциальным сведениям

и документам, прежде чем получить доступ к ним, проходят инструктаж о

сохранении секретной информации. Инструкция о работе с конфиденци-

альной информацией составляется с учетом специфики организации и

57

утверждается её руководителем. В качестве методической основы при

разработке инструкции целесообразно использовать утвержденное Пра-

вительством 03.11.94 «Положение о порядке обращения со служебной

информацией ограниченного распространения в Федеральных органах

исполнительной власти».

13. Компьютерные технологии в делопроизводстве

Деятельность современных предприятий невозможно представить

без применения технических средств. С их появлением изменилась тех-

нология создания и обработки документов.

К техническим средствам, применяющимся в делопроизводстве,

можно отнести:

– средства составления и изготовления документов (пишущие,

диктофонные и др.);

– средства репрографии и оперативной полиграфии;

– средства обработки документов (склеивающие, скрепляющие,

штемпелюющие и др.);

– средства хранения, поиска и транспортировки;

– средства связи; и др.

В настоящее время для рационализации управленческих процессов

на предприятиях, в учреждениях и организациях применяются различные

программные средства, предназначенные для полной или частичной ав-

томатизации документационного обеспечения управления (ДОУ). Все

чаще для решения различных управленческих и производственных задач

используют локальные компьютерные сети. Их установка и программное

обеспечение законодательно не регламентированы. Каждая организация

сама приобретает офисные программные продукты, предназначенные для

автоматизации документационного обеспечения управления исходя из

своих материальных, финансовых и интеллектуальных возможностей.

Выбор программного продукта – сложный и трудный процесс, так

как для конкретной организации может быть важна не вся совокупность

потребительских свойств той или иной системы, а только некоторые из

них. Поэтому при выборе системы автоматизации ДОУ следует произво-

дить её оценку с точки зрения пригодности для автоматизации делопро-

изводства и документооборота в конкретной фирме. При этом целесооб-

разно сопоставлять возможности программного продукта с основными

задачами и использующимися технологиями делопроизводства фирмы.

Требуется также оценка функциональных характеристик систем по их

программной реализации и стоимостным показателям.

58

Создание, приобретение и внедрение систем автоматизации доку-

ментационного обеспечения управления (САДОУ) преследует достиже-

ние следующих целей.

1. В области обработки документов:

– повышение оперативности и качества работы с документами;

– упорядочение документооборота;

– обеспечение эффективности контроля исполнения;

– постепенный переход от традиционных бумажных технологий

ДОУ к электронным «безбумажным»;

– повышение доли интеллектуального труда в работе с документа-

ми и снижение трудозатрат на рутинные операции;

– повышение качества документов, создаваемых в организации;

– исключение дублирования ввода в информационно-поисковую

систему сведений о документе на различных участках его обработки;