Сложные запросы

В перекрестном запросе отображаются результаты статистических расчетов (такие, как суммы, количество записей, средние значения), выполненных по данным из одного поля таблицы. Эти результаты группируются по двум наборам данных, один из которых расположен в левом столбце таблицы, а второй — в верхней строке. Например, нам надо узнать средний стаж работы ассистентов, доцентов и профессоров на разных кафедрах (на основе таблицы Преподаватели). Перекрестный запрос позволит легко решить эту задачу, создав таблицу, в которой заголовками строк будут служить должности, заголовками столбцов — названия кафедр, а в ячейках будут рассчитаны средние значения стажа преподавателей.

Запрос на изменение — это запрос, который за одну операцию вносит изменения в несколько записей. Существует четыре типа запросов на изменение: на удаление, обновление и добавление записей, а также на создание таблицы.

Запрос на удаление удаляет группу записей, удовлетворяющих заданным условиям, из одной или нескольких таблиц. С помощью запроса на удаление можно удалять только всю запись, а не отдельные поля внутри нее.

Запрос на обновление записей вносит общие изменения в группу записей одной или нескольких таблиц. Например, на 10 процентов увеличилась заработная плата ассистентов. Запрос на обновление позволит быстро внести эти изменения в таблицу Преподаватели.

Запрос на добавление добавляет группу записей из одной или не скольких таблиц в конец одной или нескольких таблиц. Например, появилось несколько новых преподавателей, а также база данных, содержащая сведения о них. Чтобы не вводить все данные вручную, их можно добавить в таблицу Преподаватели.

Запрос на создание таблицы создает новую таблицу на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц. Например, на основе таблицы Преподаватели можно создать новую таблицу, содержащую данные только о профессорах.

Access предоставляет ряд функций, обеспечивающих выполнение групповых операций. Можно задать нужную функцию, набрав на клавиатуре ее имя в строке, Групповая операция или выбрав ее из раскрывающегося списка.

Основные групповые функции, которыми можно воспользоваться:

SUМ - вычисляет сумму всех значений заданного поля (для числовых или денежных полей), отобранных запросом;

AVG - вычисляет среднее значение в тех записях определенного поля, которые отобраны запросом ( для числовых или денежных полей);

MIN - выбирает минимальное значение в записях определенного поля, отобранных запросом;

MAX – выбирает максимальное значение в записях определенного поля, отобранных запросом;

COUNT – вычисляет количество записей, отобранных запросом в определенном поле, в которых значения данного поля отличны от нуля;

FIRST - определяет первое значение в указанном поле записей;

LAST -. определяет последнее значение в указанном поле записей.

6.5.Создание новой бд.

После выполнения команды Файл  Создать новую БД и ввода имени БД MS Access откроет окно для создания БД.

Создание таблицы происходит в два этапа: определение структуры БД и ввод данных.

Структура таблицы может быть создана с использованием режима таблицы либо в режиме Конструктора, а также с помощью Мастера таблиц.

При определении структуры таблицы устанавливается, из каких полей состоит отдельная запись БД, и задается тип данных каждого поля. Каждое поле идентифицируется своим именем. Кроме этих атрибутов, каждое поле таблицы обладает дополнительными свойствами, отображаемыми в нижней части конструктора и определяющими условия ввода данных.

Уникальность строк и препятствие вводу повторяющихся блоков данных обеспечивает первичный ключ. Это поле не может содержать одинаковую величину в двух различных записях. Ключевое поле помогает наиболее активно организовать поиск, хранение и объединение данных. В MS Access выделяют три типа ключа: счетчик, простой ключ и составной ключ.

В нижней части окна Конструктора таблиц указываются свойства каждого поля таблицы. Каждый тип данных связан с вполне определенным набором свойств. Например, поля данных числового или текстового типа имеют свойство Размер поля. В свойстве Формат логического поля задается из двух возможных значений, хранимых в этом поле данных: Истина/Ложь, Да/Нет или Вкл/Выкл.

Ввод записей выполняется в режиме работы с таблицами. Переход к табличному представлению БД осуществляется с помощью кнопки Режим таблицы на панели инструментов или с помощью команды ВидРежим таблицы. На панели состояние внизу экрана появиться описание каждого поля.