Реквизиты документов

Каждый документ должен полностью отвечать своему назначению и должен содержать определенные показатели.

Показатели, характеризующие хозяйственную операцию, отраженную в документе, называют реквизитами.

Реквизиты бывают обязательные и дополнительные.

Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

1. наименование документа (формы), код формы;

2. наименование организации, от имени которой составлен документ;

3. содержание хозяйственной операции;

4. измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);

5. наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровка.

К дополнительным реквизитам могут относиться адрес и телефон организации и т.д.

Документы должны составляться своевременно, как правило в момент совершения операции, или если это невозможно, то непосредственно по окончании операции.

Документы могут заполняться пастой шариковых ручек, химическим карандашом, при помощи пишущих машин или полностью автоматизированным путем. Документ должен быть четко оформлен, без помарок, заполнены все необходимые реквизиты.

Производить записи в документах простым карандашом не разрешается.

Итоговые записи, связанные с передачей ценностей, должны писаться прописью. Свободные строки должны быть прочеркнуты.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

В первичные учетные документы, кроме банковских и кассовых, можно вносить исправления.

В тексте и цифровых данных первичных документов подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.

Ошибки в первичных документах исправляют следующим образом:

1. зачеркивается неправильный текст или (и) сумма одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное;

2. пишется исправленный текст или (и) сумма;

3. делается надпись «исправлено»;

4. указывается дата исправления;

5. исправления подтверждаются подписью лиц, подписывающих документ.

Законом РФ «О бухгалтерском учете», Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В этом случае должен быть составлен новый документ.

Унификация и стандартизация документов

Основными направлениями совершенствования документации являются унификация и стандартизация.

Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации.

Унификация форм первичной учетной документации устанавливает и закрепляет единые требования к документированию хозяйственной деятельности организаций, систематизирует учет, исключает из оборота устаревшие и произвольные формы, способствует рациональной организации учета.

В связи с этим Правительство РФ возложило на Госкомстат РФ функции по разработке, утверждению и распространению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий.

В соответствии с этим порядком, первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом РФ по согласованию с Минфином РФ и другими федеральными органами исполнительной власти.

Введение унифицированных форм первичной учетной документации в организациях на территории РФ как элемент учетной политики производится с начала финансового года и должно быть оформлено соответствующим распорядительным документом организации.

Унифицированные формы первичной учетной документации распространяются на все юридические лица независимо от форм собственности, осуществляющих деятельность на территории РФ.

В унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций) организация при необходимости имеет право вносить дополнительные реквизиты. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим распорядительным документом организации.

Исключение отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Унифицированные документы – это типовые документы, утвержденные в установленном порядке и предназначенные для оформления однородных операций в организациях с различной формой собственности и различными отраслевыми особенностями.

Стандартизация документов – это установление одинаковых размеров для типовых документов.