3. Жизненный цикл проекта.

Любой проект в процессе своей реализации проходит различные стадии, называемые в совокупности жизненным циклом проекта. Для реализации различных функций управления проектом необходимы действия, которые в дальнейшем именуются процессами управления проектами.

Жизненный цикл инновационного проекта – полный комплекс работ и мероприятий, выполняемых в строго определенной последовательности всеми исполнителями проекта. Таким образом, жизненный цикл проекта охватывает все стадии его воплощения – от появления замысла, проведения НИОКР, подготовки производства и непосредственного производства продукции до ее реализации. В него могут входить послепродажное обслуживание, эксплуатация, а иногда и утилизация продукта.

Рис. 1. Фазы жизненного цикла проекта и продукта

Процессы управления проектом определяются жизненным циклом проекта и зависят от области его приложения.

Процессы управления проектами могут быть разбиты на шесть основных групп: 1) процессы инициации – от формулирования идеи до принятия решения о начале выполнения проекта; 2) процессы планирования – определение целей и критериев успеха проекта и разработка рабочих схем их достижения; 3) процессы исполнения – координация людей и других ресурсов для выполнения плана; 4) процессы анализа – определение соответствия плана и исполнения проекта поставленным целям и критериям и принятие решений о корректирующих воздействиях; 5) процессы управления – определение корректирующих воздействий, их согласование, утверждение и применение; 6) процессы завершения – формализация выполнения проекта и подведение его к упорядоченному финалу.

4. Фазы жизненного цикла проекта

Разработка концепции инновационного проекта

В процессе формирования инвестиционного замысла проекта должны быть получены ответы на следующие вопросы:

• цель проекта;

• район размещения;

• назначение, мощность и основные характеристики объекта инвестирования;

• срок окупаемости;

• доходность проекта;

• предполагаемые источники и схема финансирования.

На фазе разработки концепции заказчик (инвестор), исходя из своих целей и анализа ситуации, подготавливает декларацию о намерениях. В этом документе излагается замысел инвестора. В процессе его подготовки анализируются: 1) потребность в конечных результатах; 2) имеющиеся ресурсы; 3) влияние проекта на окружающую среду; 4) общий инвестиционный климат; 5) уровень качества и стоимость и др.

Планирование проекта

Сущность планирования состоит: 1) в задании целей и способов их достижения на основе формирования комплекса мероприятий, действий, которые должны быть выполнены; 2) применении методов и средств реализации проектных работ; 3) увязке ресурсов, необходимых для их выполнения; 4) согласовании действий организаций – участников проекта. Проектирование – это построение модели реализации проекта. Планирование означает детальное определение того, что необходимо для успешной реализации проекта с соблюдением требований по трем параметрам – качеству, времени и затратам.

План проекта может включать: 1) краткий обзор проекта; 2) введение (цели и ожидаемые результаты проекта, стратегия, объем работ, организационные связи, ссылки на внешние документы); 3) структуру проекта (роли и ответственность, процесс управления проектом, обзоры и утверждения); 4) комплекс работ (работы проекта, оценка объема работ и квалификации, внешние задачи, возможные изменения); 5) график работ (график работ по этапам, список всех участников); 6) ресурсное обеспечение (персонал, оборудование, средства и пр.); 7) финансирование (история финансирования подобных проектов, бюджет, план затрат, фонды, предположения); 8) ограничения, риск и неопределенность проекта (зависимость от внешних обстоятельств, риск и неопределенность, процесс решения проблем).

Особую роль на этом этапе играют информационные системы управления проектами, которые могут упростить процесс планирования, модификации, внесение изменений, особенно при реализации крупных и сложных проектов.

Реализация проекта

Среди профессиональных проект-менеджеров бытует юмористическое представление жизненного цикла проекта: 1) всеобщий ажиотаж; 2) полная неразбериха; 3) сплошные ошибки; 4) поиск виноватых; 5) наказание невиновных; 6) награждение непричастных. Если «всеобщий ажиотаж» – фаза инициации, «полная неразбериха» – фаза планирования, то «сплошные ошибки», «поиск виноватых» и «наказание невиновных» – фаза реализации (осуществления) проекта, а «награждение непричастных» – фаза завершения проекта.

На стадии реализации проекта осуществляются следующие основные группы процессов:

• мониторинг и контроль хода осуществления проекта;

• обеспечение корректирующих воздействий (управление изменениями);

• ведение различного типа переговоров и совещаний;

• разрешение возникающих противоречий.

Цель системы мониторинга – собрать и подготовить в отчетной форме необходимую информацию. Цель системы контроля – действовать, используя эти данные. Контроль – это действия, направленные на уменьшение разницы между плановым заданием и фактическим результатом. Контроль сфокусирован на трех элементах проекта – выполнение работ, уровень затрат и время. Выделяют ряд факторов, которые приводят к необходимости контроля:

• выполнение работ – непредвиденные технические проблемы, недостаточность ресурсов, проблема качества и надежности, требование изменения спецификаций со стороны заказчика, межфункциональные сложности;

• затраты – увеличение ресурсов, требующихся для решения проблем; расширяющийся масштаб работ; заниженность первоначальных оценок; неудовлетворительная или поздняя отчетность; неудовлетворительное составление бюджетов; корректировки, произведенные не вовремя; возросшие цены на ресурсы;

• время – отведение большего времени, чем планировалось, на технические проблемы; излишне оптимистичные первоначальные оценки сроков проекта; неправильное определение последовательности действий; недоступность необходимых ресурсов; задержки при выполнении предшествующих задач; «катастрофическое» изменение спецификаций заказчиком. Контроль является центральным видом деятельности в ходе реализации проекта.

Процесс завершения проекта не бывает легким. Различают следующие варианты завершения проекта.

1. Проект завершен вследствие того, что он был успешным и достиг своих целей. Проект может быть также завершен, если его постигла неудача.

2. Проект был завершен созданием самостоятельного структурного подразделения организации. В этом случае персонал, собственность, оборудование передаются из проекта в подразделение.

3. Сложный проект успешно завершен. Имущество, люди, материалы, оборудование и функции проекта распределяются между соответствующими структурами организации.

4. Медленное «угасание проекта» вследствие сокращения бюджета.

На фазе завершения проекта следует осуществить необходимые действия по контрольному списку вопросов.

1. Протестировать результаты проекта (провести контрольные испытания).

2. Составить инструкции по использованию результатов проекта, выпустить паспорта на технические объекты.

3. Завершить выпуск откорректированного комплекта документации.

4. Передать заказчику по акту результаты проекта.

5. Обучить персонал заказчика работе с результатами проекта.

6. Расформировать (переместить) команду проекта.

7. Переместить оборудование и материалы.

8. Освободить производственные мощности.

9. Суммировать основные проблемы, возникшие при реализации проекта.

10. Документировать достижения.

11. Разработать рекомендации для будущих проектов.

12. Обобщить опыт взаимодействия с внешними организациями.

13. Написать отчеты по работе всех участников проекта.

14. Обеспечить обратную связь по результатам работы каждого участника проекта.

15. Провести окончательный аудит проекта.

16. Подготовить окончательный отчет.

17. Обсудить результаты проекта с высшим руководством фирмы-исполнителя и заказчика.

18. Подписать акт сдачи-приемки работ по проекту.

19. Объявить об окончании проекта.

Заключительный отчет по проекту составляется менеджером проекта и включается в папку проекта. Он должен содержать следующую информацию: название проекта, координаты заказчика проекта, характеристику команды проекта, цель проекта, выполнение графика работ по проекту, выполнение бюджета проекта, координаты поставщиков и подрядчиков (их роли, произведенные затраты, своевременность и качество работ), сведения по обучению персонала, индивидуальный вклад участников проекта, извлеченные уроки, заключение.