11. 1.8. Создание форм

Формы в Microsoft Access являются средством для создания удобного интерфейса для ввода и просмотра данных пользователем. В формах могут быть использованы практически все стандартные компоненты Windows, такие как поля редактирования, выпадающие списки, флажки, таблицы и др. Для наиболее гибкой настройки допускается использование встроенного языка Visual Basic For Applications, благодаря чему возможности по созданию пользовательского интерфейса на основе форм являются практически неограниченными.

Обычно создание форм должно осуществляться после окончательной настройки структуры таблиц, установления связей между ними, настройки функций обеспечения ссылочной целостности. В этом случае большую часть работы по созданию формы выполнит мастер Microsoft Access и может потребоваться лишь корректировка внешнего вида форм, созданных мастером.

Создание форм с помощью мастера включает следующие шаги:

1. Выбор полей для формы. На этом этапе необходимо выбрать те поля из таблицы (или из нескольких таблиц), которые будут доступны пользователю при работе с формой. При выборе полей из нескольких таблиц будут использованы определенные для базы данных связи между ними.

2. Определение вида представления данных. В случае выбора полей из нескольких таблиц позволяет определить, записи какой из них будут являться главными, а каких – подчиненными. Можно также определить, будут ли данные из связанных таблиц отображаться в отдельной форме или эта форма «встроится» в основную.

3. Настройку внешнего вида формы.

4. Задание имени формы для дальнейшего использования.

Создавать и редактировать формы можно и в режиме конструктора. При этом можно использовать стандартные компоненты Windows, обработку событий, а также встроенный язык Visual Basic. Для отображения панели компонентов в режиме конструктора форм нужно воспользоваться пунктом «Панель элементов» меню «Вид». Для создания компонента на форме нужно выделить его щелчком мыши на панели элементов и затем вторым щелчком мыши поместить его в заданное место формы.

Настройка компонентов заключается в установке значений его свойств (переменных) и написании кода функций-обработчиков событий. Форма настройки активируется двойным щелчком мыши на компоненте и включает следующие основные группы настроек:

1. Макет – определяет внешний вид и положение компонента на форме;

2. Данные – позволяет задать источник данных для компонента;

3. События – позволяет описать функции-обработчики событий.

Для простых приложений часто требуется лишь разместить компоненты на форме и настроить для них источники данных.

13. 1.9. Формирование и печать отчетов

Отчеты представляют собой средство представления содержимого базы данных в удобном для конкретного пользователя виде, пригодном к переносу на бумажные носители. Формирование отчетов возможно в режиме мастера и в режиме конструктора. Рассмотрим мастер создания отчетов на приведенном примере (см. рис. 8):

1. Выбираем «Создание отчета с помощью мастера».

2. Из списка таблиц и их полей выбираем те поля, данные из которых должны присутствовать в отчете. Для нашего примера это «Фамилия», «Имя», «Отчество», «Должность», «Ученая степень» из «Преподаватели»; «Шифр группы» из «Группы»; «Название» из «Занятия».

3. Выбираем вид представления данных, который определяет основную таблицу для группировки отчета. Изменения вида отчета мастер демонстрирует в правой части окна. В нашем примере имеет смысл выбрать «Преподаватели» или «Группы». В первом случае мы получим список занятий с указанием групп для каждого преподавателя. Назовем его условно «Для преподавателя». Во втором – список занятий с указанием преподавателя для каждой группы («Для группы»).

Рис. 8. Формирование отчета с помощью мастера

4. При необходимости можно добавить уровни группировки. Это позволяет дополнительно структурировать отчет по одному (или нескольким) полям. В нашем примере «Для преподавателя» можно добавить группировку по «Шифр группы».

5. Можно определить до 4-х полей, по которым будет произведена сортировка записей. Эта сортировка включает только записи внутри группы, т.к. сортировка по «группирующим» полям производится автоматически.

6. Выбираем макет для отчета, который определяет представление его структуры: групп и данных внутри групп, а также способ печати отчета на принтере (ориентацию страницы).

7. Для завершения создания отчета необходимо выбрать стиль, определяющий его внешний вид – тип и начертание шрифтов, цвет фона и т.п. и задать название созданного отчета.

Наиболее рациональным методом создания отчетов является следующий:

1. Создать макет отчета с помощью мастера, включив в него все нужные поля данных, определив все уровни группировки и указав поля для сортировки.

2. Отредактировать внешний вид отчета с помощью «Конструктора» отчетов. Определить наиболее удобное и рациональное расположение и размер элементов, представляющих данные БД.

Редактирование в режиме конструктора позволяет строить отчеты произвольного вида. Чаще всего в отчетах используются только два вида элементов:

• Надпись. Позволяет выводить в отчет «статический» текст, не зависящий от полей БД. Например, это название отчета.

• Поле. Позволяет выводить значения полей и вычисляемые величины.

При использовании мастера для создания макета отчета достаточно изменить размеры полей нужным образом и разместить поля и надписи на листе отчета.

Для печати отчета нужно выбрать его в списке и в меню правой кнопки мыши выбрать «Печать». Параметры печати отчета (поля, ориентация страницы, принтер и т.п.) задаются в режиме просмотра отчета (двойной щелчок мыши на отчете) с помощью команды всплывающего меню «Параметры страницы».