Задания Задание 1
Запустите приложение Microsoft Access и среди шаблонов в разделе «Локальные шаблоны» найдите шаблон «Учебная база данных Борей». Запустите эту базу данных. Выполните следующие действия:
1. В области переходов откройте категорию «Вспомогательные». Откройте таблицу «Сотрудники» и просмотрите ее структуру (из каких полей состоит база данных). Затем в режиме «Конструктор» ознакомьтесь со свойствами полей таблицы, запишите в отчет тип данных и формат всех полей.
2. Найдите через форму «Список клиентов» в категории «Клиенты и заказы» телефон начальника отдела снабжения в организации «П», а в форме «Сведения о клиенте» - адрес этой организации. Запишите.
3. Объясните различие запросов «Продажи товаров по категориям», «Продажи категорий товаров по датам» и «Итоговые продажи товаров по датам». Запишите.
4. Какие таблицы использованы при составлении запроса «Данные для счета»? Запишите имена этих таблиц.
5. Выведите для просмотра отчет «Годовой отчет о продажах». Закройте базу данных «Борей».
Задание 2
Установите следующие рабочие параметры Access:
1. путь к рабочему каталогу, в котором будут по умолчанию сохраняться и находиться файлы пользователя: <D: \ Student \ Подкаталог своего курса \ Подкаталог своей группы>;
2. формат файла по умолчанию – Access 2007;
3. порядок сортировки БД - Универсальный;
4. размеры полей таблиц и запросов по умолчанию: текстовое - 15, числовое – целое; тип поля по умолчанию – текстовый.
Задание 3
Создайте новую базу данных «Пример» в папке своей группы и в режиме «Конструктор» создайте структуру новой таблицы «Студент». Перечень полей, их типы и форматы (или размеры) указаны в таблице 2. Для поля «Телефон» установить значение «Пустые строки» – «Да». Ключевое поле не создавать.
Закройте приложение Access и, используя средства Windows, скопируйте созданную базу данных на личный носитель.
Описание структуры таблицы «Студент»
Таблица 2
|
Имя поля |
Тип данных |
Описание |
Формат поля |
|
№ |
Счетчик |
Порядковый номер |
Длинное целое |
|
ФИО |
Текстовый |
Фамилия и инициалы |
15 |
|
№ группы |
Текстовый |
02 – год приема |
5 |
|
Пол |
Текстовый |
М-мужской, Ж-женский |
1 |
|
Дата рождения |
Дата/время |
Формат: ДД.ММ.ГГ |
Краткий формат |
|
Телефон |
Текстовый |
Домашний телефон |
8 |
|
Математика |
Числовой |
Балл по математике при поступлении |
Байт |
|
Русский |
Числовой |
Балл по русскому при поступлении |
Байт |
|
Общежитие |
Логический |
Нуждается ли в общежитии |
Вкл/Выкл |
|
Стипендия |
Денежный |
Размер стипендии в рублях |
Денежный |
|
Фото |
Поле объекта OLE |
Фотография студента |
|
Форма отчета
Имея письменные ответы на вопросы задания 1, показать преподавателю структуру таблицы в базе данных «Пример», знать ответы на контрольные вопросы.
Контрольные вопросы
-
Назначение приложения Microsoft Access.
-
Число таблиц в учебном примере «Борей».
-
Что такое рабочий каталог?
4. Объясните особенности следующих типов данных: логический; объект OLE; денежный; дата/время.
5. Чем отличается создание таблиц в режиме конструктора и в режиме мастера?
6. Что такое запись и что такое поле?
Лабораторная работа №2
Ввод данных в таблицы и их редактирование
Цель работы: дальнейшее изучения интерфейса приложения Access, получение навыков ввода первичных данных в базу данных и их фильтрации.
Основные сведения
Ввод данных и их редактирование может быть произведен непосредственно в таблицу в режиме «Таблица». В этом режиме данные отображаются в ячейках (на пересечении строк и столбцов) таблицы. Строки (записи) таблицы в зависимости от выполняемых операций помечаются маркерами:
* - маркер новой записи;
(«карандаш») – маркер редактируемой записи;
- маркер блокированной записи при работе в многопользовательском режиме.
Последняя запись таблицы всегда пустая и помечена маркером новой записи.
Ввод данных производится после установки курсора в поле таблицы. Сохранение введенной записи выполняется автоматически при переходе к другой записи или при закрытии таблицы.
Access позволяет:
Изменить порядок следования полей в режиме таблицы. Для этого необходимо выделить столбец или группу столбцов и перетащить их в нужное место. Изменение порядка следования столбцов в режиме «Таблица» не вызывает изменения в режиме «Конструктор».
Изменить ширину поля и высоту строки. Это можно сделать командами, находящимися в группе «Записи – Дополнительно» на вкладке ленты «Главная» или перетаскиванием правой границы столбца или верхней границы строки. Указатель мыши при этом должен приять вид крестика с двунаправленной стрелкой. Если дважды щелкнуть мышью у правой границы столбца, ширина столбца будет выровнена по значению поля. Высота строки указывается в пунктах.
Изменить шрифт, цвет отображения данных. Соответствующие команды находятся в группе «Форматирование текста» на вкладке «Главная».
Столбцы таблицы можно скрывать и отображать.
Однако, более правильный способ ввода данных – через форму. Форма – это экранный объект базы данных, предназначенный для ввода, редактирования и отображения данных. Использование формы позволяет защитить данные таблицы от искажения. Форма позволяет видеть только несколько или даже одну запись.
Для автоматического создания простой формы необходимо активировать вкладку «Создание» и команду «Форма». Форма будет создана автоматически с тем же именем, что и таблица. Не забудьте сохранить форму при ее закрытии
Для добавления записей в окне формы следует щелкнуть на кнопке «Новая запись» и ввести новые данные в пустые поля формы.
С помощью формы или непосредственно в таблице можно производить поиск и замену данных. Для этого необходимо на вкладке «Главная» задать команду «Найти». При этом откроется диалоговое окно «Поиск и замена». В поле «Образец» введится последовательность символов, которую нужно искать. В поле «Совпадение» указывается: «С начала поля», если данные, по которым ведется поиск, известны целиком; «С любой части поля», если поиск ведется по части данных, которая может оказаться в различных областях поля, например, по первым или последним трем символам. Устанавливается область и направление поиска. Затем подается команда «Найти далее»
Для выполнения замены данных используется вкладка «Замена» того же диалогового окна. Необходимо ввести данные в поле «Образец» и новые данные в поле «Заменить на». Остальные настройки те же.
Как в форме, так и в таблице также имеется специальное поле «Поиск», в котором вводится искомая последовательность символов.
В таблице или форме можно также выполнить сортировку и фильтрацию данных.
Для выполнения сортировки данных в форме установите курсор в соответствующее поле и дайте соответствующую команду «По возрастанию» или «По убыванию».
Для выполнения сортировки данных в таблице выделяется столбец и подается соответствующая команда.
Обратите внимание, что сортируются записи целиком.
Фильтрация данных позволяет выбрать из БД только те записи, которые удовлетворяют некоторому условию.
В Access существуют следующие виды фильтров:
1. Фильтр по выделенному фрагменту определяет, какие записи выводятся на экран путем выделения данных в таблице в режиме «Таблица». При этом в строке состояния таблицы имеется запись «С фильтром» или «Без фильтра», которая позволяет понять: вся ли таблица отражается на экране. Эта запись одновременно является командной кнопкой, позволяющей менять эти состояния. Если выделен весь столбец таблицы, то в списке «Выделение» можно задать необходимое значение поля;
2. Фильтр по кнопке «Дополнительно - Изменить фильтр» определяет, какие записи выводятся на экран путем выбора в качестве условия значения из списка значений каждого поля. (Использование закладки ИЛИ внизу окна позволяет накладывать несколько условий на значения одного поля). Для применения фильтра можно задать команду «Фильтр» или команду «Дополнительно – Применить фильтр»;
3. Расширенный фильтр позволяет задавать сложные условия отбора по нескольким полям таблицы. Выбирается имя поля и в строке «Условие отбора» вводится необходимое условие. Например, для выбора записей с оценками >=3 и <=4 следует набрать в соответствующем поле: >=3 AND <=4. Другими логическим условиями являются ИЛИ (OR) и НЕ (NOT). В качестве условия могут быть выбраны выражения или подстановочные символы (* - соответствует любому количеству букв, цифр или других символов, ? - соответствует любому текстовому символу, # - соответствует любой цифре и др.). Переход в новое поле или нажатие клавиши <Enter> добавляет к записанному критерию отбора недостающие символы (кавычки - для текста, знак # - для даты и т.д.). Для применения фильтра можно задать команду «Фильтр» или команду «Дополнительно – Применить фильтр».
Чтобы ликвидировать фильтры и отобразить все записи, выберите команду «Дополнительно – Очистить все фильтры»