Документация как элемент метода бухгалтерского учета

Нас здесь интересует целый ряд вопросов. Мы должны начинать прямо с определения актуальности вопроса применительно к юридической практике. Потому что на практике всё строится на одном- на исследовании документов.

А что такое документ? Документ- это материальный носитель учетной информации. Документ это также письменное свидетельство хозяйственной операции. Именно с помощью документа мы осуществляем первичное наблюдение за хозяйственной деятельностью. Есть документ- значит есть хозяйственная операция. Недопустимы в бух учете бездокументные записи. Нельзя осуществить операцию, не отразив её в документе.

Как с документами должен работать юрист? Исключительно важным является подборка документов в досье, при составлении различного рода правовых заключений. Нужно проанализировать нормативную базу, судебную практику и выразить своё мнение по поставленному вопросу. Нужно также подбирать документы, которые будут приложениями к исковому заявлению. Важно выстроить все документы хронологически. Важнейшим является хронология во всех отношениях, начиная с переговоров и последующей деятельности. После этого исковое заявление напишется само, т.к. будет уже всё ясно. Потом уже будет определение суда о принятии и т.д.

В бух учете документ- это средство, на основании которого осуществляется средство отражения хозяйственной операции в учете. Статья 9 Закона о бух учете называется первичные учетные документы- все хозяйственные операции, связанные с движением товарно-материальных ценностях и переходом их от одного к другого, должны подкрепляться оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами, на основании которых осуществляется бух учет.

1. Такие документы составляются в определенной форме.

Форма документа- это определенное соотношение показателей, реквизитов. В бух учете применяются унифицированные формы первичной учетной документации. Ест специальные альбомы унифицированных форм специальной первичной документации. Например, есть специальная форма автотранспортной накладной, дорожной ведомости, специальная форма учета. Такие альбомы, как правило, утверждаются Минфином или Госкомстатом.

Например, редкий случай, но возможный, когда есть документ, форма которого не предусмотрена. Нужно посмотреть статью 9 Закона об бух учете. Если нет соответствующей формы в альбомах первичной документации, то обязательны следующие реквизиты. Реквизиты с лат.- это нужные требования. Это обязательная часть требования. Например, указание на стоимость, указание на место, указание конкретного лица, указание расчетов. Есть обязательные реквизиты:

1. наименование документа;

2. дата составления документа;

3. наименования организации, в которой составлен документ;

4. содержание хозяйственной операции;

5. измерители хозяйственной операции;

6. наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильности её оформления;

7. личные подписи указанных лиц.

Был случай у Атанесяна- налоговый орган не принимает документ, т.к. нет расшифровки фамилии того, кто подписывал. Хотя в другим документах была такая же подпись того же лица. А это значит, что нет первичного документа, который подтверждает совершение хозяйственной операции. Атанесян предложил налоговикам посмотреть статью 9 Закона, где сказано, что должна быть личная подпись, но не должно быть расшифровки. Суд принял позицию Атанесяна.

Если документы связаны с оформлением денежных операций, то кто должен подписывать эти документы? Должны подписывать руководитель и главный бухгалтер.

Первичный документ должен быть оформлен в момент совершения операции, а если это невозможно, то непосредственное после её совершения. Если большой разрыв между операцией и ей отражением, то это нарушение закона. Своевременность является необходимым требованием для оформления хозяйственной операции.

Путь от начала заполнения документа до сдачи его в архив именуется документооборотом.

Есть специальные графики документооборота на каждом предприятии, которые устанавливают процессы начиная от процесса заполнения документа и заканчивая сдачей его в архив. Этот путь включает в себя 4 этапа:

1. Составление документа- должны быть обязательные реквизиты; должна быть определенная хозяйственная операции, должен быть подписан уполномоченным лицом.;

2. Проверку первичных документов:

• проверка по форме;

• по существу;

• арифметическая проверка.

3. Обработку документов- записи проводок и включение документов.

Документы составляются в нескольких экземплярах. График документооборота утверждается ежегодно. Он приложен к приказу по учетной политике. В течение года все документы хранятся в бухгалтерии. По истечении года документы передаются в архив предприятия и находятся в архиве.

4. Сдачу в архив.

Внесение исправлений в документы.

В кассовые и банковские документы вносить изменения нельзя. Они уничтожаются и составляются новые. В остальные документы- лишь по согласования с участниками операции, что подтверждается их подписями с указанием даты внесения исправления. Для осуществления контроля и упорядочения данных, кроме первичных документов, составляются сводные документы. Например, на базе нескольких накладных составляется товарный отчет. Сводным документом является также акт сверки взаиморасчётов. Чаще всего, они составляются по требованию суда.

Было дело у Атанесяна: Мосмонтажспец строй vs. Мосстройэконом банк (строили здание около Храма Христа Спасителя). Было построено здание. Здание строили два инвестора. Банк предъявил иск в суд о признании права на площадь в этом здании (70%). Атанесян представлял ответчика- Мосмонтажспец строй. Истец сказал, что в акте выверки взаиморасчетов примерно было так- истец внес 17 млн, а ответчик- 12 млн. Атанесян спросил клиента, зачем тот подписывал акт? Клиент сказал, что не подписать было нельзя, иначе было бы приостановление финансирования. У суда встал вопрос- на основе сводного документа можно вынести решение или нет? судебная практика говорит, что каждый сводный документ должен быть обоснован первичной документацией. В итоге выяснилось, что банк в процессе финансирования зачислил мемориальным ордером на счет Мосмонтажспец строя 3,5 млн. $ и в тот же денег снял. А платежного поручения нет. его должны были подписать главбух и генеральный директор. Они сделали подлог- зачислили 3,5 млн, а потом в тот же день их сняли. Суд сказал, что акт выверки должен быть подтверждён первичными документами.

Другой пример: была осуществлена налоговая проверка на предприятии Danone. У них не было первичек более чем на 1 млн $. Сказали, что была протечка горячей воды и были уничтожены все первичные документы. Они были застрахованы. Ингосстрах выплатил соответствующее страховое возмещение. У Danone были сводные документы и суд сказал, что их можно принять, как обоснование совершенных операций.

Первичные и сводные документы могут быть как на бумажных носителях, так и машиночитаемыми документами.

Есть сроки хранения первичных документов- статья 17 Закона о бух учете- не менее 5 лет. Но здесь не оговаривается отдельно каждый вид документа, который должен храниться. После истечения 5 лет документы передаются из предприятия в местный архив, и дальше хранятся уже по правилам, установленным Росархивом. Если документы были уничтожены, то уже восстановить их нельзя. При уничтожении документов должна быть создана специальная ведомость, е должна подписать соответствующая комиссия. Вот эту ведомость документ нужно сохранить.

Сроки хранения бухгалтерских документов устанавливаются Росархивом, Инструкцией Минфина от 29.07.1983 «Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете».

 

Есть Постановление Правительства от 08.07.1997 № 835 «О первичных учётных документах». Все унифицированные формы утверждены Госкомстатом РФ по согласованию с Минфином и действуют с 1 января 1999 года. Каждый вид деятельности, которая осуществляет организации, по нему есть свой альбом учета первичных документов.

12.11.2011 г.

Мы рассмотрели что такое документ, что такое документооборот.

Документирование – оформление бухгалтерскими документами те или иные бухгалтерские операции. Этапы:

Восприятие документа

Фиксации тех или иных документов, связанные с документами

Проверка документа (таким образом нам надо рассмотреть, какие есть правила документирования и каким образом оформляются документы).

Документ – источник информации о той или иной хозяйственной операции и показыает какая хозяйственная операция произошла. Оно нам скажет что делает бухгалтер путем оформления документов.

Бухгалтер должен информацию воспринять и потом проверить. Проверка документов осуществляется по форме. Когда мы говорим о форме, нужно поговорить о реквизитах.

Реквизиты утверждаются спецеальными нормативными актами. Когда бухглатер проверяет первичный документ по форме смотрит все ли имеются обязательные реквизиты в документе и правильно ли реквизиты заполнены.

Нужно проверить – все ли необходимые для учета данные содержит это документ.

Последняя часть – это оформлен ли документ надлежащими подписями. Нужно обязательно включить те или иные реквизиты.

После того, как документ проверяется по форме, документ проверяется с арифметической стороны.

1. Перевод различных натуральных измерителей в стоимостные – это называется таксировка;

2. Насколько верно были произведены подсчеты;

Каждый документ нужно проверить с точки зрения существа хозяйственной операции, проверяется содержание документа.

1. Законность и целесообразность совершенных хозяйственных операций и логическая увязка отдельных показателей документа;

Приемка и проверка осуществляется визуально или с использованием технических средств. Гашение документов – «получено», «оплачено» с указанием дат, числа и месяца.

Классификации бухгалтерских документов:

По назначению:

1. Распорядительные;

Это распоряжения или разрешения или приказ на выполнение определенных хозяйственных операций.

Банковские чеки, платежные поручения, доверенности на получение товарно-материальных ценностей.

На этих документах, как правило, должны быть подписаны руководителей организации. И как правило они составляются еще до того, как совершена хозяйственная операция.

2. Оправдательные документы;

Это документ, который свидетельствует о факте совершения хозяйственной операции.

Составляют и подписывают такие документы лица, ответственные за проведённую хозяйственную операцию и за ее оформление. Мы знаем, что эту операцию сделало именно это лицо.

Можно привести пример с Бахминой. Были выведены активы из Томскнефти. Кто может вывести активы – лица материально ответственные. Выведены активы – был только один подписанный документ Бахминой – решение совета директоров. Никакие акты-приема передачи она не подписывала и не могла подписать – их подписали бы генеральный директор, директоры дочерних компаний, главный бухгалтер и материально ответственные лица.

Оправдательный документ обязательно привязываем к лицу, который имеет прав документ данный подписывать.

• Накладные

• Приемо-сдаточные документы (акты приемки-сдачи товарно-материальных ценностей)

• Квитанции приемно-кассового ордера

Распорядительные – до начала операции. Оправдательные – в момент совершения операции. На основании оправдательных документов делаются записи в бухгалтерском учете.

3. Комбинированные документы

Они сочетают в себе признаки распорядительного документа, а также признаки оправдательного документа.

• Расчетно-платёжная ведомость на выплату заработной платы. Сочетание распорядительного и оправдательного документа.

• Авансовый отчет

• Расходно-кассовый ордер.

4. Документы бухгалтерского оформления.

Документы, которые составляются в бухгалтерии на основании представленных и оправдательных документов.

Документы БУ нужны для систематизации учетных записей. Они нужны для того, чтобы определить по ним корреспонденцию между счетами БУ. Кроме вот этих документов могут быть составленные справки, расчеты (расчет естественной убыли товаров), расчет начисления амортизации и т.п.

Это нужно для того, чтобы понять что это за документ и кем он может быть составлен.

5. По содержанию хозяйственной операции

• Материальные

• Денежные

• Расчетные

Платежное поручение – расчетный

Накладная – материальный.

Кассовый ордер – денежный.

Платежная ведомость – расчетный документ.

6. По объему отражаемых операций

Есть документы первичные и сводные.

Только на основании первичного документа можно составлять сводные документы.

Практика судебная требует, чтобы акты выверки расчетов (сводные документы) должны быть подтверждены первичными документами.

В случае спора часто стороны приносят свои документы «акты выверки расчетов». Было дело, когда банк зачислил компании на ее счет денежные средства и потом тут же забрал их назад. Это позволило им создать фиктивные первичные документы. Но нужно тогда уже другой стороне приносить другие свои документы и доказывать, что те были фиктивные.

В Ашане была практика по уничтожению продуктов – испортил упковку, нужно уничтожать товар. 286 млн 606 тыс 245 рублей и 114 млн 764 тыс 650 руб – вот столько за 2003-2004 г. они науничтожали продуктов (и якобы занизили налогооблагаемую базу). Придирались к форме документов – говорили, что не было в ваших документах таких-то реквизитов (смотрели на формы старые).

Ашан говорил – по санитарным нормам при нарушении упаковку нужно уничтожать продукт. Это же наш расход, мы сами его несем. Тут бюджет не страдает – зачем собственнику уничтожать собственные продукты, если он на самом деле может их продать? Высосана из пальца позиция налоговой при привлечении Ашана к ответственности.

Постановление о прекращение уголовного дела (ст. 199 ч.3) было в отношении Ашана – они все делали по закону, все в порядке. Но налоговая сказала, что это постановление не является основанием для того, чтобы списать эти денежные средства и сказать, что она включается в налогооблагаемую базу.

Все доказывается на базе первичных документов.

7. По месту составления документов

Внутренние и внешние документы.

Имеем в виду те документы, которые составлены внутри организации и те, которые составлены вне ее.

8. Документы по способу составления

Разовые и накопительные.

Разовые – это документы на одну или несколько одновременно совершающихся операций, которые составлены в один рабочий прием и сразу же после составления отражаются в системе учетных записей.

Например, кассовый ордер, авансовый отчет.

Разовый документ – повторение такого документа в этом же отчетном периоде уже практически невозможно.

Накопительные – те, что оформляются постепенно по мере совершения однородных, часто повторяющихся операций.

Какие есть основания в основе всего, что касается документов: где мы можем узнать, где эти нормативные основания?

Мы ведь исходили из того, что БУ нормативен. Любое действие имеет подтверждение в соответствующих правилах. Каким образом это отражается в БУ и где это регулируется.

Положение по Бухгалтерскому Учету об учетной политике организации № 1/98.

Надо помнить, что учетная политика – это принятая организацией правила ведения БУ на год. Приказ по учетной политике подписывает руководитель организации и главный бухгалтер.

Собственно учетная политика определяет основы формирования и раскрытия данных БУ способов ведения БУ, первичного наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности (это теоретично).

Если исходить из более предметных оснований:

1. Рабочий план счетов БУ;

2. Формы первичных документов, которые будут использованы для оформления хозяйственных операций;

3. Порядок проведения инвентаризации в год;

4. Правила документооборота (график документооборота) – из него можем узнать кто составляет те или иные хозяйственные операции и т.п.

Можно посмотреть кто и где оформляет те или иные документы. И не будет 720 томов уголовного дела (по делу Ходорковского).

Нужно изъять только те документы, которые являются объяснимы. На практике огромное количество лишних документов в деле. Всякие распечатки из Интернета – как эмигрировать в Англию. Зачем хотели они это сделать? Хотели доказать, что она хочет уехать из России и скрыться от следствия.

Учетная политика определяет форму учета той или иной организации, график документооборота и т.п. Можно правильно подобрать доказательственную базу.

5. Порядок контроля за хозяйственной операцией и т.д.

Этим приказом многое определяется. Это нормативное основание фактических операций.

Постановление Правительства № 835 от 08.07.98 – о первичных учетных документах. Унифицированные формы по учету оплаты труда, по учету основных средств – посмотрим, какая где есть форма документа, как они отражались на практике. Главное, чтобы они соответствовали приказу об учетной политике.

Срок хранения документов – 5 лет. После этого срока документы можно уничтожить. За этим сроком мы можем утратить доказательство совершения тех или иных хозяйственных операций.

Бухгалтерские документы выполняют ряд функций:

• Удостоверительную функцию

Соответствующими лицами оформляется и ни одна операция не может быть учтена, если нет надлежащим образом составленного документа. Каждая хозяйственная операция отражается определенным комплексом документов. Содержание хозяйственной операции должно соответствовать определенным нормативам (документ имеет нормативный характер).

Каждый документ имеет индивидуализирующие его признаки. Таким образом посредством документа в практике (юридической) можно осуществлять контрольно-содержательную деятельность и проверять документ технически (документация имеет контрольно-техническое значение).

Инвентаризация как элемент метода БУ

Когда мы говорим о ней нужно понимать, что уже в момент оформления товарные ценности изменели вое физическое содержание, т..к подвержен различных внешних факторов.

Песок на улице – тонну весил, намок – стал весить две тонны.

Усушка, утруска, бой, порча и т.п.

В процессе инвентаризации устанавливается разница между тем, что в учете и тем, что есть на самом деле. Обычно выявляется в виде недостачи и т.п. Нужно определить, кто за это отвечает, нужно определить, куда нужно отнести результаты и т.п.

Вот этим занимается инвентаризация. Она также определяется на основании соответствующего документа. В ФЗ о БУ есть ст. 12 «Инвентаризация имущества и обязательств». Для обеспечения достоверности данных БУ организация обязана проводить инвентаризацию – проверяется наличие, состояние и оценка данных БУ.

Когда нужно проводить обязательно?

1. При передаче имущества в аренду, выкуп, продажу;

2. При преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

3. Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

4. При смене материально ответственных лиц;

5. При выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

6. В случае стихийного бедствия, пожара и других ЧС;

7. При реорганизации и ликвидации организаций.

Это когда нужно сделать инвентаризацию обязательно. Есть случаи, диктуемые соображениями хозяйственной деятельности.

Нужно смотреть состояние средств, состояние обязательств и устанавливаются сроки инвентаризации. Например, вспомни про НТВ (случай) – нужно ждать заключительного баланса, т.к. будет проведена инвентаризация.

Если произошла кража – нужно вновь производить инвентаризацию. Лишнего вам не дадут, но потом могут в укор поставить – почему вы нам не сказали, что у Вас то-то то-то утащили? Как мы искать будем. Часто после кражи просто списывают это украденное имущество и не проводят инвентаризацию.

Инвентаризация – обязательна вот в этих случаях.

• Выявление фактического наличия товарно-материальных ценностей.

• Сопоставление фактических данных с данными БУ;

• Проверка полноты отражения в учете обязательств;

Количество инвентаризаций в год определяются руководителем, в частности и в приказе по учетной политике.

Есть тяжелые случаи – инвентаризация библиотечных случаев – раз в три года.

Или инвентаризация драгоценных камней – алмаз (неотшлифованный бриллиант) – порой он после нескольких лет хранения начинает меняться, некоторые свойства меняются, имеются определенные потери.

Геммологическая экспертиза – экспертиза драгоценных камней. А как же ты будешь каждый камушек оценивать в ходе производства что ли тяжело?

Кассовый аппарат набил огромную сумму - 8,5 млрд. Налоговый орган снял данные и сказал, что доначислим указанную сумму на налог. Но то была техническая ошибка. Нужно была техническая экспертиза. А количество товаров на 8,5 млрд не вместится просто в этот магазин! Только в 2 с чем-то раз меньше товаров.

И вот в суде предъявили инвентаризацию товаров, которая показал, что товаров в два раза меньше.

В плане порчи нужно будет показывать, какая естественная убыль у тех или иных товаров – нужно решить большое количество вопросов.

19.11.2011 г.

Копия лекции Вадима

Прошлый раз мы закончили рассмотрение метода документации и пришли к методу инвентаризации. В методе документации речь идет о основании операции и их учете, а во втором случае речь идет о наличии ценностей и сопоставление их с остатком.

Мы должны рассмотреть процесс проведения инвентаризации, этапы её проведения и оформление её результатов.

Этапы инвентаризации:

1. Инвентаризация определяется на основании плана инвентаризации, который определяется на основании приказа по учетной политике. Определяются сроки инвентаризация, учреждается инвентаризационная комиссия. Этот этап называется подготовительным. Разрабатывается также внутренняя инструкция о том, как нужно проводить инвентаризацию. Обычно инвентаризация должна проходить непрерывно. На первом этапе осуществляется подготовка.

2. После этого начинается проведение инвентаризации: взвешивание, пересчет, обмер и оформление инвентаризационных описей.

3. На третьем этапе (сравнительно-аналитические мероприятия) сопоставляются данный инвентаризационных описей и данных бух учета. Составляются сличительные ведомости. Они оформляют расхождение между данными бух учета, документального учета и фактическими данными. Все инвентаризационные описи составляются на основании унифицированных форм инвентаризационных описей. По каждому виду товарно-материальных ценностей есть своя форма. Акт инвентаризационной комиссии- это типовая форма. Сличительная ведомость- также типовая форма. Например, «Сличительная ведомость результат инвентаризации основных средств».

4. На четвертом, заключительном этапе оформляются результаты инвентаризации, осуществляется регулирование инвентаризационных записей, вносятся соответствующие записи в документы бух учета. В результате инвентаризации появляются либо излишки либо недостатки. Инвентаризационная комиссия осуществляет регулирование инвентаризационных разниц.

Что делать с излишками и недостачами?

1. Появился излишек. Есть статья 12 закона о бух учете, которая говорит, что нужно делать в случае излишка, а что в случае недостатка. Излишек должен приходоваться. После этого сумма излишка зачисляется на финансовые результаты.

2. Недостача имущества. Если выявлена недостача или порча имущества, то применяется правило естественной убыли. Инвентаризационная комиссия определяет, какой уровень естественной убыли по нормативным документам (есть соответствующие инструкции). Естественная убыль уменьшит указанную недостачу и порчу. Суммы, которые будут установлены, относятся на издержки производства. Такая сумма будет отнесена на издержки производства, если в пределах нормы. А если свыше нормы недостачи или естественной убыли- то на виновных лиц. Если они не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков, то убытки от недостачи имущества и порчи списываются на финансовые результаты. Во всех этих операциях решение будет приниматься с участием юриста.

Какие ошибки бывают при осуществлении инвентаризации?

Наиболее распространённой- неправильное оформление инвентаризации. Например, состав комиссии один, а инвентаризацию проходили другие лица.

Если будет подтверждено, что те, кто подписал акт инвентаризационной комиссии, но не участвовал в самой инвентаризации, то инвентаризация будет признана недействительной.

Если непрерывный результат деятельности, а инвентаризационные документы не завизированы комиссией.

Инвентаризация проводится в тот момент, когда необходимо составить отчетность. Она вносит существенные коррективы в отёчность, которая будет создана на основе инвентаризационной деятельности.