Поля в документі

Поле — це місце в документі, призначене для розміщення даних, що можуть змінюватися.

Наприклад, у більшості документів містяться поля типу PAGE, де розміщується номер сторінки і дати DATE. Крім того, як поля в документ можна вставити:

• зміст;

• предметний покажчик;

• список ілюстрацій;

• перехресні посилання.

Кожне поле має код і значення. Код відповідає програмі, за якою обчислюється поле, а значення — результату цього обчислення.

У документі може відображатися або значення поля, або його код у фігурних дужках ({}). Код поля містить тип поля та інструкції (команди) для обчислення його значення. Наприклад, код поля {INCLUDETEXT "c:\Letters\Письмо.doc"} визначає введення тексту з файла "Письмо.doc" в поле документа. Крім того, код поля може містити спеціальні ключі, які уточнюють порядок виконання в цьому полі певних інструкцій. Наприклад, залежно від ключа в полі дати може відображатися місяць.

Для створення поля треба виконати команду "Вставка/Поле". У вікні цієї команди (рис. 10.1) вказують категорію і код поля.

Щоб додати до коду ключі та інші параметри, треба натиснути кнопку "Параметры" і закрити вікно, натиснувши кнопку "ОК".

Рис. 10.1. Вікно створення поля

Для створення поля можна також натиснути комбінацію клавіш Ctrl+F9, щоб вставити порожні дужки, а потім ввести з клавіатури відповідні інструкції.

Щоб відобразити значення або код поля, треба виділити це поле і натиснути комбінацію клавіш Shift+F9.

Щоб відобразити значення або коди усіх полів документа, треба натиснути комбінацію клавіш Alt + F9. Можна також виконати команду "Сервис/Параметры", а потім на вкладці "Вид " вікна цієї команди вимкнути прапорець "Коды полей".

Для відновлення значення поля треба виділити його і натиснути клавішу F9.

Щоб відновити значення всіх полів документа, треба виділити весь документ командою "Правка/Выделить все" і натиснути клавішу F9.

Щоб значення всіх полів відновлялися автоматично перед друкуванням, треба виконати команду "Сервис/Параметры", а потім у вікні цієї команди на вкладці "Печать " встановити прапорець "Обновлять поля ".

Щоб перетворити поле на звичайний текст і в такий спосіб зафіксувати його значення, треба натиснути комбінацію клавіш Ctrl+Shift+F9.

Створення електронної форми

Форма — це структурований документ з полями, в які вводять дані. Далі розглядатимемо тільки електронні форми, тобто такі, які можна переглядати і заповнювати виключно в редакторі Word. При створенні таких форм можна використовувати текстові поля, прапорці та списки, що розкриваються.

Для створення форми треба виконати такі дії:

• створити шаблон (див. п. "Створення шаблонів");

• для створення форми з простою структурою відкрити панель інструментів "Формы" і натиснути кнопку "Добавить таблицу";

• якщо структура форми складна, слід вставити кілька таблиць, розділивши їх порожніми рядками, або натиснути кнопку "Нарисовать таблицу" на панелі інструментів "Формы " і відкрити панель інструментів "Таблицы и границы". За допомогою олівця на цій панелі можна створювати рядки і стовпчики таблиці. Зайві лінії можна видаляти за допомогою кнопки "Ластик" на панелі "Таблицы и границы";

• щоб створити рамку навколо певної зони форми, слід натисну ти кнопку "Надпись" на панелі інструментів "Рисование" і змінювати межі рамки, фоновий колір, колір тексту та інші елементи форми;

• щоб вставити поля даних у форму, треба встановити курсор у місце документа, де потрібно вставити поле, і натиснути на панелі "Формы" одну з трьох кнопок, що відповідають трьом типам полів: "Текстовое поле", "Флажок" і "Поле со списком".

Кнопку "Текстовое поле" використовують для того, щоб вставляти у форму текстове поле. Для настроювання параметрів текстового поля треба двічі клацнути кнопкою миші на полі та в діалоговому вікні "Параметры текстового поля " задати потрібні параметри:

• зі списку "Тип" можна вибрати один з шести типів текстового поля:

"Обычный текст " — для введення звичайного тексту; "Число " • — для введення чисел;

"Дата " — для введення дати;

"Текущая дата" —для відображення поточної дати. Значення в цьому полі не можна змінювати, оскільки воно змінюється автоматично, але можна обновляти;

"Текущее время" - для відображення поточного часу. Це поле так само змінюється автоматично і його можна тільки обновляти;

"Вычисление" - використовує формулу для обчислення значення в цьому полі;

• у зоні "Текст по умолчанию" вікна "Параметры текстового по ля " можна задати текст у полі, який записуватиметься в нього за замовчуванням, проте його можна змінювати;

• у полі "Максимальная длина " розглядуваного вікна можна зада ти максимальну кількість символів — 255. Якщо кількість не об межується, слід вказати число 32767.

Кнопку "Флажок" на панелі інструментів "Формы " використовують для встановлення або зняття прапорця. Прапорці можна також додавати до параметрів, що не виключають один одного. Для настроювання параметрів поля типу "Флажок " треба двічі клацнути кнопкою миші на полі і у вікні "Параметры флажка " задати потрібні параметри:

• у зоні "Размер флажка " можна встановити автоматичний вибір розміру прапорця або вибрати точний розмір прапорця, який треба вказати в лічильнику "Точно";

• селекторні кнопки "Состояние по умолчанию " призначені для встановлення прапорця за замовчуванням або для його зняття.

Кнопку "Поле со списком" на панелі інструментів "Формы " використовують для розміщення на формі поля зі списком можливих відповідей. Щоб настроїти параметри поля "Поле со списком", треба двічі клацнути кнопкою миші на полі та в діалоговому вікні "Параметры поля со списком " задати потрібні параметри:

• у зоні "Элемент списка " можна додавати елементи у список. Для цього треба ввести відповідний елемент і натиснути кнопку "Добавить". Для видалення елемента з існуючого списку треба виді лити потрібний елемент у зоні "Список" і натиснути кнопку "Удалить";

• можна також переміщувати елемент списку в будь-яку позицію за допомогою стрілок зони "Порядок ".

Щоб додати до елемента форми лінії рамки та заливку або відтінити найважливіші елементи форми, треба виділити відповідний елемент, вибрати команду "Формат/Границы и заливка" і встановити необхідні параметри на вкладках "Граница"і "Заливка".

Щоб додати підказки до полів форми, слід двічі клацнути кнопкою миші на полі, в яке треба додати підказку, у вікні параметрів цього поля натиснути кнопку "Текст справки" і вибрати вкладку "Строка состояния " для виведення підказки в рядок стану. Потім вибрати вкладку "Клавиша F1" для виведення підказки, яка буде з'являтися при натисканні клавіші F1. Для виведення власної підказки треба встановити перемикач у позицію "Текст справки" і ввести у вікно потрібну інформацію. Зауважимо, що підказка, яка виводиться у рядку стану, не може мати понад 138 знаків, а підказка, що виводиться натисканням клавіші F1 — понад 255 знаків.

Коли форма готова, її треба захистити так, щоб можна було вводити дані тільки у призначені для цього поля. Захист дає змогу заповнювати форму, проте запобігає випадковим змінам елементів форми та їх розміщення.

• Для захисту форми треба виконати команду "Сервис/Устано вить защиту", встановити перемикач "Запретить любые измене ния, кроме " у позицію "Ввода данных в поля форм " і в полі "Па роль " ввести пароль для захисту форми.

Щоб зняти встановлений захист і змінити форму, потрібно знати відповідний пароль. У противному разі можна лише вводити дані в поля форми.

• Для встановлення захисту форми в разі її розробки або зміни слід натиснути кнопку "Защита формы" на панелі інструментів "Формы ". Після цього можна вводити дані у форму. Для зняття захисту форми необхідно знову натиснути кнопку "Защита формы" і потім продовжувати її розробку.