2. Класифікація документів за різними ознаками

Документ, який створений у суспільстві, входить у відповідну систему документації як її елемента. Окремі види і різновиди документів складають систему документації. До теперішнього часу в документознавстві немає несуперечливої ​​наукової класифікації видів і різновидів документів.  Найважливішою ознакою для класифікації документів є його зміст. Службові документи можуть підрозділятися: з адміністративних питань; матеріально-технічного постачання; планування; оперативної діяльності; бухгалтерського обліку; підготовки і розстановки кадрів; фінансово-кредитних і зовнішньоторговельним питань і т.д[10, с.33]. 

Всі документи, що обертаються на підприємстві, можуть класифікуватися за такими ознаками. За назвою існує безліч різновидів документів. Ось лише деякі з них: накази, розпорядження, плани і звіти, акти, протоколи, договори, статути, інструкції, довідки, доповідні, пояснювальні записки, службові листи, телеграми, стандарти, технічні умови, платіжні вимоги і доручення, довіреності тощо[10, с.45].

За способом фіксації інформації документи бувають письмові (рукописні, машинописні, типографські, підготовлені на розмножувальних апаратах, надруковані на персональних комп'ютерах), графічні та фотофон

кінодокументи. 

• За ступенем складності документи класифікують на прості і складні.

Прості - це документи, в яких розглядається одне питання, в складних висвітлюється кілька питань[9, с.40]

• За ступенем гласності розрізняють документи відкриті (несекретні) та документи з обмеженим доступом.

Документи з обмеженим доступом бувають різного ступеня секретності: цілком таємні, таємні, документи для службового користування (ДСК), з грифом "конфіденційно". 

• За юридичною силою документи поділяють на справжні і підроблені.

Справжні документи бувають дійсні та недійсні. Недійсним документ стає в результаті закінчення терміну дії або скасування його іншим документом. 

• За строками виконання документи класифікуються на термінові і нетермінові.

Терміновими є документи з термінами виконання, встановленими законом та відповідними правовими актами, а також телеграми та інші документи з грифом "терміново". 

• За походженням документи класифікують на службові, підготовлені на підприємствах, в організаціях, та особисті (листи громадян з викладенням скарг, пропозицій, прохань). 

• За термінами зберігання документи діляться на документи тимчасового та постійного терміну зберігання.

Документи тимчасового зберігання в свою чергу поділяються на документи з терміном зберігання до 10 років і понад 10 років[9, с.45]

• За ступенем обов'язковості документи бувають інформаційні, які містять відомості і факти про виробничої та іншої діяльності організацій, і директивні - обов'язкові для виконання, що носять характер юридичної або технічної норми. 

• За ступенем уніфікації розрізняють документи індивідуальні, типові, трафаретні, зразкові і уніфіковані у вигляді анкети і таблиці. 

• Індивідуальні документи розробляються конкретними організаціями для внутрішнього користування. 

• Типовими є документи, створювані вищими органами для організацій з однорідними функціями і мають обов'язковий характер. 

• Трафаретні документи мають заздалегідь надрукований текст з пробілами, які заповнюються при остаточному оформленні документа в залежності від конкретної ситуації. Такі документи перспективні, тому що економлять час на підготовку[9, с. 46]

• Зразкові документи носять орієнтовний характер і використовуються для складання та оформлення документів по аналогії. 

• Анкета - спосіб представлення уніфікованого тексту, при якому постійна інформація розташовується в лівій частині аркуша, а змінна вноситься в документ у процесі його складання в праву частину листа.

• Таблиця - документ, в якому постійна інформація розміщується в заголовках граф і боковика (заголовки рядків), а змінна (в цифровому або словесному вираженні) - на перетині відповідних граф і рядків. 

Розділ 3. Функціонування документа у сучасному світі