4. Получение и ввод банковской выписки.

Используя введенные платежные поручения, гораздо проще выполнить ввод информации в документ «Банковская выписка». Для этой цели внизу экранной формы документа «Банковская выписка» есть кнопка Подбор по плат.документам. в случае использования этой кнопки, происходит автоматическое заполнение реквизитов табличной части документа. Единственный реквизит, который остается незаполненным, это «Движение денежных средств».

Учет основных средств

Для организации аналитического учета основных средств используется субконто «Основные средства». Данному виду субконто соответствует одноименный справочник. В описании свойств реквизитов справочника следует обратить внимание на одну важную особенность - реквизиты, входящие в состав справочника, являются периодическими.

Для автоматизации ввода хозяйственных операций по учету основных средств в типовой конфигурации программы предусмотрено несколько документов:

«Поступление ОС (Приобретение ОС за плату)», «Ввод в эксплуатацию», «Перемещение ОС». «Списание ОС Передача ОС»

Все эти документы объединены в одну группу и доступны через меню «Документы - Учет ОС».

Кроме того, в типовой конфигурации имеется документ «Начисление амортизации». Он предназначен для оформления операций по ежемесячному начислению износа основных средств. Данный документ входит в группу регламентных документов (меню: «Документы - Регламентные»).

Помимо перечисленных документов при отражении хозяйственных операций, связанных с приобретением и выбытием ОС, могут использоваться типовые операции, объединенные в группу «Капитальные вложения в основные средства и нематериальные активы», а также документы, предназначенные для автоматизации ввода операций по расчетам с поставщиками и покупателями, документы ввода кассовых и банковских операций.

Учет материальных ценностей

Аналитический учет на каждом из субсчетов счета 10 ведется в двух независимых разрезах: номенклатуры материалов («Материалы») и складов, на которых материалы находятся («Места Хранения»).

Следует обратить внимание на одну важную особенность настройки аналитического учета, которая может остаться незамеченной. Типовая конфигурация предусматривает ведение учета на счете 10 в разрезе номенклатуры материалов, как в стоимостном, так и в натуральном выражении. В то же время учет по местам хранения ведется только в количественном выражении.

У пользователя, в зависимости от особенностей организации ведения учета материалов, имеются широкие возможности по реорганизации существующей системы аналитического учета.

Во-первых, при отсутствии необходимости в ведении аналитического учета по складам (местам хранения) можно удалить второй вид субконто, установленный для счета 10. Эта операция также реализуется в режиме конфигурирования.

Во-вторых, на счете могут быть установлены другие признаки ведения аналитического учета, как вместо существующих, так и дополнительно к ним. Например, если возникает необходимость организации ведения аналитического учета в разрезе материально ответственных лиц, то в режиме конфигурирования понадобится выполнить следующие действия:

• создать справочник материально ответственных лиц;

• создать новый вид субконто «Материально ответственные лица (МОЛ)», тип которого определить как справочник материально ответственных лиц;

• в настройке рабочего плана счетов для счета 10 установить в качестве одного из аналитических признаков - субконто «Материально-ответственные лица».

Для автоматизации ввода хозяйственных операций по приобретению материалов используется документ «Поступление материалов». Этот документ предусматривает формирование и печать выходного документа «Приходный ордер» (форма № М-4). Документ позволяет оприходовать сразу несколько МПЗ одного вида. Если в документах поставщика указывается сумма с учетом НДС можно ввести цифры только в графу «Количество» и «Всего», на основании этих данных в документе рассчитается стоимость и НДС. Результатом ввода документа будет необходимое число проводок по оприходованию МПЗ и одна проводка по учету НДС.

Для регистрации счетов-фактур, получаемых от поставщиков (что требуется правилами ведения БУ), в типовой конфигурации предусмотрен документ «Счет-фактура полученный». Ввод нового документа удобнее всего выполнить, используя режим ввода на основании, причем в роли документа-основания будет выступать документ «Поступление материалов».

При этом большинство полей экранной формы для ввода полученной счет-фактуры будет заполнено автоматически на основании тех данных, которые содержатся в исходном документе, использованном в качестве основания для ввода.

Счета-фактуры, полученные покупателем от поставщика, являются основанием для регистрации в книге покупок у покупателя. В типовой конфигурации для регистрации счетов-фактур в книге покупок используется документ «Запись книги покупок». Каждый такой документ вводит одну строку в книгу покупок. Документ «Запись книги покупок» можно вводить вручную, но наиболее удобно вводить его на основании ранее веденного документа «Счет-фактура полученный».

При проведении документа «Запись книги покупок» (в случае, если в нем проставлена дата проплаты) формируется проводка по кредиту счета 19. Счет дебета выбирается в реквизите «Корреспондирующий счет». По умолчанию это счет 68.2.

Результат работы документа отражается в отчете «Книга покупок». Заполнение книги покупок является завершающим этапом в общей технологии ведения учета приобретения материальных ценностей.

Себестоимость приобретенных материалов, как известно, включает в себя ТЗР. Настройки типовой конфигурации не предусматривают возможность обособленного учета ТЗР. В связи с этим в рассматриваемом варианте типовой конфигурации целесообразно ориентироваться на вариант учета транспортно-заготовительных расходов, при котором транспортно-заготовительные расходы непосредственно в момент оприходования относятся на себестоимость поступивших МПЗ, пропорционально некоторому показателю (стоимости, объему, весу). При использовании документа «Поступление материалов» в указанных обстоятельствах надо учитывать следующие факторы:

• в документе типовой конфигурации «Поступление материалов» не предусмотрено специальных полей (реквизитов) для ввода ТЗР, поэтому суммы ТЗР вводятся при помощи вспомогательного документа «Услуги сторонних организаций»;

• часто в одном документе отражается приход нескольких материалов, что приводит к необходимости определения доли ТЗР, относящейся к каждому материалу, согласно некоторой пропорции. Документ «Услуги сторонних организаций» обеспечивает распределение суммы ТЗР пропорционально стоимости приобретенных материалов (предметов). Если требуется использование иных методов пропорционального распределения (например, по объему, весу и т.п.), то для этого понадобится выполнить соответствующие расчеты вручную или создать типовую операцию.

Итак, для отражения в учете прочих затрат организации по приобретению материалов в типовой конфигурации предусмотрен универсальный документ «Услуги сторонних организаций». Этот документ вызывается из журнала «Учет материалов», либо из меню «Документы» главного меню программы. Возможен также использование режима ввод на основании, используя в качестве основания документ «Приобретение материалов».

Для отражения хозяйственных операций связанных с передачей материалов в производство, в типовой конфигурации предусмотрен документ «Передача материалов в производство». Бухгалтер вводит в форму документа данные из «Лимитно-заборных карт» или из «Требований-накладных». Введенный документ сохраняется в системе компьютерного учета, кроме того, при проведении документа могут быть автоматически сформированы бухгалтерские проводки по отпуску материалов в производство в дебет счета производственных затрат и кредит счета 10 Материалы.

Алгоритмы расчета сумм проводок ориентированы на учетную методику списания материалов по средневзвешенной цене, сложившейся на дату оформления документа. То есть в течение отчетного периода средняя цена одного и того же материала может изменяться, в случае, если имели место факты прихода данного материала по разным ценам. Для реализации иных методик списания материалов в производство понадобится в режиме конфигурирования внести изменения в существующий алгоритм документа, либо разработать новый документ с иным алгоритмом. В графе «Затребовано» указывается количество затребованного материала, а в графе «Отпущено» - количество фактически отпущенного материала. Значение первой графы используется для заполнения печатной формы, а второй - для формирования бухгалтерских проводок

После данной операции документ сохраняется в компьютерной системе предприятия и становится доступным на других рабочих местах – в бухгалтерии, на складе.

В форме документа предусмотрена кнопка Печать. Нажатие этой кнопки приведет к формированию печатной формы документа «Требование-накладная». То есть, данный документ может использоваться не только для проведения операции в бухгалтерском учете, но и для подготовки первичного документа. Данную особенность удобно использовать при работе с программой в многопользовательском режиме.

Рассмотрим, каким образом может быть организован процесс подготовки и прохождения документа «Требование-накладная» в многопользовательской компьютерной бухгалтерии при реализация операции отпуска материалов со склада.

Предположим, программа установлена на трех рабочих местах в цехе, на складе, в бухгалтерии.

В цехе материально ответственное лицо, решившее затребовать материальные ценности, выписывает документ «Требование-накладная». Это можно сделать на компьютере, используя документ типовой конфигурации «Передача материалов в производство». В шапке документа указывается дата составления требования и склад, с которого отпускаются материальные ценности. В табличной части указываются наименования материалов и затребованное количество. Документ, разумеется, не проводится, однако необходимо сформировать его печатную форму.

Подготовленное таким образом требование передается лицу, уполномоченному принимать решения о необходимости затребования материальных ценностей, например, руководителю подразделения. Последний ставит свою подпись в поле «Затребовал» и возвращает требование материально ответственному лицу для передачи его должностному лицу, разрешающему отпуск.

Лицо, разрешающее отпуск, ставит свою подпись в поле «Разрешил», после чего возвращает требование материально-ответственному лицу для получения материальных ценностей на складе.

На складе лицо, отпускающее материальные ценности, проставляет в графе «Количество отпущено» фактически переданное количество материальных ценностей каждого наименования. Эти же данные он отражает в компьютерной форме документа. Для этого понадобится найти соответствующий документ в журнале «Учет материалов», обратиться к нему и ввести данные о фактическом отпуске. Компьютерный вариант документа сохраняется, но не проводится. Бумажный документ, подписывается лицом, отпустившим и лицом, получившим материальные ценности, после чего передается в бухгалтерию.

В бухгалтерии, на основании бумажной копии документа бухгалтер отыскивает в компьютерном журнале документов «Учет материалов» соответствующий документ и производит его бухгалтерское оформление. В форму документа вводится номер корреспондирующего счета и субсчета, а также необходимые значения субконто «Статья затрат» и «Подразделение». Бухгалтер сохраняет документ и проводит его. В результате в компьютерном журнале «Учет материалов» будет сохранен окончательный вариант документа, а в компьютерном учете будут зафиксированы все необходимые проводки.

Учет расчетов с подотчетными лицами

Операции по выдаче и возврату подотчетных сумм производятся с помощью кассовых документов. В типовой конфигурации имеется документ «Авансовый отчет». Документ содержит две закладки и заполняется аналогично соответствующему первичному документу. В случае приобретения материалов подотчетным лицом из подотчетных сумм факт прихода материальных ценностей от подотчетного лица может быть оформлен в компьютерном учете при помощи уже знакомого нам документа «Поступление материалов». Этот документ формирует проводки в дебет счета 10 и кредит счета 60. Тем самым, с одной стороны, отражается факт поступления материальных ценностей на склад предприятия, а, с другой стороны, фиксируется факт возникновения кредиторской задолженности перед поставщиками (продавцами) материальных ценностей

При утверждении отчета подотчетного лица используется документ «Авансовый отчет», который формирует проводки в дебет счета 60 и кредит счета 71, которыми, с одной стороны, гасится задолженность перед поставщиками (продавцами) материальных ценностей, а, с другой стороны, происходит зачет суммы аванса, выданного подотчетному лицу.

Если же не использовать документ «Поступление материалов» при поступлении материальных ценностей на склад, использование документа «Авансовый отчет» ограничено. Дело в том, что этот документ формирует проводки в дебет любого выбранного счета, и кредит счета 71, таким образом, выбрав в качестве корреспондирующего счет 10, а не 60 также можно отразить факт оприходования материалов. Однако, если в стоимость материалов включен НДС, то должна быть сформирована дополнительная проводка по НДС в дебет счета 19.3, что не предусмотрено документом. Тем самым, «Авансовый отчет» может быть корректно использован только в тех случаях, когда НДС не включен в стоимость материалов и не требуется проводки по НДС.

Отражение хозяйственных операций по приобретению МПЗ подотчетным лицом имеет еще одну особенность. Она состоит в том, что материальные ценности приобретаются за наличный расчет, а стало быть, предприятием уплачивается налог с продаж.

В связи с этим, перед вводом документа «Поступление материалов», следует добавить в справочник «Ставки налога с продаж» значение «5%», а в справочник «Варианты расчета налогов» значение ставок налогов с учетом НП, например «НДС сверху 20% НП сверху 5%». Оба справочника можно найти через пункт меню «Справочники-Налоги».

После выбора в документе Поступление материалов соответствующей ставки налога («НДС сверху 20% НП сверху 5%») в табличной части документа появится новая графа «НП», предназначенная для ввода суммы налога с продаж по каждой позиции

Учет труда и заработной платы

Для автоматизации ввода операций, связанных с начислением и выплатой заработной платы, в типовой конфигурации предусмотрены два документа: «Начисление зарплаты» и «Выплата зарплаты». Однако следует себе отдавать отчет в том, что участок расчетов с персоналом по оплате труда является весьма сложным. Документы по учету заработной платы, включенные в типовую конфигурацию, покрывают лишь незначительную часть расчетов, связанных с учетом труда и заработной платы, реально встречающихся на средних и крупных предприятиях. Для более сложных расчетов используются специализированные программы, например такие, как «1С: Зарплата и кадры».

Тем не менее, и в случае использования специальной программы, в программе «1С: Предприятие» сохраняется необходимость учета заработной платы как элемента производственных затрат.

Существует несколько способов организации учета заработной платы в бухгалтерской программе.

Первый способ. Аналитический учет расчетов по заработной плате на счете 70 ведется в разрезе сотрудников. Для каждого сотрудника начисляется заработная плата, которая одновременно учитывается как элемент производственных затрат, производится формирование проводок по налогам и сборам. В этом случае в полном объеме используются документы, предусмотренные типовой конфигурации. Наименее автоматизированным является документ «Начисление заработной платы».

Начисление заработной платы выполняется за месяц, который соответствует дате документа.

Реквизит «Подразделение» определяет подразделение, сотрудникам которого будет начислена заработная плата. Если этот реквизит не задан (чтобы очистить это поле, надо нажать на кнопку справа от него), то документ составляется по всем работникам предприятия.

Табличная часть документа содержит следующие графы:

• порядковый номер;

• сотрудник (выбирается из справочника сотрудников);

• сумма начислений, которая может быть введена вручную.

Форма документа имеет дополнительный элемент управления – кнопку Заполнить. По нажатию этой кнопки табличная часть документа автоматически заполняется данными о сотрудниках данного подразделения (или всего предприятия) на основании данных справочника «Сотрудники». В графе «Начислено» проставляется сумма месячного оклада, определенная в справочнике. При этом в документе не предусмотрен автоматический расчет сумм надбавок, их предстоит рассчитать и ввести вручную. Не учитывается и табель рабочего времени.

Данный документ рассчитывает для каждого сотрудника величину заработной платы (от оклада) и сумму подоходного налога. Соответственно для каждого сотрудника формируется по две проводки. Кроме того, на весь документ автоматически формируются проводки по отчислениям в социальные фонды, относимым на счета затрат. В результате ввода документа будет сформирована операция, содержащая эти проводки. Запись о введенном документе, помимо журнала операций регистрируется в специализированном журнале «Учет заработной платы».

Необходимо принимать во внимание, что если на предприятии работает порядка 200 сотрудников, то использование такой операции породит около четырехсот проводок в месяц или около пяти тысяч(!) проводок за год.

Журнал «Учет заработной платы» содержит дополнительные элементы управления, которые позволяют формировать расчетные и платежные ведомости, а также расчетные листки по начислению заработной платы.

Документ «Выплата ЗП» предназначен для реализации операций по выплате заработной платы из кассы. Выплата заработной платы оформляется за месяц, предшествующий дате документа.

Заполнение табличной части документа производится автоматически после выбора подразделения по нажатию кнопки Заполнить. Табличная часть заполняется строками с ФИО сотрудников, которым начислена, но еще не выплачена зарплата. Фамилии сотрудников выбираются из справочника «Сотрудники», а сумма «К выдаче» определяется текущим остатком счета 70 по данному сотруднику.

Проводки с нулевыми суммами не формируются. То есть, если сотруднику зарплата не выплачивалась, то соответствующая проводка будет отсутствовать, хотя в форме документа сохраняется строка с нулевой суммой.

Второй способ. Аналитический учет расчетов по заработной плате на счете 70 в разрезе сотрудников не ведется. В этом случае документы типовой конфигурации по учету заработной платы использоваться не могут, поскольку они рассчитаны на наличие аналитического учета на счете 70, организованного в разрезе субконто «Сотрудники». В этих условиях начисление заработной платы сотрудникам осуществляется вне бухгалтерской программы, например в программе «1С: Зарплата и кадры». Итоговые данные по начисленной заработной плате придется переносить в бухгалтерскую программу, где они будут использованы для формирования проводок по учету производственных затрат, а также учету отчислений в социальные фонды, производимые от фонда оплаты труда. Заметим, что все названные проводки пользователю придется вводить вручную или с помощью типовых операций.

Выпуск готовой продукции

Для оформления операций с выпуском готовой продукции в типовой конфигурации предусмотрен документ «Передача готовой продукции на склад». При проведении документа автоматически формируются бухгалтерские проводки по дебету счета 43 и кредиту счета 40, отражающие факт выпуска готовой продукции в плановых ценах (по плановой себестоимости).

Организация аналитического учета на счете 40 и на счете 43 различаются. На счете 40 ведется учет в разрезе видов деятельности, на счете 43 - по номенклатуре и местам хранения. В связи с этим, перенос затрат со счета 40 на счет 43 происходит с некоторого вида деятельности на относящийся к нему элемент номенклатуры изделия. Кроме того, на счете 43 обязательно конкретизируется место хранения (склад), на который поступила готовая продукция.

Учет затрат на производство

Анализ средств, включенных в состав типовой конфигурации, предназначенных для автоматизации учета затрат на производство, показывает их ориентацию на следующие методические принципы.

1. Аналитический учет на счете 20 «Основное производство» ведется в разрезе видов продукции, статей затрат на производство и подразделений.

2. Незавершенное производство оценивается по видам продукции, статьям затрат на производство и подразделениям по плановой производственной себестоимости.

3. В качестве учетных цен готовой продукции используется плановая производственная себестоимость.

4. Общепроизводственные расходы, накопленные за отчетный период на счете 25 и общехозяйственные расходы счета 26 списываются на счет 20 пропорционально затратам, указанным в документе «Учетная политика» и, таким образом, формируется полная фактическая производственная себестоимость продукции, что соответствует принятой практике учета. Также имеется возможность формирования сокращенной себестоимости (по методу директ-костинга).

5. Учет производственных затрат организован с использованием счета 40, который ведется в разрезе видов номенклатуры. Отклонения, выявленные на счете 40, списываются сразу на счет 90.

В течение отчетного периода на счетах затрат отражаются затраты, связанные с амортизацией основных средств, материальные затраты, затраты по оплате труда работников предприятия и связанные с ними затраты по отчислениям в социальные фонды.

Для ввода каждой из названных операций в типовой конфигурации предусмотрены документы, позволяющие в значительной степени облегчить учетную работу на отмеченных участках. Схематично проводки по учету затрат на производство, порождаемые этими документами показаны на рис.7.1.

Рассмотрим состав и назначение этих документов.

Документ «Передача материалов в производство» автоматизирует учет материальных затрат на производство, при отпуске материалов в подразделения и цеха на производственные или хозяйственные нужды.

Документ «Начисление ЗП» производит начисление заработной платы сотрудникам предприятия и отражает ее как элемент себестоимости на счетах производственных затрат. Одновременно данный выполняет расчеты сумм отчислений в социальные фонды включая их в состав производственных затрат.

Рис.7.1. Использование документов типовой конфигурации для ввода хозяйственных операций по учету затрат на производство в течение отчетного месяца

Документ «Начисление амортизации» рассчитывает суммы износа основных средств и нематериальных активов за месяц и отражает их на счетах производственных затрат.

Учет реализации готовой продукции

Прежде всего покупателю выписывается счет через пункт меню «Документы – Счет». Счет не порождает проводок, но на основании счета можно заполнять прочие документы, оформляющие реализацию. Это прежде всего документ «Отгрузка товаров, продукции». Его можно найти через группу документов «Учет товаров, реализации». Документ формирует проводки по списанию себестоимости и регистрации дебиторской задолженности. Далее, на основании документа «Отгрузка товаров, продукции» вводится «Счет-фактура выданная», при проведении которой в журнале появятся проводки, начисляющие НДС и другие налоги. Кроме того, на основании того же документа заполняется «Банковская выписка», конечно, только когда зафиксирован факт оплаты. И, наконец, на основании счета-фактуры делается «Запись в книге продаж», которая не порождает проводок.

Завершение отчетного периода

По окончании отчетного месяца предприятие производит оценку незавершенного производства. Сведения об остатках незавершенного производства вводятся в систему при помощи документа типовой конфигурации «Незавершенное производство». Данный документ не порождает проводок, но информация, введенная в документ, используется документом «Закрытие месяца» при выполнении списания 20 счета по видам деятельности и статьям затрат, связанным с выпуском продукции.

Документ «Закрытие месяца» является многофункциональным регламентным документом, обеспечивающим автоматическое формирование проводок, переносящих остатки по счетам, и определение прибыли (убытка).

К выполняемым документом действиям относится:

1. Списание остатков общепроизводственных расходов (25 счет) на счет производства (20 счет). Остатки по каждому подразделению распределяются по видам номенклатуры, пропорционально доле затрат, указанных в качестве базы распределения косвенных расходов, на данный вид номенклатуры от общих затрат. Для выбора базы распределения косвенных затрат необходимо открыть окно настройки параметров «Учетная политика» (меню: «Сервис - Учетная политика»).

2. Списание остатков общехозяйственных расходов (26 счет) на счет производства (20 счет). Следует отметить, что в случае, если на предприятии используется метод директ-костинг, то остатки по счету 26 списываются напрямую на счет 90 «Продажи».

3. Списание фактической производственной себестоимости выпущенной продукции по каждому виду деятельности со счета 20 на счет 40. Списание остатков счета 20 производится за вычетом сумм остатков незавершенного производства, зафиксированных на конец отчетного месяца и введенных в систему при помощи документа «Незавершенное производство».

4. Списание остатков основного производства (счет 20) по видам деятельности, связанным с выполнением работ и оказанием услуг на счет 90 «Продажи». Данная операция производится по тем видам номенклатуры, для которых установлен признак автоматического списания затрат на производство.

5. Списание остатка счета 40 «Отклонение фактической производственной себестоимости от плановой себестоимости продукции» в дебет счета 90. В зависимости от сальдо на счете 40 с положительной или отрицательной суммой.

6. Определение прибыли (убытка). Остатки по счету 90 «Продажи» и 91 «Прочие доходы и расходы» списываются на счет 99 «Прибыли и убытки».