3. Что такое «документ»? Какие бывают документы?

Документ – это материальный объект, содержащий информацию, оформленную в установленном виде, и имеющий в соответствии с действующим законодательством правовое значение. Документы бывают на бумажных носителях (их иногда называют «твердые копии») и электронные.

Классификация документов. С точки зрения источника формирования документы делятся на внешние и внутренние. Такое деление позволяет для внутренних документов оптимизировать маршруты движения и определять те документы, которые можно усовершенствовать.

Кроме того, документы группируются в зависимости от способа их получения. Здесь выделяются первичные и производные документы. Первичные документы по форме размещения информации классифицируются на анкетные (например, карточка по учету кадров), зональные (например, типовой контракт), табличные (например, накладная на внутреннее перемещение материалов или оборудования), и комбинированные (например, акт о списании оборудования, акт о браке и т.д.).

Большое значение при изучении существующих потоков информации имеет периодичность составления и обработки документов, что отражается на определении длительности хранения информации.

Электронные документы хранятся в виде баз данных (БД) или отдельных файлов. Основной информационной совокупностью, с которой оперируют при компьютерной обработке информации, является файл (массив).

Файл – это совокупность записей о множестве объектов или множестве состояний объектов.

Запись – это сообщение об одном объекте или одном из состояний объекта или явления. Записи расчленяются на поля (практически это реквизиты).

Поле – группа символов, обозначающих конкретный реквизит, имеющих определенное значение и подвергающихся обработке за одну арифметическую или логическую операцию.

Символ – это знак, изображающий цифру, букву, математический знак и.т.д.

4. Что такое «база данных»?

Под системой с базой данных обычно понимается любая информационная система на базе компьютера, в которой данные могут совместно использоваться многими приложениями.

Практически любая современная ИС является системой с БД, причем база данных занимает центральное место в информационной системе, поскольку для любого вида деятельности необходимы хранение и обработка соответствующих данных.

База данных (БД) – это организованная во внешней памяти компьютера совокупность взаимосвязанных недублируемых данных, содержащая сведения о различных сущностях одной предметной области (реальных объектах, событиях или явлениях).

5. Что такое «система управления базами данных»?

Базы данных создаются и используются с помощью СУБД.

Система управления базой данных (СУБД) – программное обеспечение, которое управляет доступом к данным и обеспечивает функциональные возможности ИС.

6. Что такое концептуальная, логическая и физическая модели предметной области?

Предметная область представляет собой часть реального мира, которая исследуется или исполь­зуется. Это может быть «Заказ», «Изготовление изделий на заказ», «Сбыт готовой продукции», «Оформление заказов через Интернет» и др. Из-за сложности предметной области охватить ее аспекты в одноуровневой модели не представляется возможным. Поэтому используются три уровня: концептуальный (понятийный), логический и физический.

Концептуальный уровень отражает предметную область в самом общем виде. Он определяет содер­жание и структуру предметной области безотносительно к моделям данных и типу используемой СУБД. Этот уровень должен быть понятен пользователю и полностью независим от того, как данные будут храниться в действительности. Изменения в этой модели должны производиться только при изменениях в реальном мире, чтобы эта модель продолжала быть отражением предметной области.

Логический уровень является промежуточным, на котором производится формализация модели. На этом уровне предметная область отображается в виде информационных объектов (сущностей) и связей между ними. Для реляционной модели сущности являются «прообразами» таблиц, а связи отображают отношения между ними.

Физический уровень модели предметной области определяет способ реализации в среде выбранной СУБД. Одной логической модели может соответствовать несколько физических моделей (для разных СУБД).