1.5. Система экономической информации и методы ее обработки

Экономический анализ базируется на системе экономической информации, которая лежит в основе оптимальных управленческих решений.

Система экономической информации – это постоянно действующая система взаимосвязи людей, технических средств и методических приемов, предназначенных для сбора, классификации, анализа, оценки и распространения актуальной, своевременной и точной информации, нужной пользователям. В ее состав должны входить следующие основные элементы.

Система сбора текущей экономической информации. Это набор источников и методических приемов, с помощью которых получают повседневную информацию.

Система прикладных экономических исследований. Прикладное экономическое исследование – это систематическое определение круга данных, необходимых в связи со стоящей перед пользователем экономической задачей, их сбор, анализ и отчет о результатах.

Система анализа экономической информации – это набор эффективных методов анализа данных и проблем. Основу любой системы анализа экономической информации составляет статистический банк и банк моделей.

Статистический банк – совокупность методик статистической информации, позволяющих вскрыть взаимозависимости в рамках имеющихся данных, установить степень их статистической надежности.

Банк моделей – это набор математических моделей, способствующих принятию оптимальных решений пользователями результатов анализа. Каждая модель состоит из совокупности взаимосвязанных переменных, представляющих реально существующую систему. Это модели бюджетов, модели инвестирования и другие. Они способствуют получению ответов на вопросы типа «что влияет?», «что лучше?».

Экономическая информация – это информация о процессах производства, распределения, обмена и потребления благ. Определенные сведения становятся экономической информацией в случаях, когда: а) ее получатель решает определенную задачу; б) сведения снижают уровень неопределенности условий задачи.

Создание рационального потока информации должно опираться на определенные принципы, ими являются:

1) выявление информационных потребностей и способов наиболее эффективного их удовлетворения;

2. объективность отражения всех процессов, происходящих на

предприятии;

3) единство информации, поступающей из различных источников (бухгалтерского, статистического, оперативного учета), а также плановых данных, устранение дублирования информации;

4) оперативность информации;

5) разработка первичной информации на ЭВМ, выведение необходимых показателей на ее основе;

6) ограничение объема первичной информации и повышение коэффициента ее использования;

7) разработка программ использования и анализа первичной информации для целей управления.

Объективность отражения всех процессов, происходящих на предприятии, — основное требование, которому должны удовлетворять системы информации, учета и отчетности. Переложение первичной регистрации операций на машины (телефоны, телетайпы, контрольно-измерительные и передающие устройства) не только существенно сокращает трудоемкость работ, но и повышает объективность данных.

Единство информации учетного и планового характера вытекает из требований единства экономики. В настоящее время в Украине устанавливаются единые формы бухгалтерской отчетности, приближенные к мировым стандартам.

Оперативность информации – одно из важнейших условий организации эффективного аналитического процесса. Для текущего управления деятельностью предприятий необходимы данные оперативного учета, вопросы методологии и техники которого требуют обстоятельной разработки. Повышение оперативности экономической информации возможно при использовании быстродействующих ЭВМ.

Рациональная система информации предполагает сокращение объема передаваемых данных. На основе необходимого числа показателей, значения которых постоянно накапливаются в запоминающих устройствах, можно рассчитывать производные показатели, строить динамические ряды, делать необходимые сравнения.

Содержание экономической информации может классифицироваться по:

• процессам воспроизводства (информация о производстве, обмене, отдельных процессах);

• факторам воспроизводства (видам ресурсов, продукции);

• структурным единицам (предприятия, структурные подразделения, экономические районы и т.д.).

• функции управления (учетно-статистическая, плановая, нормативная и другая);

• направлению использования (горизонтальные потоки информации, связывающие органы управления одного уровня, вертикальные – восходящие и нисходящие, связывающие разные уровни управления);

• характеру источников (первичная и вторичная).

Первичную экономическую информацию получают путем исследований конкретной проблемы. Сбор информации осуществляется путем измерений.

Вторичная экономическая информация – это данные, собранные ранее для целей, отличных от целей проводимого анализа. Вторичная информация содержится во внутренних источниках информации. Это данные учета и контроля, бухгалтерские, финансовые, статистические и другие отчеты, планы, банки данных в информационных системах предприятий, деловая переписка, протоколы и другие источники. Кроме того, используются данные международных организаций, таких как Международный валютный фонд, ООН и других, украинские законы, указы, постановления государственных органов, данные периодической печати, результаты научных исследований.

Главными достоинствами вторичной информации является быстрота ее получения, простота использования. Сбор вторичной информации предшествует сбору первичной.

Недостатки вторичной информации – это возможная несогласованность единиц измерения, использование различных определений и систем классификаций, разная степень новизны, трудность оценки достоверности.

Для получения необходимой вторичной информации используют в основном два метода анализа документов: традиционный и формализованный.

Традиционный анализ документов – это цепь логических построений, направленных на выявление сути анализируемого материала. Необходимая информация во вторичных источниках часто присутствует в неявном виде, в форме, не отвечающей целям конкретного анализа.

Формализованный анализ документов позволяет избавиться от субъективности за счет применения количественных методов. Суть этих методов состоит в поиске измеряемых признаков, черт, свойств документа, которые отражают существенные стороны содержания, например, частота употребления определенных терминов. Не всегда содержание документа можно измерить с помощью формальных показателей. Принципами применения количественных методов являются: требования высокой степени точности и объективности анализа; обширность и несистемность материала; определенная частота появления важных категорий в документах.

Ответственным этапом экономического анализа является подготовка информации, которая включает проверку данных, обеспечение их сопоставимости, упрощение числовой информации.

Информация, собранная для анализа, должна быть проверена:

• на доброкачественность;

• на сопоставимость показателей.

Проверка на доброкачественность проводится с двух сторон. Во-первых, проверяются полнота данных, содержащихся в источниках информации, правильность их оформления. Такая проверка носит технический характер. Во-вторых, проводится проверка данных по существу. В процессе ее определяют, насколько тот или иной показатель соответствует действительности. Средствами этой проверки являются как логическое осмысление данных, так и проверка состояния учета, взаимосогласованности и обоснованности показателей разных источников.

Важнейшими характеристиками и наименьшими смысловыми единицами экономической информации являются показатели – величины, представляющие собой количественные характеристики свойств отображаемых объектов. Анализ становится менее трудоемким, если обеспечена сопоставимость показателей. Для этого всю числовую информацию приводят в сопоставимый вид.