5. Виконання роботи

Документознавство є дуже потрібною и складною сферою обміну діловою інформацією. Оскільки у межах однієї практичної роботи ця тема не може бути вичерпана, зміст роботи полягає лише у виготовленні наступних документів за наведеними нижче зразками:

• заява;

• автобіографія;

• резюме, лист-рекомендація та лист супроводження;

• пояснювальна записка.

Готуючи документ (заяву, автобіографію, довідку, розписку, пам'ятку, план, протокол, службовий лист тощо) використовують офіційно-діловий стиль.

Ділові папери (документи) як ознака офіційно-ділового стилю відповідають певним стандартам. Існують стандартні правила написання заяви, оформлення розписки, доручення, складання оголошення, автобіографії, характеристики тощо.

5.1 Заява

Заява — це висловлене в стандартній офіційній формі прохання.

Реквізити в заяві рекомендують розташовувати в такій послідовності:

• Адресат (з великої літери праворуч) — посада, назва установи, прізвище та ініціали посадової особи, на ім'я якої подається заява, у давальному відмінку, чергуючи закінчення -ові(-еві, -єві)з -у(-ю).

• Адресант (без прийменника з малої літери) — посада, звання, назва закладу, прізвище, ім'я, по батькові особи, яка звертається із заявою, у родовому відмінку (без крапки в кінці останнього слова).

• Назва документа.

• Текст (з великої літери, з абзацу).

• Додаток (підстава): перелік інших документів із зазначенням кількості сторінок, що додаються до заяви на підтвердження її правомірності чи вагомості аргументації.

• Дата написання (ліворуч).

• Підпис адресанта (праворуч).

Приклад заяви розташований на рисунку 5.1.

Конопенко Галини Іванівни, що проживає за адресою: вул. Вишнева, 8, кв. 14 м.Київ, 01118	Директорові видавництва «Людина і Всесвіт» Проць Т. К.
ЗАЯВА Прошу призначити мене на посаду редактора у відділ навчальної літератури з 04 січня 2012 року. До заяви додаю: 1) трудову книжку; 2) копію диплома; 3) автобіографію. 02.01.2010                                                                                                                                                                               Підпис

Рисунок 5.1 – Зразок заяви

5.2 Автобіографія

Автобіографія — це опис свого життя.

Автобіографію складають у довільній формі, однак деякі складові частини та реквізити в ній обов'язкові. 

Оформляють автобіографію від руки на чистому аркуші паперу, на лінованому або трафаретному бланку, коли влаштовуються на роботу чи поступають на навчання. Усі відомості про себе викладають у розповідній формі від першої особи в хронологічній послідовності (із зазначенням місяця й року) і таким чином, щоб можна було скласти уявлення про життєвий шлях, кваліфікацію та громадську діяльність автора.

Розрізняють такі види автобіографій:

— автобіографія-розповідь, яку складають в описові формі;

— автобіографія-документ, у якій точно викладають факти.

В автобіографії-документі наводять такі відомості: назва виду документа; прізвище, ім'я, по батькові автора; число, місяць, рік народження, місце народження; соціальне походження; відомості про батьків (прізвище, ім'я, по батькові теперішні та колишні, якщо були зміни, дати народження, смерті, якщо померли; де й ким працюють; якщо не працюють, то зазначають останнє місце роботи, вказують, що тепер не працюють або на пенсії), освіта й спеціальність за дипломом, трудова діяльність, останнє місце роботи (місце навчання), посада; нагороди й заохочення, участь у громадському житті; сімейний стан і склад сім'ї; паспортні дані, домашня адреса і номер телефону.

Нижче від текстової частини проставляють дату складання автобіографії (ліворуч) і підписуються (праворуч).

Зразок автобіографії поданий на рисунку 5.2.

Автобіографія Я, Максименко Тарас В'ячеславович, народився 13 грудня 1971 року в м. Києві. У 1978 році пішов до першого класу середньої школи № 185 м. Києва. Після закінчення 9 класів у 1985 році вступив до Юридичного ліцею м. Києва, який закінчив у 1987 році із золотою медаллю. У 1988 році вступив на юридичний факультет Київського національного університету імені Тараса Шевченка. Під час навчання в університеті був старостою групи. У 1993 році закінчив повний курс згаданого університету за спеціальністю «Правознавство». Після закінчення університету присвоєно кваліфікацію юриста. З вересня 1993 року працюю юристом у Міжнародному фонді «Відродження» м. Києва. Склад сім'ї: дружина — Максименко Надія Іванівна, 1973 року народження, учителька української мови та літератури середньої школи № 38 м. Києва; дочка — Максименко Олеся Тарасівна, 1992 року народження. 18 листопада 2009 р.                                                                                                                                                                               Підпис

Рисунок 5.2 – Зразок автобіографії

5.3 Резюме та пояснювальна записка

Резюме є документ, що містить короткі біографічні відомості, які людина надає при працевлаштуванні в бізнесі (рисунок 5.3).

Резюме Сірко Людмила Михайлівна
Домашня адреса	04116, Київ, вул. Валова, 12-25
Телефон	(044) 412-43-56, моб. 050-450-80-04
Дата и місто народження	10.02.1992,, м. Івано-Франквіськ
Громадянство	Україна
Мета	Секретар -референт
Сімейний стан	Не одружена
Освіта, підвищення кваліфікації	1990—2001 — средняя школа № 1 м. Івано-Франківська
Рівень знання іноземних мов	Англійська — вільно, немецька — читаю и перекладаю зі словником
Досвід роботы	2002—2005 — секретарь ТОВ «Світло» м. Івано-Франківська
Наявність рекомендацій	ТОВ «Світло», директор В.И. Федорів 17.03.2007
Додаткові відомості	Професійні навички: вмію працювати з комп’ютером (Windows, Word, Excel), маю досвід роботи у мережі Інтернет; Ділові та особисті характеристики: відповідальність, ретельність, ініціативність, комунікабельність.
1.04.2007 г.	Л.М. Сірко

Рисунок 5.3 – Зразок резюме

Резюме є свого роду анкетою і зазвичай містить наступну інформацію:

• ім'я документа;

• дату складання;

• особисті дані – прізвище, ім'я, по-батькові, посада, номер телефону, поштову адресу, дату та місце народження, громадянство, сімейний стан, кількість дітей;

• мета працевлаштування – на яку роботу або посаду бажає влаштуватись;

• освіта, перепідготовка, підвищення кваліфікації, перераховані в зворотному хронологічному порядку, починаючи з останнього місця навчання, з вказівкою дат;

• досвід роботи — короткий опис місць та характеру роботи з повідомленням причини зміни робочих місць і дат;

• додаткової інформації - комп'ютерні навички (включаючи володіння програмний продуктами і системами), іноземні мови (вільно говорить, читає і перекладає із словником), інші навички, ділові і особисті. У цьому пункті необхідно перелічити власні майстерності і гідності, тому що це може вплинути на рішення про прийом на роботу;

• рекомендації – видаються у формі листів із зазначенням організації, посади, прізвища і телефонів (рисунок 5.4);

• особистий підпис (з розшифровкою).

Текст резюме, зазвичай оформлюють у вигляді двох стовпців: у лівій області є заголовки і у права частина містить інформацію, яку ви хочете надати.

Товариство з обмеженою відповідальністю Світло Березовая аллея, д.12, Івано-Франківськ, 76000 Тел. 53-81-30 17.01.2007 № 12/03 Про рекомендацію Л.М. Сірко З великим задоволенням рекомендуємо Вам Сірко Людмилу Михайлівну. Людмила Сірко працювала у нашій нашей фірмі на посаді секретаря майже три роки. До роботи відноситься відповідально, с колегами и клієнтами завжди привітна і ввічлива, не допускає помилок у роботе. Сірко Л.М. відрізняє прагнення до постійного професійного росту, поповненню професійних знань, вдосконалення власних навичок. Зміна роботи пов’язана з переїздом її сім’ї в м. Київ.. Впевнений, что в особі Л. Сірко Ваша фірма отримає відмінного секретаря-референта. Генеральний директор ТОВ «Світло» В.И. Федорів

Рисунок 5.4 – Зразок листа-рекомендації

Резюме зазвичай не перевищує однієї сторінки.

Якщо заявник бажає повідомити більш докладну інформацію, підкреслити інтерес в отриманні само цієї посади у конкретній фірмі, він складає лист супроводження, який відправляє разом с резюме (рисунок 5.5).

На рисунку 5.7 поданий зразок пояснювальної записки.

05.02.2007 04116, Київ, вул. Валова, 12-25 (044) 412-43-56, моб. 050-450-80-04	Загальноукраїнська щоденна газета «Факти» Головному редактору О. Швецу
Вельмишановний Олександр Іванович! Можливо Вас зацікавить моя кандидатура на посаду секретаря-референта. На протязі трьох останніх років я успішно працювала в ТОВ «Світло» м. Івано-Франківська, де приймала участь в підготовці нарад і переговорів, збільшувала рівень своїх знань в області інформаційних технологій, отримала досвід організаційної роботи. Була відмічена подякою керівництва. Буду дуже вдячна, якщо Ви знайдете час зустрінутись зі мною для обговорення можливого співробітництва. Додаток: резюме, лист-рекомендація. Людмила Михайлівна Сірко

Рисунок 5.5 – Зразок листа супроводження

Директору ІнМЗ професору Юхимчуку С. В. студента гр. 1МО-09 Халєда Ісліма
ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА   З 8. 12. 2010 р. по 12. 12. 2010 р. я пропустив заняття в університеті у зв’язку з хворобою. Довідку додаю.   14.12.2010                                                                                Підпис

Рисунок 5.6 – Зразок пояснювальної записки