Способы документирования

Документирование – это запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Виды документирования:

• Текстовое документирование

• Техническое документирование

• Фото-, кино-, видеодокументирование

• Документирование на машинных носителях.

Система управления документами. Защита документов в электронном виде

Ввиду того, что бумажные и электронные документы обычно являются частью единой системы, в современных условиях необходимы более общие концептуальные подходы к управлению документами.

Государственно-правовое регулирование делопроизводства

Общая информация о департаменте по архивам и делопроизводству Министерства юстиции РБ

Минюст – Департамент по архивам и делопроизводству (наделен правами ЮЛ) – отделы по архивам и делопроизводству управлений юстиции облисполкомов; Мингорисполкома.

НПА, регламентирующие документационное обеспечение

См. рабочую программу курса, а также перечень НПА, ознакомление с которыми необходимо для решения практических задач.

Унификация и стандартизация документов

Унификация – в широком смысле – оптимальное сокращение числа элементов в объектах, составляющих какой-то комплекс или систему.

Основная цель унификации и стандартизации – создание системы документов, которая может дать экономический эффект: снижение затрат на составление, изготовление и оформление…

Объектами унификации и стандартизации являются форма документа, состав и входящие в него реквизиты.

Унифицированная форма документа – это совокупность реквизитов, установленных в определенном порядке.

В соответствии с Законом РБ «О техническом нормировании и стандартизации» к нормативным документам по стандартизации относятся следующие:

1. Технические регламенты

2. Технические кодексы

3. Стандарты, в т. ч. государственные стандарты, стандарты организации

4. Технические условия.

СТБ!!!

www.tnpa.by - каталог ТНПА.

Основным методом для достижения целей стандартизации является метод единого формуляра, который представляет собой концентрацию свойств и качеств определенного множества документов в единой матрице – формуляре. Базовый СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Унифицированные формы документов – совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определенном порядке.

Нпа, регулирующие вопросы оформление орд и организации работы с ними

Инструкция по оформлению документов с использованием компьютерных технологий… от 24 июля 2003г. №27.

Принципы и функции ТП: проблемы применения. О свободе трудового договора.

Структура документа. Требования к оформлению документа Требования к бланкам документов

Форматы бумажных документов.

Принцип построения стандартного формата бумаги следующий: все форматы делятся на три ряда – А, В, С.

Ряд А – основные (бумага), В и С – дополнительные, применяются для изготовления изделий из бумаги. В ряду А – 13 классов. Последний 13 класс равен по размеру почтовой марке. Наиболее употребительные – А4, А5, допускается использование бланков формата А3 и А6.

А3 используется в бухгалтерских документах и при составлении таблиц с большим количеством граф.

Формат бумаги выбирают в зависимости от объема текста. Тексты документов, не превышающие 5 строк, печатают на формате А5.

Бланк документа – это набор реквизитов, идентифицирующих автора официального документа. Бланки документа должны иметь поля, мм: 30 – левое, не менее 8 – правое, не менее 20 – верхнее и нижнее.

Для организации, структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие:

Виды бланков документов
Общий бланк	Бланк письма	Бланк конкретного документа, кроме письма

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты:

• Государственный герб РБ

• Эмблема организации или товарный знак

• Код организации

• Наименование организации

• Место составления документа

• Дата

• Индекс документа.

Гербовые бланки могут создаваться только типографским способом на полиграфических предприятиях, имеющих свидетельство на такой вид деятельности.