Тема 4. Первинне спостереження та документація План

1. Класифікація документів.

2. Вимоги до змісту, структури й оформлення докумен­тів.

Документ - це письмове свідоцтво певної форми та змісту, що містить відомості про господарську опе­рацію і є доказом її здійснення. Суть документів та їх місце в господарській діяльності підприємства відображається в їх класифікації, тобто поділі на групи за певними ознаками.

Документи класифікуються за призначенням, змістом, порядком складання, способом використання, місцем складання. Класифікацію документів за цими ознаками нижче показано на схемі.

За призначенням

• розпорядчі;

• виконавчі (виправдні);

• бухгалтер­ського оформ­лення;

• комбіновані

За змістом

• грошові;

• розрахун­кові;

• матеріаль­ні

За порядком складання

первинні; зведені

За способом використання

• разові;

• накопичу­вальні

За місцем складання

внутрішні; зовнішні

Потрібно вивчити класифікацію документів за такими ознаками.

За призначенням документи поділяють на:

1) розпорядчі - це документи, які містять розпорядження (наказ, завдання) на здійснення певної господарської операції (накази про прийняття та звільнення з роботи, чеки на отримання готівки в касі банку, платіжні доручення, довіреності на отримання матеріальних цінностей тощо);

2) виконавчі (виправдні) - це документи, що підтверджу­ють факт здійснення господарської операції (виписки банків, касові прибуткові й видаткові ордери, акти, звіти про вико­ристання коштів, наданих на відрядження або підзвіт тощо);

3) бухгалтерського оформлення - це документи, що скла­даються на основі розпорядчих і виконавчих документів працівниками бухгалтерії (бухгалтерські довідки, меморіальні ордери, різні розрахунки тощо);

4) комбіновані - це документи, що поєднують ознаки розпорядчих, виконавчих і документів бухгалтерського оформ­лення в певній господарській операції (вимоги, наряди, роз­рахунково-платіжні відомості тощо).

За змістом бухгалтерські документи поділяють на:

1) грошові - це документи, що оформляють операції, пов'я­зані з грошовими коштами (касові ордери, банківські чеки тощо);

2) розрахункові - ці документи оформляють розрахунки між фізичними і юридичними особами (рахунки-фактури, пла­тіжні доручення, квитанції тощо);

3) матеріальні - це документи, що оформляють операції, пов'язані з рухом матеріальних цінностей (прибутковий ордер, лімітно-забірна картка, акт приймання-передачі основних засо­бів тощо).

За порядком складання бухгалтерські документи поділя­ють на:

1) первинні - ці документи складають у момент здійснен­ня господарської операції (касові ордери, накладні, акти прийо­му робіт тощо);

2) зведені - ці документи складають на підставі однорід­них первинних документів шляхом групування, узагальнення та балансової ув'язки їх показників (різні звіти, розрахунково-платіжні відомості тощо).

За способом використання документи поділяють на:

1) разові - це документи, що використовуються лише для одноразового оформлення та відображення однієї або кількох господарських операцій (ордери, вимоги, акти тощо);

2) накопичувальні - ці документи використовуються для багаторазового оформлення та реєстрації однорідних господар­ських операцій протягом певного відрізку часу (дня, тижня, декади, місяця) (табель обліку робочого часу, лімітно-забірна картка, відомість випуску готової продукції тощо).

За місцем складання бухгалтерські документи поділяють на:

1) внутрішні - це документи, що оформляються (склада­ються) на даному підприємстві (табель обліку використання робочого часу, інвентарні картки основних засобів, прибуткові ордери тощо);

2) зовнішні - це документи, що надходять від інших підприємств, організацій, тобто складаються за межами даного підприємства (виписки банків, рахунки постачальників, листи, угоди тощо).

Отже, необхідно усвідомити, що класифікація документів дає змогу правильно зрозуміти їх зміст, призначення і викорис­тання для відображення господарських операцій підприємства.

Завдання

Проведіть класифікацію документів за призначенням, змістом, порядком складання, способом використання та місцем складання:

• наказ про прийняття на роботу;

• прибутковий касовий ордер;

• банківська виписка;

• звіт про використання коштів, наданих на відрядження або підзвіт;

• лімітно-забірна картка;

• акт приймання-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів;

• рахунок-фактура (постачальника);

• платіжне доручення;

• накладна.

Питання 2. Вимоги до змісту, структури й оформ­лення документів

Повнота і достовірність показників обліку значною мірою залежать від якості оформлення доку­ментів.

Потрібно звернути увагу на обов'язкові реквізити, які має містити документ, щоб бути доказовим і мати юридичну силу. Відповідно до Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" такими реквізитами для будь-якого бухгалтерського документа є:

• назва документа (форми);

• дата і місце складання;

• назва підприємства, від імені якого складено доку­мент;

• зміст та обсяг господарської операції, одиниця виміру господарської операції;

• посади осіб, відповідальних за здійснення господар­ської операції та правильність її оформлення;

• особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господар­ської операції.

Також залежно від характеру операцій до первинних документів можуть бути внесені додаткові реквізити:

• ідентифікаційний код підприємства чи особи;

• номер документа;

• підстава для здійснення операції;

• дані про документ, що засвідчує особу;

• інші додаткові реквізити.

Необхідно запам'ятати, що якщо у документі відсутній будь-який обов'язковий реквізит, то такий документ є недока­зовим, не має юридичної сили і не може бути підставою у бух­галтерському обліку.

Чинне законодавство України до оформлення бухгалтер­ських документів ставить такі вимоги:

1) первинні документи мають бути складені в момент здійснення операції, а якщо це неможливо, безпосередньо після її закінчення;

2) документи складають на бланках типових форм, за­тверджених Держкомстатом України, або на бланках спеціалізо­ваних форм, затверджених відповідними міністерствами і відом­ствами;

3) у разі складання та зберігання первинних документів на машинних носіях інформації підприємство зобов'язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохорон­них органів та відповідних органів у межах їх повноважень, пе­редбачених законами;

4) записи в первинних документах роблять у темному кольорі чорнилом, кульковою ручкою, друкарськими засобами чи принтером, що забезпечує зберігання цих записів протягом встановленого терміну зберігання документів;

5) вільні рядки в первинних документах прокреслюють;

6) у грошових документах суми проставляються цифрами і прописом, перше слово суми записують скраю і з великої лі­тери;

7) керівник підприємства затверджує перелік осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати документи) на здійс­нення господарських операцій, пов'язаних із відпуском товарно-матеріальних цінностей, майна, видачею грошових коштів і документів;

8) забороняється приймати до виконання документи на господарські операції, які суперечать законодавчим і норматив­ним актам, установленому порядку обліку коштів і матеріальних цінностей, завдають шкоди власникам;

9) у банківських і касових документах виправлення поми­лок не допускається; якщо в таких документах допущено по­милку, їх анулюють, а замість них оформляють нові;

10) підприємство повинно вжити всіх необхідних заходів щодо запобігання несанкціонованому та непомітному виправ­ленню записів у первинних документах і забезпечити їх належне зберігання протягом встановленого терміну, що регулюється спеціальним переліком;

11) у випадках, установлених законодавством, а також мі­ністерствами і відомствами України, бланки первинних доку­ментів можуть бути віднесені до бланків суворої звітності; їх друкують за зразками типових або спеціалізованих форм із обов'язковим зазначенням номера;

12) відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів та недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці документи;

13) первинні документи можуть бути вилучені у підпри­ємства тільки за постановою уповноважених державних органів відповідно до чинного законодавства України.

Слід звернути увагу на те, що велике значення у вико­нанні цих вимог мають уніфікація та стандартизація документів.

Уніфікація документів - це розробка єдиних зразків до­кументів для оформлення однотипних господарських операцій на підприємствах, в організаціях і установах незалежно від виду діяльності та форм власності.

Стандартизація документів - це встановлення для блан­ків однотипних документів однакових, найбільш раціональних за розміром і формою та завчасним визначенням розміщення відповідних реквізитів.

Уніфікація та стандартизація документів забезпечують широту використання, можливість всебічного опрацювання на ПЕОМ, масове тиражування бланків, що дає значну економію паперу та здешевлює їх виготовлення.