9. Организация работы с документами

Все документы организации представляют собой единый докумен-

топоток, который «рождается, живет и умирает» по своим законам. Все

группы документов в нем подчиняются определенным правилам, которые

закреплены инструкциями по делопроизводству, и сложившимися в орга-

низации традициями. Соблюдение их обеспечивает бесперебойную рабо-

ту предприятия.

Организация работы с документами – это создание оптимальных

условий для всех видов работ с документами, начиная с создания или по-

49

лучения документа и кончая его уничтожением или передачей на архивное

хранение. В общем массиве документов организации прослеживаются

обособленно три группы: внутренние, предназначенные для решения

внутренних проблем и задач предприятия, исходящие, создаваемые для

передачи информации, и входящие, получаемые от сторонних организа-

ций и частных лиц.

Для каждой группы документов характерны определенные виды

работ (операции), исполнение которых обязательно. Последовательность

выполнения операций обеспечивает всестороннее рассмотрение, согласо-

вание, утверждение, подписание документа. Нарушение этого процесса

может не только лишить документ юридической силы, но и привести к

сбою производства, нанести экономический ущерб и т.д.

От четкой организации документационного процесса зависит опе-

ративность работы. Задержка исполнения документов может сделать ин-

формацию неактуальной, а значит бесполезной.

Хорошая организация ДОУ дисциплинирует не только работника,

но и руководителей, так как исполнение документа напрямую связано с

исполнительской дисциплиной как непосредственного исполнителя –

конкретного работника, – так и руководителя. Необоснованная задержка

документа руководителем ставит в сложное зависимое положение испол-

нителя и задерживает окончание работы.

Основные виды работ можно представить в виде таблицы4 (см. стр.

50).

Таким образом, организация работы с документами или управле-

ние документацией – это, прежде всего, создание условий, обеспечиваю-

щих сохранение необходимой информации, своевременное снабжение ею

потребителей с наименьшими временными и материальными затратами.

4 Павлюк Л.В., Киселева Т.И., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизвод-

ству, архивному делу и основам работы на компьютере. – СПб.: Издательский

Дом «Герда», 1999. – С. 10.

50

Операции

делопроизводства

Внутренние

документы

Исходящие

документы

Входящие

документы

Составление

проекта документа

обязательно обязательно не

используется

Согласование

проекта документа

со специалистами

возможно возможно не

используется

Печать и проверка

правильности оформ-

ления документа

обязательно обязательно не

используется

Подписание, утвер-

ждение документа

руководителем

обязательно обязательно не

используется

Документирование

Регистрация возможно возможно;

отправка

возможна,

разметка

Прием, сортировка,

обработка поступаю-

щих документов

обязательно возможно обязательно

Рассмотрение доку-

ментов руководите-

лем (резолюция)

возможно не

используется

возможно

Контроль

исполнения

возможно возможно возможно

Исполнение

документов

обязательно возможно обязательно

Текущее хранение и

использование

обязательно обязательно обязательно

Формирование дел обязательно обязательно обязательно

Организация работы

с документами

Передача на архивное

хранение или унич-

тожение документов

возможно возможно возможно

51