Компьютеризация делопроизводства

11. Общая характеристика организационных технических средств в делопроизводстве

В современном делопроизводстве в настоящее время ис­пользуется большое разнообразие отечественной и импорт­ной оргтехники. В соответствии с назначением все техни­ческие средства можно разбить на следующие группы:

• средства для составления документов;

• копировальная и множительная техника;

• средства обработки документов;

• средства хранения, поиска и передачи документов;

• техника управленческой связи.

Каталоги, проспекты, реклама, специализированные про­фессиональные издания в этой области предлагают техничес­кие характеристики средств механизации и автоматизации.

Наиболее важными среди технических средств являются средства для составления документов. Оргтехника — это технические средства, используемые в управлении и дело­производстве.

Технические средства, используемые для составления документов, классифицируют по способу создания доку­ментов.

Черновые варианты документов составляют руко­писным, машинописным способами и на персональных компьютерах. Рукописным способом зачастую набрасывают первый вариант будущего документа, ряд документов во­обще составляют только от руки. Это всевозможные заяв­ления, автобиографии, расписки, некоторые финансовые документы. Рукописным способом заполняются трафарет­ные документы: анкеты, личные листки по учету кадров, табели учета рабочего времени и т. п.

Исторически сложилось так, что основным техничес­ким средством делопроизводства ушедшего столетия ста­ла пишущая машинка — самый доступный и экономичный способ создания различного вида документов. За долгий период развития делопроизводства создан ряд пишущих машинок, различающихся по принципу действия на меха­нические, электрические, электронные, по назначению — на канцелярские, дорожные и специализированные.

Самые простые и дешевые — механические пишущие машинки, однако они неудобны в работе. Более эффектив­ны электрические машинки: при нажатии клавиш не тре­буют от машинистки больших усилий, обеспечивают го­раздо большее количество экземпляров копий.

Более высокой ступенью в обеспечении делопроизвод­ственных процессов организации стало создание и исполь­зование электронных пишущих машинок, которые, имея достоинства электрических, обладают еще и памятью, прит ближающей их по эффективности к организационным ав­томатам. Память электронных пишущих машинок может быть как внутренняя (магнитная, электронная), так и вне­шняя (магнитные ленты, дискеты). В памяти таких маши­нок может храниться разнообразная информация: формат­ные документы, тексты-шаблоны, адреса и т. п. Извлекае­мую из памяти информацию можно редактировать — изменять текст, адреса, фамилии. Электронные пишущие машинки могут иметь дисплеи, могут быть подключены к компьютеру для ввода-вывода необходимой информации и редактирования текстов с помощью более совершенных компьютерных редакторов.

Выпускаются и портативные электронные пишущие машинки (Optima SP54, Olivetti, РТ505). К специализиро­ванным пишущим машинкам относятся машинки со шрифтом для слепых, наборно-пишущие автоматы и др.

Пишущие автоматы (организационные автоматы) — это агрегированный комплекс электромеханических и элек­тронных устройств, предназначенных для автоматизации процесса составления, редактирования и изготовления тек­стовых и табличных документов. Их можно условно от­нести к пишущим машинкам. В настоящее время на сме­ну пишущим автоматам пришли персональные компью­теры, оснащенные принтерами, как более компактные и удобные в работе устройства.

К средствам составления и оформления документов относится диктофонная техника — от диктофона (по су­ществу представляющего собой миниатюрный маг­нитофон) до диктофонно-компьютерных систем (на­пример, система «Аллегро STC-L132» и др.), позволяю­щих использовать речевой ввод информации на печать.