10.3. Классификация информации для анализа хозяйственной деятельности

Термин «информация» (лат.) означает «объяснение», «изложение», «сообщение». Он вошел в обиход еще в конце XIX века, но сначала использовался лишь применительно к средствам связи. Ныне под информацией понимают совокупность полезных сведений, которые являются объектом сбора, регистрации, сохранения, передачи и преобразования. Информация — это главный элемент любой из функций управления. Владение полной, достоверной, актуальной и оперативной информацией дает возможность получения рыночных преимуществ, снижает финансовый риск, эффективно поддерживает принятие решений. В настоящее время информацию рассматривают в неразрывном единстве с компьютерными системами, которые обеспечивают ее сбор, регистрацию, сохранение, передачу и преобразование. С помощью компьютеров всю информацию можно быстро получить, «отсортировать» в заранее определенном порядке, который лишает необходимости пересматривать тонны бумаг в поисках нужных сведений. Компьютеры не создают информацию из ничего, но они способны чрезвычайно быстро воспринимать, сортировать, анализировать и интерпретировать ее с помощью программных средств, разработанных человеком.

Компьютеры стали основным «орудием производства» всех специалистов (также и аналитиков), поэтому рассматривать особенности формирования и использования современной информационной базы экономического анализа невозможно без учета этого обстоятельства. Разновидностью управленческой информации является экономическая информация, то есть те экономические данные, которые отображают через систему натуральных, трудовых и стоимостных показателей характер плановой и фактической производственно-хозяйственной деятельности, причинные взаимосвязи между системой управления и объектами управления. Ценность и своевременность управленческого решения в значительной мере зависит от способности в нужный момент собрать, проанализировать и интерпретировать информацию. Специалисты говорят, что рецепт для эффективного решения есть только один: 90% информации и 10% вдохновение. Принятие управленческих решений связано с постоянным преобразованием информации, а сам процесс управления имеет информационный характер. На любой стадии управления используется конкретная входная информация и одновременно формируется результативная исходная информация, которая является входной на других стадиях управления.

Информацию для экономического анализа разделяют на несколько типов. Это: факты, оценки, обобщенные связи, конфиденциальная информация, слухи. Факт — это информация о событии, которое можно непосредственно наблюдать и анализировать (например, производство, продажа). Фактическая информация, используемая для анализа, является очень разнообразной и объемной, формируется из разных источников, требует накопления в базы данных и дальнейшей обработки, в основной массе циклически повторяется.

Решение аналитических задач требует фактической информации как о внутренней, так и о внешней среде. Эта информация служит основой для анализа выполнения планов, изучения динамики экономических показателей и прогнозирования на будущее.

Конфиденциальная информация не подлежит разглашению и имеет разный уровень надежности. К ней относят сведения о планах конкурентов, о научно-технических достижениях, возможные изменения в законодательстве стран относительно производства, торговли, налогов и т.п.

Классификация информации для экономического анализа. В проектировании информационной базы экономического анализа учитывают основные характеристики экономической информации, которые влияют на выбор информационных технологий решения задач. Это можно сделать с помощью ее классификации по определенными признаками. По стадиям управления различают прогнозную, плановую, учетную, нормативную информацию и информацию для анализа хозяйственной деятельности, оперативного управления. Прогнозная информация связана с функцией прогнозирования, плановая — с планированием (стратегическим, технико-экономическим, оперативно-производственным); учетная — с управленческим, финансовым учетом; информация анализа хозяйственной деятельности — с функцией экономического анализа; оперативное управление и регулирование — с соответствующими функциями. Нормативная информация и используется на стадиях технической подготовки производства, а также в других случаях, например, для формирования цен, тарификации. Нормативную информацию можно условно поделить на нормативно-правовую и нормативно-справочную. К нормативно-правовой приналежат распоряжения органов законодательной и исполнительной власти (законы, акты), которые регулируют экономическую деятельность предприятия. Нормативно-справочная информация — это нормы и нормативы, которые определяются руководством предприятия (например, нормы затрат материалов).

По месту образования информация для экономического анализа делится на внутреннюю и внешнюю. Внутренняя информация — это совокупность данных, которые возникают на самом объекте и характеризуют его деятельность. Часть внутренней информации фиксирована на машинных носителях, часть — только на бумажных документах. Внешняя информация возникает за пределами объекта и имеет непосредственное отношение к исследуемой предметной области.

По стабильности аналитическую информацию разделяют на постоянную, условно-постоянную и переменную. Постоянная информация не изменяет своих значений (например, отчетные данные); условно-постоянная сохраняет их на протяжении продолжительного периода (например, нормативы, нормы), а переменная характеризуется частым изменением своих значений (например, сведения о начислении заработной платы).

По стадиями создания экономическая информация делится на входящую и исходящую. К входящей относят данные, которые необходимы для решения аналитических задач (например, наличие основных средств, количество и состав работников). Входящая информация регистрируется в месте ее сбора или возникновения и вводится в ПЭВМ без предшествующей обработки. Входная первичная информация является наиболее детальной и составляет основу для следующей логической и арифметической обработки данных. Исходящая информация является итогом обработки входящих данных, но она содержит наряду с результативной информацией и определенные первичные данные. Специальное значение приобретает промежуточная информация, которая нужна для решения одних и тех же задач в последующих периодах. Результативные данные во многих случаях архивируются и накапливаются в базы данных для решения других взаимосвязанных задач, для изучения динамики показателей и т.д.

По насыщенности реквизитами аналитическая информация может быть достаточной, недостаточной и избыточной. Достаточная — это конкретная по смыслу минимальная информация, которая необходима для решения определенной задачи. Недостаточность информации делает решение задачи невозможным; избыточная — содержит лишние данные, которые или совсем не используются, или выполняют контрольно-дублирующие функции.

По способу фиксации различают устную и документальную информацию, зафиксированную на бумажных и машинных носителях. Запись данных на машинных носителях — необходимое условие автоматизированной обработки информации.

Известны и другие схемы классификации экономической информации: по форме представления данных — алфавитная, цифровая, алфавитно-цифровая; по стабильности движения относительно системы управления — периодическая (регулярная), непериодическая (эпизодическая), разовая; по определенным дополнительным признакам — например, информация о финансовом состоянии и т.п.; по предмету хозяйственной деятельности — информация о продукции; информация об услугах. Названные признаки классификации информации являются одновременно признаками ее идентификации в случае представления в документальной форме и используются в операциях поиска информации.

Источники информации. Информационное обеспечение разли­чается по видам анализа. Финансово-экономический анализ, охватывающий все стороны работы объекта в их взаимодействии, базируется в первую очередь на данных финансовой и статистической отчетности, ориентируется на обобщающие стоимостные показате­ли эффективности хозяйствования, отражаемые этой отчетностью. Для более всестороннего изучения возникающих при анализе от­четности вопросов привлекаются и другие источники информации— внутренние и внешние.

При проведении тематического анализа по отдельным вопро­сам (например, использование оборудования) данные учета до­полняются специальными обследованиями и выборочными наб­людениями — фотографиями и самофотография­ми рабочего дня, анкетными опросами и др. Многие факторы, влияющие на эффективность хозяйствования, систематически в учете не отражаются. Для выяснения характера и размера влияния таких факторов практикуется выборочное изу­чение. Правильное применение выборки удешевляет и ускоряет аналитическую работу без ущерба для ее качества.

Оперативный анализ не может использовать отчетность, так как подавляющее большинство отчетных форм со­ставляется за месяц и более длительные периоды. Он опирается на планово-диспетчерские материалы, первичные документы и ре­гистры текущего бухгалтерского и оперативного учета предприя­тия. Информационное обеспечение оперативного анализа значи­тельно расширяется, когда с помощью современной быстродейст­вующей вычислительной техники ежедневно составляются сводки данных текущего, учета, в которых фиксируются отклонения от норм и указываются их причины. Неизмеримо улучшается его ин­формационное обеспечение в условиях АСУ.

Технико-экономический анализ опирается на технико-производ­ственные показатели, характеризующие потребляемые материалы и топливо, состав и техническое состояние оборудования, исполь­зование мощностей на отдельных производственных участках, технический уровень выпускаемой продукции. Основная информа­ция для технико-экономического анализа поступает от техниче­ских служб и производственных цехов.

Функционально-стоимостный анализ в основном использует техническую документацию. Привлекаются рабочие чертежи на изделие, сборочные единицы и детали, карты технического уров­ня продукции, технологические регламенты, подетальные нормы трудоемкости и расхода материалов, технические условия и др. Из бухгалтерского учета черпаются только данные о затратах на из­готовление аналогичных изделий и по возможности отдельных их функциональных элементов, а также о претензиях к качеству из­делий со стороны потребителей.