10.2. Организация экономического анализа в автоматизированной системе управления

Экономический анализ в АСУ является функцией автоматизированного процесса управления производственно-хозяйственной деятельностью пред­приятия. Эта функция имеет тот же объект и метод исследования, что и не­автоматизированный экономический анализ. Вместе с тем есть и определен­ные отличия, обусловленные спецификой функционирования АСУ:

• тотальный, всеобщий характер аналитических работ в АСУ.

Произ­водительность современных компьютеров позволяет проводить анализ практически по всей вводимой в память технико-экономической информации;

• непрерывность в осуществлении экономического анализа;

• возросшее число задач, направленных на обеспечение регулирования производственного процесса;

• повышение оперативности аналитических работ.

Эта специфика обусловлена в основном двумя факторами — современ­ными количественными и качественными характеристиками технического обеспечения и формой организации обработки технико-экономической информации.

Технические возможности ЭВМ непрерывно улучшаются: растет быстро­действие, увеличивается объем памяти, совершенствуются методы доступа к информации. Это является предпосылкой автоматизации в необходимом для процесса управления объеме формализуемых аналитических задач, т.е. задач ретроспективного, оперативного и перспективного экономичес­кого анализа, имеющих стабильный алгоритм решения, постоянную номен­клатуру входной и выходной информации, регламентированную периодич­ность решения. Подавляющее большинство реализованных в АСУ в насто­ящее время аналитических задач относится к этому типу.

Успехи, достигнутые в улучшении количественных характеристик ЭВМ, привели к качественному скачку в организации обработки технико-эконо­мической информации. Появилась возможность не только автоматизиро­вать процесс программирования, но и создать самонастраивающиеся и само­обучающиеся программы и системы. Это в свою очередь создало условия для проектирования и решения в АСУ менее формализуемых аналитичес­ких задач как системного (например, оптимизационный анализ), так и тематического (например, функционально-стоимостный анализ) характера.

По содержанию аналитические задачи, решаемые в АСУ, можно отнести к комплексному, системному экономическому анализу или к тематическому. Первый направлен на обеспечение системных, глобальных исследований (например, на изучение состояния экономики предприятия в целом), второй — локальных. Решаемые в АСУ задачи имеют как регламентированную периодичность (смена, сутки, месяц, квартал, год), так и нерегламентированную.

Условия, обусловленные функционированием АСУ (резко увеличиваю­щийся объем информации, сокращение сроков ее обработки и применение более сложных экономико-математических методов), усложняют работу аналитиков, если она неавтоматизирована. Поэтому большое значение имеют сейчас вопросы, связанные с совер­шенствованием аналитической работы. Эти вопросы содержат ряд аспектов: методологический, информационный, математический и организационный.

Методологический аспект подразумевает "привязку" действующих методик осуществления экономического анализа к условиям управления с помощью АСУ.

Информационный аспект предполагает представление аналитику ряда данных: отклонения от плановой или нормативной информации; аналитические таблицы, характеризующие производственно-хозяйственную деятельность за определенный период; информацию по запросу для проведения исследований.

Математический аспект предполагает выбор для автоматизации аналитических задач наиболее эффективных средств программирования, алгоритмизацию и программирование существующих задач экономического анализа, адаптацию некоторых программ математического обеспечения и разработку новых программ (оптимизационный анализ, анализ с использованием аппарата прогнозирования). Кроме того, здесь должны разрабатываться программы, реализующие средства создания подсистемы комплексного экономического анализа.

Организационный аспект подразумевает создание (при существующей структуре АСУ) самостоятельного подразделения (группы, отдела) по проведению экономического анализа, регламентацию его функций.

В современных условиях, когда широко используются вычислительная техника и экономико-математические методы, актуальным становится вопрос о создании аппарата анализа предлагаемых вариантов плановых заданий и оперативных управленческих решений на их оптимальность.

Совершенствование задач ретроспективного экономического анализа осуществляется во многих функциональных подсистемах, но наибольший удельный вес приходится на подсистему «Бухгалтерский учет» (в ряде АСУ эта подсистема носит название «Бухгалтерский учет и отчетность» или «Бухгалтерский учет и анализ хозяйственной деятельности»). Основной формой представления сводной информации задач ретроспективного экономического анализа являются аналитические таблицы, имеющие статичную структуру.

Оперативный экономический анализ развивается в АСУ в целях обеспечения процесса регулирования производственно-хозяйственной деятельности. Поэтому он автоматизирован в рамках таких подсистем, как оперативное управление основным производством, управление материально-техническим обеспечением, управление сбытом продукции, управление кадрами.

По мере совершенствования АСУ, все более глубокого внедрения их в процесс управления растет число автоматизированных задач оперативного экономического анализа.

Совершенствование перспективного анализа, использующего сложный математический аппарат прогнозирования, также должно происходить на базе применения ЭВМ. Это объясняется не объемом обрабатываемой инфор­мации (динамические ряды обычно не превышают 50 "точек", т.е. чисел), а исключительно трудоемкими вычислениями (особенно если алгоритм "самообучающийся", т.е. если он разработан с учетом самокорректировки в зависимости от промежуточной прогнозируемой величины, что является для него критерием оценки правильности выбранного метода прогнозирования). Автоматизация задач этого вида осуществляется в основном в рамках функциональной подсистемы "Технико-экономическое планирова­ние и развитие производства".

В настоящее время существуют три способа автоматизации задач эконо­мического анализа в АСУ: децентрализованный — решение этих задач в ряде функциональных подсистем АСУ; комбинированный — решение их в рамках функциональной подсистемы, автоматизирующей одну из смеж­ных с анализом функций управления — учет, планирование, регулирование (им соответствуют в АСУ в основном подсистемы бухгалтерского учета, технико-экономического планирования, оперативного управления); цен­трализованный — решение аналитических задач в рамках самостоятельной функциональной подсистемы — подсистемы комплексного экономического анализа.

В соответствии с объективно существующими условиями, определяющи­ми номенклатуру решаемых в данной АСУ задач и структуру функциональ­ных подсистем, может быть применен любой из этих способов.

Децентрализованный способ автоматизации получил довольно широкое распространение в АСУ. Децентрализованный способ основывается на том, что аналитическая задача решается по месту возникновения информации. Например, анализ фонда заработной платы осуществляется при начислении заработной платы работникам предприятия в рамках подсистемы бухгалтерского учета. В результате анализа, который проводится по видам оплаты, категориям работающих в разрезе цехов и предприятия в целом, сравниваются теку­щие показатели с соответствующим периодом предшествующего года. Но для того чтобы исследовать эти показатели комплексно, необходима информация других подсистем АСУП: технико-экономического планирования (сопоставления с показателями, характеризующими выпускаемую продукцию), кадровой подсистемы (информация об изменении численности и структуры персонала предприятия) , подсистемы сбыта (учет рекламаций) и т.д. В этом и заключается основное противоречие между децентрализованным способом автоматизации экономического анализа и его комплексным характером в АСУ.

Комбинированный способ автоматизации, который соответствует существующей на практике тенденции проведения экономического анализа службами бухгалтерии или плановым отделом, нашел свое применение при проектировании ряда подсистем бухгалтерского учета, планирования и созданных в последнее время пакетах прикладных программ. При такой автоматизации аналитические задачи группируются в основном в рамка одной из двух наиболее тесно связанных с анализом подсистем бухгалтерского учета или технико-экономического планирования.

В значительно меньшем объеме экономический анализ автоматизирован в типовых ППП. Лишь в ППП "Бухгалтерский учет" и 'Ресурсы" содержатся элементы "чистого" экономического анализа. Во всех остальных аналитический аппарат используется в основном для анализа при моделировании производственных ситуаций на основе их оптимизации. Это направление аналитической деятельности можно рассматривать как самостоятельное и весьма перспективное в условиях управления с помощью АСУ. Данное направление включает в себя задачи экономического и технико-экономического анализа, что соответствует существующей тенденции к слиянию АСУ ТП (управление технологическими процессами) и АСУП в комплексные автоматизированные системы управления (КАСУ).

Основными задачами оптимизационного анализа являются следующие:

- исследование состояния производственной ситуации до принятия управленческого решения (определение и анализ текущего значения технике экономических показателей с точки зрения выполняемости планового задания), анализ ожидаемых значений этих показателей при условии невмешательства в существующее состояние производственно-хозяйственной деятельности, оценка имеющихся условий — трудовых и материальных ресурсов — для вмешательства в эту деятельность, т.е. предоптимизационный анализ;

- анализ вариантов управленческих решений, использующих различные критерии оптимизации, ограничения и способы воздействия на процесс производства, т.е. вариационный анализ;

- анализ результатов, полученных от реализации принятого решения (анализ текущих и ожидаемых значений технико-экономических показателей, оценка ресурсов), т.е. послеоптимизационный анализ.

Централизованный способ автоматизации — подсистема комплексного экономического анализа. Рассматривая процесс создания в АСУ этой под­системы, необходимо выделить в нем два этапа: собственно автоматизацию задач комплексного экономического анализа (КЭА) и создание информационного обеспечения, не­обходимого для функционирования подсистемы комплексного экономического анализа (ПКЭА). Результатом работ по данным этапам являются соответственно пакет прикладных программ расчета задач КЭА и банк данных ПКЭА.

Такое разделение правомочно, поскольку этапы выборки информации из базы данных ПКЭА и обработки этой информации (расчет задач КЭА) можно рассматривать изолированно друг от друга. Действительно, если выборка информации организована стандартным образом для всех задач КЭА, то ее целесообразно рассматривать как независимый от этих задач аппарат, обеспечивающий их решения. Это упрощает процесс проектирова­ния и реализации ПКЭА, поскольку позволяет проводить параллельно работы по созданию пакета прикладных программ и банка данных ПКЭА.

Структура и состав задач подсистем экономического анализа. Остановимся подробней на существующих направлениях создания в АСУ самостоятельной функциональной подсистемы комплексного экономического анализа. Их два: наращивание АСУ новой [(п + 1)-й] подсистемой; проектирование АСУ из четырех подсистем — учета, анализа, планирования, ре­гулирования.

При этом принципиально возможны следующие подходы группировок аналитических задач в составе подсистемы экономического анализа (ПЭА) .

1. Структура подсистемы и состав задач соответствуют блочной струк­туре системы комплексного экономического анализа:

1.1. Анализ организационно-технического уровня производства

1.2. Анализ использования средств труда

1.3. Анализ использования предметов труда

1.4. Анализ использования живого труда

1.5. Анализ объема производства и реализации продукции (количество, качество, цена и структура продукции)

1.6. Анализ затрат на производство и себестоимости продукции

1.7. Анализ прибыли и рентабельности продукции

1.8. Анализ производственных фондов (основных и оборотных)

1.9. Анализ воспроизводства и оборачиваемости производственных фондов

1.10. Анализ рентабельности производственных фондов (производствен­но-хозяйственной деятельности)

1.11. Анализ финансового состояния предприятия

Данная группировка аналитических задач в блоки наиболее полно соот­ветствует комплексному, системному характеру изучения результатов производственно-хозяйственной деятельности с целью ее объективной оценки и выявления имеющихся резервов повышения эффективности. Но в связи с тем, что осуществление комплексного экономического анали­за не является обязательным этот вид аналитической деятельности не преобладает и в АСУ.